档案知识管理探究

档案知识管理探究

魏敏 1  宋锋2

1湖南联诚档案信息技术有限公司     湖南省长沙市  410000   2  三一重工股份有限公司   湖南长沙市    410000

摘要：在这个信息高速发展的年代，档案知识管理已经成为企业生存和提高企业竞争能力的重要保证。本研究探讨了档案知识管理的重要性和实践策略，旨在为企业及机构提供一套可操作的方法论，以有效整合、保存与利用知识资源。

关键词：档案知识；管理策略

在我国企业信息化进程不断加快的背景下，企业所面对的“海量”数据，有效的管理与使用已是一个严峻的问题。因此，对其进行有效的研究具有重要的现实意义。为此，探讨一种科学、合理的经营战略十分必要[1]。

一、建立统一的知识管理体系

建立统一的知识管理体系，是有效地进行知识流动和使用的先决条件。这个进程首先要建立一个集中式知识库，这个知识库是企业内各种知识的中心储存单位，具有较高的集成性和可访问性。首先，建立统一的分类和标注系统是非常关键的，比如使用 DublinCore等国际标准，或者定制一个适合该产业特征的分类系统，以保证每个文档、报告或者数据集合能够得到精确的分类。例如，在医学方面，可以根据疾病种类、治疗方法和研发阶段等不同的角度对其进行划分，而高技术企业可能会以产品线、技术研发、市场分析等为主要经营方向来进行知识的整合。在实际应用中，在构建知识库时，要充分利用使用者的经验，建立一个可视化的知识图，像 GPS一样引导使用者到达所需要的信息。以 IBM为例，它通过一个图像接口来显示各个部分的知识集群，这样员工就可以快速地找到具体的工程或者科技方面的数据。另外，对文献中的元数据（如作者、发表日期、关键词等）进行严密的管理是提升检索准确率的关键。利用元资料的最佳化，不但可以提升搜寻的效率，而且可以支援像谷歌搜寻引擎一样先进的搜寻特性，例如模糊搜寻、关联排序等。要保持知识体系的生命力和有效性，需要将其与文件管理系统（CMS）相结合，保证输入的数据能够按照预先设定的规则进行，降低人为介入带来的误差和代价。研究表明，通过对元数据进行有效的组织和分析，可以有效地提高企业的知识获取能力，提高企业的整体绩效，减少企业内部的“重复劳动”和“信息孤岛”等问题。在实践中， SAP等企业采用 SuccessFactors Learning等企业的方法，将世界各地的培训资料、最佳实践案例和技术文件进行集成，使新员工从上岗到进阶的过程得到了无缝的知识转移，从而提升了企业的工作效率和员工的满意度[2]。

二、促进知识分享的文化建设

为营造积极开放的学习氛围，企业需要通过多方面的战略来构建企业内部的知识共享文化。首先，通过每月“智慧沙龙”等方式，组织各行业的专家针对某一特定的行业或交叉学科主题做报告和研讨，既可促进企业间的交流，又可促进企业的创造性思考。举个例子，谷歌通过“TGIF”（Thank God It riday)，在每个星期五召集员工，共同分享公司发展、项目进展以及自己的看法，从而建立起一种透明和交互式的公司文化。其次，充分运用企业微信、 Slack等线上服务平台，建立24小时无休止的知识场。该平台应该具备文档分享、在线协同编辑、答疑等多种服务，为企业的员工提供不受时空约束的便捷服务。华为“心声社区”就是一个很好的例子，其功能就像一个企业的社会网络，可以让全世界范围内的人员进行信息交换与思想碰撞，平均每天发布几十万篇文章，极大地加快了企业间的知识流。要想更好地调动企业的人力资源，就必须建立一个基于企业的知识贡献报酬制度。这可以包括积分制度，对杰出知识贡献者的认可，甚至与绩效评估相结合。例如，阿里巴巴推行的“阿里味儿”共享文化平台，极大地提高了员工共享的热情，包括用积分换取礼物、年度“最佳学识贡献”等，根据数据显示，每个月都有数万条优质的共享文章，对企业的经营效能和团队的凝聚力起到了直接的推动作用。同时，要突破各专业间的界限，建立多功能专案团队，加强企业间的知识分享，也是一个很好的方法。通过融合具有多学科专业背景、能力的人员，协同求解，可以有效地实现知识的交互传递与新观点的导入。 

