机关文书档案数字化管理工作的研究

机关文书档案数字化管理工作的研究

徐璇  贺宏达 黄馨玉 李文怡

天津市农业科学院 天津市南开区 300192

摘要：在“互联网+”时代背景下，信息技术的广泛应用对各行业和领域产生了深远影响，档案工作亦面临转型升级的迫切需求。传统的纸质文书档案管理模式已难以适应信息时代的工作转变和日益增长的需求，因此，机关文书档案的管理模式亟待转变和升级。实施机关文书档案的数字化管理，不仅能有效保护档案原件的完整性和安全性，还能显著提升文书档案管理工作的效率和质量，进一步优化文书档案的服务水平。然而，从传统的管理模式向数字化管理转变是一项复杂的系统工程，需要循序渐进、稳步推进。机关应立足档案工作实际，深入剖析文书档案数字化管理过程中的难题与挑战，积极探索数字化管理的有效策略与路径，以期最终实现文书档案的全面数字化管理。

关键词：机关文书；档案数字化；管理工作

1机关文书档案数字化管理的重要意义

机关文书档案客观、真实记载了机关的各种业务活动，对机关的长足发展具有重要的参考价值和凭证作用，是社会的宝贵财富，具有重要意义。

1.1有利于保护文书档案原件

传统的管理模式，文书档案主要以纸质档案为主，随着机关OA办公系统的普遍使用，电子文档逐渐增多，但纸质档案仍占据重要地位，纸质档案保管容易受到温度和湿度的影响，需要投入大量的人力、物力。此外，纸质档案的高频次使用会造成纸张破损，还存在字迹褪色的风险。而文书档案经过数字化后存储在档案管理系统中，其数字化副本可以实现一份文件多人共享，大大减少了原始纸质文书档案的使用频次，降低了纸质档案在使用过程中受损的风险，有效保护原件。

1.2有利于提升档案检索效率

传统的纸质档案管理阶段，档案的检索主要依靠人工，检索的效率不高。而文书档案经过数字化处理后可转换成文本格式，能够实现全文检索，检全率和检准率得到极大提升。数字化管理阶段，只需在档案管理系统中输入关键词，就能在短时间内检索到所有相关文档，并实现文档的在线利用，检索效率高。

1.3有利于提高档案服务水平

纸质档案管理阶段档案利用，用户到馆实地利用是最主要的方式。用户根据自身的实际需求，完成档案利用的基本流程后，方能到馆开展档案利用，主要有档案阅览、档案复印、档案证明等业务，文书档案利用的成本相对较高。而档案数字化管理阶段档案利用，数字档案打破了时间和空间限制，档案用户可以通过在线平台提交档案利用申请，档案机构通过审核后就可以实现档案的在线传输和利用。此外，档案用户可以通过自助查询系统实现自助查询，尽管档案自助查询尚未普及，但可以预见这将成为今后档案利用最重要的方式，档案服务水平和质量将进一步提升。

2机关文书档案数字化管理存在的问题

2.1数字化标准不统一

在机关文书档案数字化管理的过程中，一个显著的问题是数字化标准的不统一。由于各机关单位在档案数字化方面的投入、技术水平和理解程度存在差异，导致数字化处理的流程、格式和质量各不相同。这不仅使得数字化档案在跨机关、跨部门之间的共享和利用变得困难，也增加了数字化档案管理工作的复杂性和风险。

2.2数字化设备和技术投入不足

机关文书档案数字化管理需要借助先进的数字化设备和技术来实现。然而，目前一些机关单位在数字化设备和技术方面的投入不足，导致数字化处理的效果不佳，甚至无法进行数字化处理。这严重影响了机关文书档案数字化管理的进程和效果。

2.3数字化档案管理人员素质有待提升

数字化档案管理是一项专业性很强的工作，需要管理人员具备较高的专业素养和技能水平。然而，目前一些机关单位的数字化档案管理人员素质参差不齐，有的缺乏数字化档案管理的专业知识和实践经验，有的对数字化设备和技术不熟悉，这直接影响了数字化管理工作的质量和效果。

