论档案管理信息化与档案管理现代化

论档案管理信息化与档案管理现代化

戴思强

冷水江市委组织部  湖南冷水江  417500

摘要：现如今，我国经济发展十分迅速，档案信息化建设是提高档案工作效率，满足现代社会需求的重要途径。然而，信息化建设并不是简单的技术引入，而是涉及多个方面的因素，如数据采集、信息系统、信息技术等。本文以信息化建设对提高档案管理效率的因素为研究对象，分析数据采编、信息系统、信息技术在其中起到的作用。

关键词：档案管理；信息化；档案管理；现代化

引言

随着信息技术的发展和应用，档案管理也面临着新的挑战和机遇。传统的档案管理方式往往依赖于纸质档案，在这种情况下，档案管理的信息存储、检索、传递等效率都相对比较低，不利于档案管理工作的提升。因此，进入信息化时代后，也需要思考更加高效、高质量的档案管理方式来优化疾控中心档案管理工作。现代化的档案管理不仅可以提高档案工作的效率和质量，还可以实现档案资源的可持续利用和保护。疾控中心在开展档案管理工作的时候，可以结合现代化背景，将现代化技术应用于疾控中心档案管理工作中，更好的优化档案管理工作方式、工作理念和工作流程，提升档案管理工作质量。

1积极转变档案管理理念

若要提升自身的档案管理水平，加快档案管理现代化建设进程，必须转变自身传统的档案管理理念，创新档案管理模式，将现代化信息技术作为事业单位档案管理的技术支撑。首先，应该积极宣传和推广档案管理现代化信息技术，汲取同行业其他单位档案管理改革成功的经验，并结合本单位的实际情况，升级档案管理技术和设备设施；其次，制定统一的档案管理标准，制定可行性强、完整度高的档案管理规章制度，将档案管理技术和设备设施升级作为中心点，制定档案管理的详细流程，不断分析档案管理出现或可能产生的漏洞，采取针对性措施修复漏洞，使档案管理的整体工作效率得到提高；最后，应该加强档案管理的统一性，不仅要保证标准统一，还要保证技术规程统一，建立统一的档案管理体系，确保各部门之间的档案管理一致性。通过协调各方面的资源，包括人力、技术和标准，能够实现档案管理现代化建设的全面推进，从而更好地适应信息化时代的要求，一系列措施将有助于事业单位提高档案管理水平，开展更高效、规范和现代化的档案管理工作。

2提高档案管理人员的信息素养

新时期下，档案管理部门应加强与信息技术部门的密切合作，充分利用信息技术部门的专业知识和资源，共同推进信息化档案管理工作，以便更好地实现档案管理工作与现代化信息技术的接轨，充分发挥信息技术在档案管理中的作用。同时，为档案管理人员提供必要的信息技术培训，使其掌握基本的计算机操作技能、网络应用知识和办公软件的使用方法，培训内容应包括操作系统、办公软件、数据库管理和网络安全等方面的知识，并鼓励档案管理人员参加相关的培训、研讨会和学术交流活动，不断提升其信息素养和专业知识水平。其次，加强档案管理人员的信息安全意识培养，提高对信息安全和保密的认识和重视，指导档案管理人员遵守相关法律法规，并加强对档案的保密工作，避免档案信息泄露或滥用。此外，档案管理部门还应为档案管理人员提供专业指导和支持，解答他们在信息化档案管理方面的问题，协助其解决实际工作中的难题，并定期组织档案管理人员开展经验交流和案例分析，加强彼此的学习和成长，促使档案管理人员了解信息社会的发展趋势和新技术应用，增强其信息化意识和能力，提高档案管理工作的质量和效率，推企档案管理工作与现代化信息技术的接轨。

3提升数据采编完整性和准确性的策略

（1）加强员工培训。档案工作人员是数据采编的主体，他们的专业能力和对技术的掌握程度直接决定了数据采编的质量。因此，单位应定期组织相关的培训课程，让员工深入了解数据采编的概念、流程、方法和技术，确保他们在工作中能够准确、高效地完成数据采编任务。（2）优化数据采编资源。在数据采编过程中，掌握和整合多元化的数据来源至关重要，不仅可以确保数据的多元性和独立性，还能提高数据的真实性和可信度。单位应与各种数据提供方建立良好的合作关系，确保数据的来源广泛且可靠。（3）建立标准化的数据采编流程。标准化的流程可以确保数据采编工作的规范性和一致性。单位应制定详细的数据采编标准，明确各个环节的职责和要求，确保每一步操作都符合规定，从而避免数据错误和遗漏。（4）运用先进信息技术。在数据采编中，运用信息技术可以大幅提高数据采编的效率和提升档案的质量。例如，通过自动化工具开展数据采集和整理，利用智能化技术初步分析和筛选数据。（5）建立数据反馈和改进循环机制。单位要鼓励数据使用者提供数据反馈信息，以便于及时发现并修正数据问题。单位要根据反馈信息和审查结果，不断改进数据收集和管理的过程，以提高数据的价值。

4加大投入，优化疾控中心档案管理技术并引入现代化设备

与传统纸质管理模式不同，现代化档案管理工作的开展需要使用现代化的设备和技术，构建现代化管理系统，因此，疾控中心还需要加大现代化档案管理建设的投入，增加疾控中心的财政投入和资金支持，用于更新设备、培训人员和改进技术。同时，疾控中心可以利用这些资金购买先进的档案管理设备，如电子档案管理系统、高速扫描仪和大容量存储设备，以提高数据处理和存储效率。在引入现代化设备之后，疾控中心可以结合当前的情况，制定统一的数据标准和规范，确保疾控中心的档案数据能够互通互用，并与其他相关机构的数据进行对接。而在开展现代化档案管理工作的时候，保证数据安全是非常重要的，所以疾控中心也需要加大对网络安全管理的投入，确保档案数据的安全性和保密性。与传统档案管理工作不同，现代化档案管理工作更加关注信息共享和信息传播，所以建立信息共享平台是非常重要的，疾控中心还需要与其他相关机构建立信息共享平台，实现疾控中心档案数据与其他机构数据的互通共享，提高数据利用价值。同时，疾控中心需要根据档案管理要求，制定长期规划，包括设备更新计划、技术改进计划和人员培训计划，确保疾控中心档案管理技术和设备的持续优化和更新。通过加大投入、引入现代化设备和优化技术，疾控中心可以提高档案管理效率，更好地应对疾病控制和预防工作的需求。

结语

综上所述，现代化信息技术的快速发展为信息化档案管理工作的创新提供了广阔的发展前景，企业应积极建立信息化档案管理系统，推行电子文档管理，并引入人工智能技术等创新措施，以提高档案管理效率和准确性，促进档案共享与利用，全面提升档案管理工作的现代化水平。此外，档案管理的相关人员应不断提升自身的信息素养和专业能力，促进档案管理工作与现代化信息接轨，实现信息化档案管理工作的创新与发展，为可持续发展提供坚实的档案支撑。

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作者简介：戴思强（1991- ），男，本科，主要从事办公室管理工作。