现代企业档案管理数字化建设的思与行

现代企业档案管理数字化建设的思与行

宋翔宇

身份证号：120109199210120520

摘要：数字化技术的广泛应用是现代技术发展的重要标志和成果。数字化技术在企业档案管理中的应用，可以通过计算机技术、软件技术等多种手段，实现档案数字化的高效管理，提高档案数据资源的应用价值。基于数字化技术的档案管理可以有效地拓展档案管理的工作内容和形式。从实际工作情况可以看出，企业档案管理工作的转型升级，不仅有助于促进档案信息电子化、数据化发展，同时也能够对企业的现代化发展产生促进作用。基于此，本文后续就现代企业档案管理数字化建设展开详细探究。

关键词：现代企业；档案管理；数字化建设

中图分类号：F426文献标识码：A

引言

企业档案管理工作至关重要，以生产、经营和管理活动中的档案材料为核心，采用科学的方法收集、整理、综合和维护企业档案材料的信息。此举旨在维护企业档案信息的完整性，为形成完整的档案资料提供有力支撑，促进企业稳定发展。随着计算机技术和网络技术的快速发展，以及现代企业制度在中国企业中的逐步建立和完善，当前社会对企业提出了新的要求。在新时代背景下，为更好地顺应时代发展的需求和实现自我发展的目标，企业需重视对各项工作的创新，并寻求最适合自身发展的工作制度。

1 现代企业档案管理数字化建设的重要性

（1）规范归档管理流程。传统的档案管理工作依赖于纸质档案材料，具有工作流程复杂、难度高的特点。为了促进内部档案管理工作并实现进一步发展，企业必须根据实际情况合理整合数字化技术，将大量电子信息形式的档案材料上传到云数据库，优化内部档案管理流程，优化资源配置，减轻相关人员的工作压力[1]。（2）确保档案信息安全。随着时间的推移，传统纸质档案上的字迹可能会变得模糊，纸张本身也可能会变得脆弱或损坏。上述情况将对档案材料的完整性产生负面影响。基于数字技术开展的信息档案管理工作，只要做好与档案相关的安全措施和维护工作，以电子信息形式存储的企业档案数据就不太可能丢失或损坏。（3）节约档案管理资源。基于数字技术创新档案管理工作模式，能够帮助企业节约成本，降低在档案管理工作方面投入的资源比重，只需配备少量的工作人员和互联网设备，即可促进企业在节约成本的前提下实现经济效益的提升。

2 现代企业档案管理数字化建设途径

2.1 建立健全管理机制

建立健全新型管理体系，推进管理工作数字化转型，有条件的，建立数字档案中心。（1）建立信息化建设机制。档案管理信息化建设需要政策和资金支持，这就需要相关部门进行市场调研，根据自身需求选择合适的建设方式，形成以档案部门为主体、专业机构为辅助的信息化建设机制。（2）建立考核通报机制。档案管理工作的开展，要将信息化建设、资源共享等内容纳入绩效考核中，相关部门和人员严格落实责任制，实现考核评比、督查督办的常态化，并向社会发布评价报告，主动接受社会监督。

2.2 建立多级档案管理工作层级

针对档案信息化的平台构建及其实际应用，企业需构建分层的档案管理架构，依据不同管理任务明确权责划分，确保档案管理的各项工作得以有效执行，为企业实现稳定、持续的信息化档案管理提供坚实基础[2]。

信息化档案管理涵盖应用与运维两大层面。（1）在应用层面，其结构包括档案资源中心、档案保管中心、档案利用中心等，能够满足档案收集、整理、归档、保存、鉴定、销毁、检索、统计、借阅等多样化需求。（2）在系统运维层面，则涉及代码、类型、图标、用户、文档库、介质、权限、监控预警、服务等多方面的管理功能。由于信息化档案管理工作内容的多元性，企业开展档案管理工作也需要契合不同领域的工作特点，建立多层次的管理层级，应用具有契合性与针对性的管理手段，强化行政管理手段对于信息化档案管理工作的调动、监督以及管理效能。