2.4数字化档案安全性保障不足

在机关文书档案数字化管理的过程中，数字化档案的安全性是一个不容忽视的问题。由于数字化档案具有易复制、易传播的特点，一旦泄露或被篡改，将给机关单位带来严重的损失。然而，目前一些机关单位在数字化档案安全性保障方面存在不足，如缺乏完善的安全管理制度、技术手段落后等。

3机关文书档案数字化管理的策略分析

3.1制定统一的数字化管理标准

机关文书档案数字化管理的首要任务是确立统一的管理标准。国家档案行政管理部门应主导制定数字化档案的标准格式、数据交换格式以及存储规范，确保各机关单位在数字化处理过程中遵循统一标准，从而便于档案的共享和利用。同时，各机关单位应结合自身特点，细化数字化管理操作流程，确保数字化工作的规范化和高效化。

3.2加大数字化设备和技术投入

实现机关文书档案数字化管理，需要投入足够的数字化设备和技术支持。各机关单位应依据自身档案规模和管理需求，合理配置数字化设备，如高速扫描仪、智能识别系统等，提高档案数字化的效率和质量。同时，积极引进先进的数字化技术，如人工智能、大数据等，提升档案数字化处理的智能化水平，降低人为错误率。

3.3提升数字化档案管理人员素质

数字化档案管理人员的素质直接影响到数字化工作的质量和效果。因此，各机关单位应重视数字化档案管理人员的培养和教育。通过举办培训班、邀请专家授课等方式，提升管理人员的数字化档案管理知识和技能。同时，建立激励机制，鼓励管理人员积极参与数字化档案管理工作，提高工作积极性和责任心。

3.4强化数字化档案安全保障

数字化档案的安全性是数字化管理工作的重中之重。各机关单位应建立健全的数字化档案安全保障体系，包括物理安全、网络安全、信息安全等方面。通过加强机房建设、配置安全设备、完善安全管理制度等措施，确保数字化档案的安全存储和传输。同时，定期进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患，确保数字化档案的安全性得到有效保障。

3.5开发资源，优化服务

文书档案的数字化管理有利于提升服务水平，数字化管理需档案管理人员积极转变工作态度和思路，改变以往“重藏轻用”的理念，变被动服务为主动服务，立足馆藏资源，积极做好档案信息资源的开发工作，着力提升档案服务工作的质量和水平。一方面，完善档案网站建设。条件成熟的机关单位可以创建档案工作专题网站，定期发布档案行业的相关讯息，将可公开的档案系统公布在专题网站上。此外，在档案网络上设置档案用户入口，用户可以通过在线申请完成档案的利用。另一方面，做好档案专题编研工作。机关要善于利用重要的时间节点开展档案展览工作，通过多种手段的宣传方式来提升公众的档案意识。

3.6加强合作，共谋发展

在机关文书档案数字化管理的过程中，各机关单位之间应加强合作，共谋发展。通过加强交流与合作，各机关单位可以共享数字化设备、技术和经验，降低数字化成本，提高数字化效率。同时，合作还可以促进各机关单位之间的信息互通和资源共享，有助于提升整个机关系统的档案管理水平和服务质量。此外，合作还可以推动数字化档案管理技术的不断创新和发展，为机关文书档案数字化管理注入新的动力。

结语：

总之，机关文书档案数字化管理是当前档案管理工作的重要趋势，对于提升档案管理效率和质量具有重要意义。然而，在实施过程中，各机关单位面临着诸多挑战和困难。为了克服这些困难，需要制定统一的数字化管理标准，加大数字化设备和技术投入，提升数字化档案管理人员素质，强化数字化档案安全保障。只有这样，才能确保机关文书档案数字化管理工作的顺利进行，为机关单位的决策和发展提供有力支持。

参考文献：

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