文书档案整理以事由原则与来源原则的分析与探究

文书档案整理以事由原则与来源原则的分析与探究

魏  敏 1  宋锋2

1湖南联诚档案信息技术有限公司     湖南省长沙市  410000

2  三一重工股份有限公司   湖南长沙市    410000

摘要：文书档案整理是一项重要的工作，不仅关系到机构或个人的信息管理，更关乎信息的保密性、完整性和可追溯性。在文书档案整理过程中，事由原则与来源原则作为两项基本原则，承担着重要的指导作用。在实际操作中，如何有效运用这两项原则，成为文书档案整理工作的关键之一。在此背景下，本文将简要概述文书档案整理以事由原则与来源原则的分析与探究，旨在为相关领域提供参考。

关键词：文书档案整理；事由原则；来源原则；分析与探究

事由原则和来源原则在文书档案整理中都具有重要的作用，两者之间相辅相成、相互促进，共同提供了一个更加科学、规范和有效的文书档案整理方法。只有在遵循这两个原则的基础上，才能建立一个完善的文书档案整理体系，从而更好地管理和利用文书档案，为工作和生活提供更大的便利和帮助，确保信息的准确性与可靠性，进而全面提升文书档案整理工作的效率与质量。

一、文书档案整理的重要性

文书档案整理有着十分重要的作用与意义。做好文书档案整理工作，有助于企业更有效地进行信息与资源管理，提高工作效率，将档案资料分类整理归档，便于工作人员快速查找所需资料，避免重复劳动，浪费时间。文书档案的整理对保证信息的安全与保密具有重要意义，建立严格的文书管理体系，建立相应的权限控制机制，保证机密信息不会被泄露或滥用，这对保护企业的商业秘密、个人隐私等具有重要意义。做好文书档案整理工作，有助于企业树立品牌形象与公信力，当客户及合作者发现机构档案整理有序，资讯准确时，就会对组织更有信心，更有合作意愿。这有助于提高企业的信誉，增强企业的竞争力。文书档案的整理对组织与个人而言都十分重要，既能提高工作效率，又能保证信息安全，帮助企业树立品牌形象与公信力。因此，必须重视文书档案整理工作，不断完善与完善各项管理制度，使之更好地为组织与社会发展服务[1]。

二、文书档案整理事由原则的分析与探究

（一）事由原则的基本概念

文书档案整理事由原则，是文书档案整理过程中必须遵循的一个基本理念，其核心思想是保证信息的真实、完整、可追溯性。根据事由原则，对档案进行整理，要保持明确、清晰地记载，保证内容准确无误，不能随意篡改、删除资料。事由原则说强调文书档案应按年代顺序排列，以便于查阅与追溯，文书档案应明确记载归档信息，包括归档时间、归档单位等，以便于管理和查找。遵循事由原则是文书档案整理工作的基本准则，能够有效保障文书档案的质量和可靠性。

（二）事由原则的应用方法

文书档案整理的事由原则是文书管理的一项重要原则，目的在于保证文书的合理性、完整性和追溯性。在具体运用时，应先对档案进行清晰的分类，按文书内容、性质分类，保证每一份文书都能清楚地识别、归属，这样既方便了档案的查找与整理，又使档案有秩序地存放。建立档案整理的程序与标准，档案的整理要遵循一定的程序与标准，如先按时间顺序整理，再按类型分类，再按编号或标注，保证文档整理的标准化、一致性。对文书档案进行定期的检查和更新，文书档案是随时间而增加、改变的，为保证档案资料的时效性与准确性，必须定期检查与更新档案，及时清理过期及无用的文书，保证档案的质量与效率。事由原则的运用是一项系统的工作，需要对文书管理中的各个环节进行综合考虑，建立起一套科学的档案管理制度，规范的工作流程，使文书档案整理工作真正发挥作用，提高档案管理的效率与质量。