三、实施智能化的知识管理工具

为了提高企业的信息处理能力，加快知识的流动和运用，必须采用智能知识管理手段。利用人工智能和大数据的优势，可以为企业提供更加高效和个性化的知识服务系统。该方法利用深度神经网络对用户的检索意向进行分析，实现对关键字和上下文的准确匹配，从而提高检索的准确性。比如 IBM的 Watson发现，它使用了一种自然语言的方法来辅助商业机构从大量的文件中迅速抽取重要的信息，其准确性比常规检索提高了30%左右。知识地图是一种组织形式，它通过对实体、属性和关系进行建模，将零散的信息碎片串联起来，形成网络，帮助使用者从整体上掌握知识全景。阿里巴巴达摩院（Alibaba）研发的海量多模态深度学习算法（M6)，可对文本、图像、视频等多模态数据进行处理，为电商、医疗等多个行业建立起一个面向电商、医疗等行业的知识地图，增强了推荐的准确性和多样化，使其获得的用户点击量增加了将近25%。该方法利用人工智能技术，根据用户的行为、偏好和情境等，对用户最有兴趣或需求的知识进行预测和推送。Netflix通过对观看历史、评分行为和检索历史的高级推荐算法进行深度挖掘，为网飞公司节约了近十亿美金的潜在流量损失，并极大地改善了用户的使用体验。该智能工具不但可以对用户的使用习惯进行自动化分析，并进行个性化的推送，并且可以在不断的学习中改进，从而让知识的获取和运用更加流畅

[3]。

四、持续的知识审计与更新

持续的知识审计与更新，是维持其活力的关键。这就需要企业定期对基础知识进行定期审核，例如每个季度或者六个月对基础知识进行综合审核。在审核期间，要使用资料分析的方法，对信息的存取频率、使用者的回馈以及对于商业目的的贡献等进行评价，以保证信息的时效性和有价值。比如，某技术企业对其研究开发人员经常参考的一些人工智能研究成果，在最近一年中被引次数不断减少，迫切需要对相关研究进行补充，并引进新的算法模式与应用实例。在实施过程中，可以设定一个“知识年龄”指数，对于已经出版5年以上但没有新的研究成果的论文，需要对其进行再确认；与此同时，通过对行业报告、学术期刊及行业站点的跟踪，将有关信息的实时反馈给知识库管理者，实现对知识的迅速集成。研究表明，与非执行企业相比，采用这种动态升级的企业，其知识资源利用效率可提高30%左右，可显著提高企业的研发水平。将企业的策略与项目周期相联系，重新确定企业的优先级也是至关重要的。随着企业的发展战略由“成本导向”向“创新导向”转变，企业的“知识”也应该相应地转移到“科技创新”和“市场导向”上来。例如，一家制造企业在向智能化制造转变过程中，其知识审核既要对生产过程进行优化，也要将物联网、大数据分析等新技术纳入到其中，以保证知识系统对企业的转型升级具有支持作用。另外，通过引入“知识卫士”等方式，对其所在区域内的知识进行建议和错误信息的反馈，既可以提高团队的认同感，又可以让知识库更接近于实际情况。

五、总结语

综上所述，对企业的智力资产进行高效管理，是企业智力资产积累和使用的前提。通过建立一个完整的知识管理系统，构建知识共享文化，使用智能工具，不断进行知识审核和升级，能够有效提高企业知识管理能力，为企业的决策支持、创新能力培养和可持续发展打下良好的基础。在实施过程中，要注意战略的弹性和适应性，以保证企业的实际情况和发展需要。

参考文献：

[1]李华. 现代企业档案管理数字化建设的思与行[J]. 兰台内外,2023,(36):42-43+46.

[2]温学鹏. 基于知识图谱的档案管理决策支持系统研究[J]. 兰台内外,2023,(36):9-11.

[3]档案工作对档案工作人员有什么规定和要求[J]. 陕西档案,2024,(02):22.