探究电力档案信息化建设思路

探究电力档案信息化建设思路

仲伟娟

中国能源建设集团天津电力建设有限公司 天津市 300180

摘 要：时代的发展给电力行业带来了巨大的机遇和挑战，电力企业的档案管理是一项基础且重要的工作，其信息化程度关系到电力企业的信息资源能否高效存储与利用。采用信息技术开展档案管理工作，不仅能够提升各项工作的效率，还能促进档案数据信息的良好开发利用，具有重要的现实意义。本文针对电力企业档案管理的特点和需求，分析了电力企业档案信息化管理的现状，并对电力企业档案信息化管理建设工作进行探索分析，以供参考。

关键词：电力企业；档案管理；信息化

引言

电力企业档案管理信息化主要为在档案管理活动中与信息化技术实现充分融合，以网络平台为基础，针对电力企业档案管理实施的一项工作。事实证明，电力企业档案管理信息化借助网络平台能够实现对档案资源的分类管理，在依据管理标准和管理目标的基础上，对各种档案资源实现整合和再利用。档案管理信息化的推进对于电力企业提升档案管理水平、挖掘档案价值等具有非常重要的作用。而为了能够大力推进电力企业档案管理信息化建设，需要从强化组织管理结构、创新管理方式、注重用户体验等方面加以落实。

1电力企业档案信息化管理的优势作用

1.1顺应信息时代发展的必然趋势

无论是从国家的发展还是世界经济趋势看，互联网技术已经深入影响电力企业的生存和发展，顺应信息化趋势的电力企业能够在开展经营活动和处理电力企业管理具体事务的过程中充分利用各类信息。

1.2促进电力企业信息化建设进程

处于“互联网+”的时代，电力企业的各项管理活动都亟待革新，以顺应互联网时代的挑战。档案管理的信息化也是一个重要方面。电力企业档案是电力企业重要资料的一种载体，记录着电力企业员工的具体信息、电力企业的重要经营活动，以及电力企业的各类知识产权。电力企业的人员调动以及经营活动分析离不开各类档案，利用最新的信息技术可以扩展档案信息资料的存储容量，并且方便随时调阅，实现跨越时空的共享，能够在很大程度上提高电力企业的办公效率以及电力企业人员之间的协作性。

1.3提高档案管理工作效率

电力企业档案是一个逐年累积的过程，随着电力企业经营年限的不断延续，档案就会逐年增加，使得档案管理工作需面对海量的文件和各类数据信息。传统的纸质档案、磁盘档案需要投入大量的人力、物力，也需要占据很大的空间；并且纸质档案的存储难度较大，很容易受到环境的影响而被损坏，比如温度、湿度等自然因素都会影响纸质档案的保存，很容易造成重要档案信息的丢失，所以纸质档案的管理就给电力企业造成了较大的负担。而信息化的档案管理可以节省人力的投资，仅需几台电脑便可以完成海量的档案管理，通过计算机技术可以迅速地查找各项工作所需的档案内容，提高公司员工协同工作的效率，提升电力企业的运营效率。

2电力企业档案信息化管理存在的问题

2.1对档案管理信息化不够重视

目前，档案管理部门只是电力企业其他部门办公的辅助部门，并没有承担着非常重要的角色。因此，对于档案管理工作人员而言，其只需要完成档案数据的整理和上传，并未对档案资源的利用与共享进行深入的研究与探索，导致档案管理工作与信息技术的融合不够深入。虽然纸质档案资料已经完成了数字化，但在实际工作中，档案管理部门的查档人员仍然对纸质文件有着一定的依赖性。这一问题出现的原因是相关人员未给予档案管理信息化足够的重视，导致实际工作中存在缺陷。

2.2档案信息安全管理问题

由于电力档案与传统的纸质档案管理方式存在一定的差异性，与实物载体分离的档案管理模式容易出现被黑客盗窃，篡改，删除等风险，这也使得电力企业对开展档案信息化管理存在一定的焦虑和谨慎心理。再加上电力行业档案管理信息涉及许多行业机密以及企业发展的重要资料，一旦遭到泄露或是篡改，对于企业的发展以及行业容易造成严重的不良影响。而且部分电力企业档案信息化管理程度以及制度体系框架设立仍存在不合理性，这也导致对于档案管理人员的管理效能、规范意识以及安全意识等内容缺乏有效监管。

2.3 档案管理信息化利用效率低

由于部分企业缺乏对于档案资源综合利用以及分工协作、责任划分等内容的顶层设计，这也导致电力企业各部门之间缺乏有效联动，阻碍了档案信息资源的综合性利用以及数字化档案管理系统功能最大限度的发挥，使得其仅仅只是作为档案管理人员整理和归纳的工具、电力企业档案储存和管理的工具，并没有充分的利用其潜在的价值和多样化的功能。