（三）事由原则的优势与局限性

文书档案整理遵循事由原则的优势在于可以使文书档案的整理更有条理，更容易查找和管理。根据事由原则对文书档案进行分类整理，能够根据内容或目的对相关文档进行归类整理，使查找、使用更方便、更有效。同时，事由原则也有助于保护文书的保密性、保密性，保证重要信息不受损害。事由原则也存在一定的局限性，根据事由原则对文书档案进行整理，工作量大，需要花费较多的时间与精力，且有时一份文书可能会涉及多个事项，这就增加了整理的难度，若对事由原则的整理不够细致、精确，则可能造成文书误放、漏放，影响文书整体的完整与准确。事由原则在文书档案整理中具有一定的优势，但也存在一些局限性，在具体操作过程中，应根据具体情况与需要灵活运用事由原则，才能保证文书档案工作的顺利开展与高效管理[2]。

三、文书档案整理来源原则的分析与探究

（一）来源原则的基本概念

文书档案的整理来源原则是指按照文书产生的部门、单位或个人来确定其存放位置和归档方式的基本原则，该整理原则的重要意义是保证档案的整理、储存、检索有序，提高工作效率，提高信息管理的准确性。根据文书生成部门的不同，确定文书存放地点，不同部门的文档在内容、格式上可能会有所不同，所以要按照文档的来源来分类，以保证文档能按部门间的关系分类归档。以公文制作单位为依据，确定公文档案的归档方式，不同单位的档案管理制度及需求不尽相同，所以档案的归档方法应依据档案的生成单位而定，如档案编号、分类编号等，方便日后的查询与使用。以个人档案管理习惯为依据，决定档案的整理方法，个人的档案管理习惯可能会对文书档案的整理、存储方式产生影响，在对文书档案进行整理的时候，应将不同人的管理习惯都考虑进去，保证文书能根据个人的需要和习惯进行整理归档

[3]。

（二）来源原则的应用方法

在文书档案整理工作中应用来源原则时，应严格按照文书的出处，确保所有文书档案均可溯源至原始出处，避免资料误传或篡改，这一点可由档案的资料如日期、作者、档案号等加以记录。在对文书档案进行整理的过程中，要确保所有相关文书都能完整地保存下来，并能有效地表现出信息间的关联性，避免信息缺失和相互矛盾的现象。根据档案内容及来源，对档案资料进行分类整理，便于查找与管理，同时要保证档案资料的保密与安全，防止档案信息的泄露与损毁。建立完善的文书档案管理体系，制定档案管理制度及程序，明确人员职责及权限，以保证文书档案的正常运行与管理。

（三）来源原则的优势与局限性

文书档案整理遵循来源原则的优势在于可以有效地提高文书管理的效率，加快检索的速度。依据来源原则对文书档案进行分类整理，可使相关资料更容易归档、查找，从而降低管理者的工作负担与时间成本。来源原则有助于机关建立更完备的文书档案管理制度，保证文书档案的完整与准确，提升机关的工作效率与服务品质。来源原则也有其局限性，对公文文书进行严格的来源分类，容易造成“信息孤岛”，导致不同部门间信息的共享与交流困难。一些文档可能来自多种渠道，对其进行分类和整理也会造成一定的困扰，且来源原则在实际操作中需要与其他分类原则结合运用，才能更好地满足文书档案管理的需求。在文书档案整理工作中，来源原则固然有其优越性，但也应注意其局限性，合理运用来源原则，并与其他分类原则相结合，才能达到高效的目的[4]。

四、结束语

综上所述，在文书档案整理工作中，以事由原则与来源原则的重要性不言而喻。通过对事由原则与来源原则的分析与探讨，有助于相关人员更科学地对档案进行组织与管理，提高工作效率与质量，保证档案的完整性与保密性，确保文书的安全性与可追溯性，使文书档案整理工作更加规范、便捷。

参考文献

[1]刘涛. 企业如何发挥好文书档案的利用价值[J]. 现代企业文化,2024,(01):13-16.

[2]刘红红. 浅谈文书档案信息化管理工作的创新路径[J]. 黑龙江档案,2023,(06):189-191.

[3]沈文芳. 文书档案无纸化管理分析[J]. 黑龙江档案,2023,(05):283-285.

[4]阮晓霞. 分类模式在文书档案管理中的应用研究[J]. 兰台内外,2023,(25):22-24.