2.3 推进数字化建设速度

企业应重视加快档案管理工作数字化建设，结合自身实际和档案管理工作发展需要，加大人力物力投入，配备足够数量的专业人员及相关设备设施，推进档案管理工作的数字化建设。

2.3.1 搭建企业内部智能管理平台

依托数字化技术，为企业搭建内部智能管理平台，提高内部档案管理工作效率和质量水平。智能管理平台建设完成后，企业内部相关人员需做好智能管理平台的升级、维护和保护工作，确保档案管理工作安全和员工工作行为规范，降低档案数据丢失或损坏的概率。企业需要设立专门的岗位来维护智能管理平台的安全，并指派安全管理员通过设置防火墙等专业技术方法来完善智能管理平台验证机制，以增强智能管理平台安全性。

2.3.2 实现档案数据的实时共享

依靠数字技术构建内部档案数据数据库和智能管理平台后，企业内部不同部门的员工可以使用它访问验证后所需的档案数据，从而实现内部档案数据的实时共享，有效提高企业内部档案数据相关工作效率。档案管理人员可以依托智能管理平台，更加便捷地发现并解决工作中遇到的问题，也可以结合智能管理平台分析数据后，给出建议优化自身工作行为，以此为企业进一步提高自身档案管理工作水平打下坚实基础。

2.4 加强业务培训

2.4.1 建立责任制

首先需要明确每项任务的责任人，确保他们熟悉自己的职能和义务。例如，企业最高管理层需要设立企业档案管理负责人，每个部门至少应有一名专职档案管理员负责本部门的档案管理工作。建立责任人可以大大提高相关人员对档案管理工作的重视程度。档案材料的有序归档和档案记录后具体人员的落实是提高档案管理效率和营造良好企业氛围的关键。

2.4.2 开展业务培训

为了满足企业档案管理的基本要求并实现有效实施，负责人需要将业务培训计划纳入总体工作计划。（1）部门负责人需要提前接受基本的档案记录培训，以确保他们精通各种有效的文件管理技能，并能够解决档案管理中的问题，确保档案资料的质量，提高档案管理水平[3]。（2）要注重培养档案管理工作人员的计算机应用技能，提高他们的在线学习能力。这不仅能提升企业档案管理工作人员的基本理论知识和技术水平，还能培养出复合型档案管理人才，进一步提升档案管理工作的效率。

2.5 落实信息安全保护

现代企业在进行档案管理数字化建设时，应重点落实信息安全保护工作，任何时候都不能松懈信息安全管理。（1）不断提高信息安全防护技术，企业应引入先进的信息安全防护科技，如防火墙技术、身份认证技术、加密技术、控制访问技术等。通过应用这些先进技术，可以提高档案数据服务器和档案管理系统的安全性，防范信息安全风险。（2）定期更新升级相应的杀毒软件，避免网络病毒入侵，降低档案信息泄露风险，与杀毒软件开发商和提供商签订保密协议，重视软件安全。（3）加强保密监督，积极制定档案管理保密规定，规范相关人员操作，避免工作过程中因操作不当或错误导致档案信息泄露。此外，应严格审查电子档案管理的各个环节，明确权责，加强监督，提高电子档案管理信息安全防护工作的规范性。

结束语

综上所述，企业档案管理要实现数字化、标准化，就要基于对档案管理的正确认识，不断提高档案管理的重要性，积极培养高素质复合型人才，实现数字化档案管理的创新发展，不断使档案管理朝着标准化方向发展。

参考文献：

[1] 肖静媛. 企业档案管理数字化建设思考 [J]. 办公室业务, 2020, (16): 178+186.

[2] 陈亚芳. 现代企业档案管理数字化建设探究 [J]. 办公室业务, 2020, (10): 183+186.

[3] 胡婷婷. 浅谈数字化时代下企业档案管理方法 [J]. 四川水泥, 2019, (09): 169.