2.4档案管理人员专业能力与素质不高

在电力企业档案管理的信息化与数字化建设中，必须要保证相关工作人员具备较高的计算机操作水平以及职业素养，才能保障信息化数字化建设的质量。当前我国很多电力企业的档案管理缺少复合型的高素质、高能力的人才，管理人员的计算机综合技能与水平相对较低，部分电力企业为了提升档案管理的综合水平，即使引进先进的设备与软件，由于缺乏专业档案管理人员，致使设备与软件的作用不能被完全的发挥出来。

3电力档案信息化建设路径

3.1强化档案管理的重视度

电力企业要想利用信息技术有效创新电力工程档案管理，首要任务是加强企业内部对于信息技术与档案管理的重视度。只有这样，才能够促使管理者积极采取各种措施，强化信息技术在工程档案资源管理中的有效应用，企业员工才能够在实际工作中更加配合工程档案管理工作，进而推动电力企业更好发展。首先，电力企业管理者应该紧跟时代发展，不断了解和学习最新的管理知识和信息化内容，为转变自身管理思维奠定良好基础。电力企业管理者还应该积极汲取和借鉴其他企业优秀的档案资源信息化管理模式和管理经验，并将其与自身企业的实际情况、发展目标以及档案资源管理现状进行有机结合，形成符合企业发展需求、具有电力企业发展特色的信息化档案管理模式。其次，电力企业管理者还应该对员工加强工程档案资源管理宣传。企业管理者可以通过组织信息技术宣传讲座、信息技术培训活动等提高员工对于信息技术与档案资源管理的认识与重视，进而更好地利用信息技术创新档案管理模式，提高档案管理工作的质量和效率。最后，电力企业管理层还应该深入到工程档案资源管理工作中，对管理人员的信息技术和工作能力进行有效指导，为企业员工树立良好的学习榜样，激发档案管理人员的工作热情，提升企业员工的重视度。

3.2完善档案管理体系

第一，要建立档案管理体系，将档案管理工作全面地纳入电力企业发展规划，强化档案管理意识，提升对电力工程项目建设过程中形成的文件材料的重视程度，确保文件材料的归档质量。

第二，要完善档案管理制度。在建立健全档案管理制度过程中要注意以下几个方面的工作：一是要制定一整套完整、科学、可行的档案管理制度，并且使之具有可操作性；二是要制定有关文件材料收集归档、整理归档的具体方法和要求；三是要将档案资料收集、整理和归档工作纳入到电力企业员工的日常工作中，提高员工对档案资料的重视程度；四是要建立相应的档案管理系统，加强对电力工程项目建设过程中形成的文件材料进行统一分类和编号；五是要建立健全电力企业内部监督机制，对电力企业内部各个部门的工作进行监督检查，以确保文件资料的真实和准确；六是要对文件资料进行定期检查，及时发现存在问题并及时处理；七是要对档案资料进行妥善保管和保护[1]。

第三，要加强电力企业内部员工档案意识的培养。在开展档案工作时要重视文件材料的收集、整理、归档工作。同时，要求员工积极参与到电力企业内部各项活动中去，以增强员工对档案管理工作的认知度和积极性。此外，应当多搜集案例，以便通过案例展示档案工作与电力工作的关系，促使员工认清自身责任。

3.3开发和完善档案信息源管理系统

一方面，要根据实际需要和实际情况明确财务电子备案范围。从财务管理的角度来看，财务管理实践中会产生大量的档案数据，但其是否符合财务电子记录管理的标准和要求，是否需要根据实际情况进行选择和归档。因此，在系统建设过程中，必须提前明确财务电子档案的具体范围和标准。特别是要结合财务管理工作实际，明确需要进行电子化、数字化处理的财务档案，以及数据存储标准、存储形式和配套硬件设施，所有这些都必须在归档系统中明确定义，除了需要明确标准化的基本流程外，管理电子记录还需要考虑其他方面。例如：确定负责记录管理的部门、明确收集财务电子记录的部门、如何将纸质记录转换为电子记录、如何正确存储电子记录等。此外，还需要关注一些重要的事情，电子会计档案数据的利用和分析过程，还必须明确具体的分类及其标准、文件索引的基本形式等，应与电子会计档案管理系统有机结合，并根据电子会计档案归档管理的需要，对现有电子会计档案管理信息系统进行升级和优化，这样才能更好地适应电子文档归档的管理需求。

3.4加强安全保障

在档案管理信息化发展过程中，需要做好有效的安全工作，防止档案资源丢失等问题的发生。首先，相关机构应特别关注硬件设施的安全，指派专人进行设备检查和维护，定期检查网络和服务器的运行状态，更新日志文件，及时采取有效措施，以应对异常情况。其次，是加强数据备份中心建设，制定应急预案，应对各种不可控事件，最大程度避免归档数据丢失，减少线路、环境、设备故障等因素对数据的影响。提高网络安全管理水平，需采取以下措施：一是加强文件访问权限设置，通过网络平台构建在线报警系统，及时处理各类不安全事件。二是要加强内外网防火墙建设，不断优化调整防火墙技术，提高综合安全访问控制能力，在最短的时间内保证外部网络与内部网络的物理隔离。为了明确用户的操作权限，可以引入身份认证等技术。对于关键技术和文件，可实行防盗密码加密。此外，还可以对各种安全事件进行跟踪调查，有效消除各种隐患，这样就最大限度地保护了档案资源。

3.5强化责任，完善财务档案管理落实情况

财务档案管理制度已经制定，必须真正落实到管理工作中才能发挥作用。因此，有必要根据财务档案管理制度强化财务管理人员的责任和义务，加强对财务档案管理制度执行情况的监督。这种监督包括对管理人员的监督、对管理制度的监督以及对有条件财务记录管理的监督。例如，在培训过程中，应对培训师的基础知识和技能进行评估，以确保财务管理培训有效。需要进行有效的监督，建立科学的奖惩制度，确保相关人员在开展财务管理工作时能够严格按照制度规定进行。

3.6强化举措，提高档案管理队伍水平

档案管理人员要积极跟进管理理念和思维方式的更新。管理者必须彻底转变管理理念和方法，重新深入分析档案管理业务流程，确保各档案管理部门之间能够实现信息交换。同时，要整合社会各层面档案管理工作，科学多元化和整合大量档案信息源，更有效地向公众提供信息资源，管理者必须主动了解记录管理的概念。在档案管理过程中，档案管理人员应高度重视档案管理工作，充分利用电子信息技术，保证档案信息管理的顺利进行。

4档案信息化建设的未来展望

展望档案信息化建设的未来发展方向和趋势，以下有几个方面值得一谈：

4.1数据智能化和大数据应用：未来档案信息化建设将更加注重数据的智能化处理和大数据应用，通过人工智能、机器学习等技术手段，对档案信息进行深度挖掘和分析，为决策者提供更多价值信息。

4.2云计算和移动化应用：未来档案信息化建设将更加倾向于云计算和移动化应用，实现档案信息的便捷访问和共享，提高工作效率和便利性。

4.3区块链技术在档案管理中的应用：随着区块链技术的不断成熟，未来档案信息化建设可能会将区块链技术应用于档案管理领域，以确保档案信息的安全性、整体性，和个体不可篡改性。

4.4智能化档案管理系统的发展：未来档案信息化建设将更多关注智能化档案管理系统的建设，通过自动化、智能化技术手段，提高档案管理的效率和精确度。

4.5跨领域、跨维度档案信息共享：未来档案信息化建设将更加注重领域跨越、维度跨越。促成档案信息化管理工作跨领域跨维度合作，实现档案信息资源充分融合，推动各领域各维度信息化建设和档案管理工作的共同发展。

4.6数字化和电子化档案管理的普及：未来档案信息化建设将继续推动档案管理的数字化和电子化，加强对纸质档案的数字化转化和电子化管理，提高档案信息的可持续利用性和便捷性。

总的来说，未来档案信息化建设的发展方向是智能化、数字化、移动化和互联互通化，以更好地满足信息化时代对档案管理的需求，促进档案工作乃至大数据时代，能为下一个新时代奠定基础。

结束语

综上所述，企业档案管理信息化建设对于企业实现健康、稳定发展具有非常重要的作用。对于企业档案管理信息化建设推进过程中存在问题，要从强化安全保障、提升管理效率、建设专业化队伍几方面入手加以改进和提升，实现高效管理。还要合理选择技术、提升应用标准以及创新管理，提升对企业档案管理信息化建设的重视，立足企业发展现状，切提出适合的优化建议，切实从企业档案管理信息化建设层面促进企业健康、稳定发展。

参考文献

[1]李秋芳.电力企业档案管理中存在的问题及对策[J].中阿科技论坛,2020(06):37-38.

[2]曾敏.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].科学与信息化,2020(24):1.

[3]高瑞琴.电力工程企业档案管理信息化建设问题及对策探讨[J].企业改革与管理,2021(22).