关于电力系统档案数字化管理的探究

关于电力系统档案数字化管理的探究

仲伟娟

中国能源建设集团天津电力建设有限公司 天津市 300180

摘要：随着电力工程档案在数量和种类上的快速增长，如何有效地管理这些档案已成为电力企业关注的热点问题。数字化管理是一种重要的解决方案，它可以将传统纸质档案转换成数字文件，并通过信息技术手段进行存储、检索和利用。本文从电力系统档案管理的现状入手，旨在为电力工程档案数字化管理提供有益的思路和方法，以推动电力企业数字化转型，实现更高效的信息管理与资源利用。

关键词：电力系统；档案；数字化管理

1电力企业档案数字化管理特点

首先，电力企业档案数据量庞大，种类繁多。电力企业的日常运营涉及许多档案数据，包括发电、输电、配电和售电等方面的数据。数字化管理可以极大地提高档案数据的存储和检索效率，方便员工快速查询相关信息；其次，电力企业的档案信息具有长期性和延续性。电力企业的运营涉及多个阶段和环节，档案信息需要长期保留以备后续查阅和分析，数字化管理可以更加方便地管理和维护档案数据，保证信息的长期保存和延续性；另外，电力企业档案信息的安全性要求较高。电力企业作为关键基础设施行业，其档案信息涉及企业的核心业务和机密内容。数字化管理可以采取相应的权限控制和加密措施，确保档案信息的机密性和完整性；此外，电力企业档案管理还需要与其他信息系统和平台进行集成。电力企业涉及多个业务系统和平台，如财务系统、生产系统和监控系统等，数字化管理可以与这些系统进行集成，实现信息的自动交互和共享；最后，电力企业的档案管理还需要遵循相关政策和法规要求。随着信息技术的快速发展，政府和监管机构对电力企业的档案管理提出了更高的要求。数字化管理可以更好地满足这些要求，提高档案管理的规范性和合规性。

综上所述，电力企业档案数字化管理具有数据量大、长期性、安全性要求高、与其他系统集成和遵循政策法规的特点。通过数字化管理，电力企业可以提高档案信息的存储和检索效率，保证信息的长期保存和延续性，确保档案信息的安全性，与其他系统实现信息的共享和交互，进一步推动电力企业的现代化发展。

2电力档案数字化管理的工作要务

2.1增添数字化设施设备、加强环境的管理

电子档案和传统的档案在保管上有着一个共同之处，就是需要一个安全的保存环境。电子档案需要强大的电子设备为基础，不仅要有强大的内存，还要有稳定的网络安全设备，最重要的就是调整好库房的温度与湿度，避免受到有害气体、电磁辐射等的不良影响。同时，为了加强电子档案的规范使用与安全性，还应该建立一个“电子档案云备份中心”，这个中心里包含所有的电子档案，不仅能够降低电子设备的内存，还能提高电子档案的安全性。为了确保云中心的规范使用，还需要加强对档案管理人员的规范培训，确保云中心能够在一个安全、健康的环境中持续使用。

2.2调整管理人工作内容、提升其素质水平

电子档案管理人员的职责发生了巨大的改变，最主要的一点，就是对电子档案的管理人员有了更进一步的技术要求，比如，管理人员需要具备基础的电子设备操作常识，能够熟练操作，并且随着档案管理知识体系的不断完善，管理人员能够将被动管理转换为主动服务，在融合最新的现代化技术的同时，满足档案管理的最新需求。为了达到这一目的，首先可以提供更多的机会，让管理人员能够参加定期的培训，使其在培训的过程中不断扎实管理基础。其次就是加快管理人员的思维转变，通过理念的植入或者案例的借鉴，让管理人员能够将“死”档案加以调整，变为能够为人所用的“活”档案。

2.3确保数字化档案管理规范化、实现数字管理专业性

为了加强电子档案的管理制度，特别是有关查询检索和具体使用等细节方面的权限，要明确规定，落地实施。不仅要优化检索流程，还要精准定位，这样既可以大大缩减查询档案的时间，还能够提高工作效率。因此，为了确保电子档案的专业度与专项性，就需要构建常态化＋动态化的数字化管理制度，在构建之初还要参考电力的行业特点与档案实际管理的情况，投入更多的保障，做好电子档案系统的维护与管理工作，为数字化档案的管理工作提供坚实的基础与保障。

3现代电力企业档案管理存在的问题

3.1数字化技术应用制度不够完善

电力企业在档案数字化管理过程中，因为制度不完善、岗位职责划分不清晰，使得档案管理人员不能高效利用数字化技术完成档案管理工作。在档案的交接上，各个部门之间的配合较差，没有设置明确的管理权限，很容易出现问题。另外，由于应用数字化技术的标准没有明确，使得数字化档案管理工程中出现一些技术性的问题。

3.2重视程度仍有不足

在电力企业经营管理中，档案管理工作通常会滞后于其他的工作，所以难以快速反映出其利用价值，往往都是在长期使用后才会显示出其价值。因此，有些电力企业管理者没有看到档案的利用价值，认为其对于电力企业的发展是不利的，所以难以提高档案管理的重视度。即使一些电力企业管理者认识到档案管理的重要意义，但在实践中也没有提起足够的重视，无法发挥出战略规划中的意义，档案管理的效果和质量比较差，造成档案管理的创新力度不足，工作也难以顺利实施。

3.3数字化人才建设较为滞后

当前电力企业档案管理人员基本都是非档案管理专业、信息专业，对新型的数字化设备并不了解。电力企业对档案管理人员的培训频次数比较少，培训内容也不够，只是进行常用的基础功能培训，并没有一个系统性的人才管理体系，在这种档案人员管理模式下，使电力企业的数字化档案管理系统运行的效率相对比较低，很难发挥数字化设备的作用。由于档案管理人员的技能比较低，可能会出现信息处理的问题，进而影响数字化技术档案管理的效果。

4提升电力企业档案数字化管理水平的策略和措施

4.1加强对档案信息化数字化管理工作的重视

档案是电力企业与各个单位组织正常运行的信息资料，对于电力企业以及各个单位组织的建设与发展都有着非常重要的作用。将信息技术应用于档案管理中，已经成为了一种不可或缺的管理手段。在电力企业的发展中，决策层需要根据档案历史资料进行发展战略的谋划，营销层需要根据档案信息进行营销网络的构建，分析营销战略，研发者需要根据档案不断的提升产品的质量与档次，电力企业在竞争过程中也需要根据档案寻找自身竞争优势。因此，电力企业领导以及档案相关工作管理人员，一定要加强对于档案管理工作的重视，明确档案管理信息化数字化建设是社会发展以及电力企业发展的必然趋势。电力企业应加大对于档案信息化数字化管理的资金以及技术投入，并为档案管理制定相应的管理规范及激励制度。要不断地提升电力企业档案管理的水平与质量，更好地发挥档案的作用，为电力企业的发展提供更好的信息资源。要及时开发利用本电力企业的档案管理系统。电力企业在进行信息化的档案管理时，一般运用的是受权威认证的档案管理系统。但其归根结底是为了服务更多样的电力企业，是综合多个电力企业模式开发的系统，无法做到与本电力企业完全的匹配。因此，电力企业在客观条件允许的情况下，应当积极开发与本电力企业的管理和经营模式相符合的档案信息化数字化管理系统，这样能够在管理的初始阶段，获得有力的技术支持，不仅使电力企业的信息化档案管理工作效率和效果得到提升，还为电力企业的进一步发展带来保证。

4.2建立统一的数字化管理系统

首先，电力企业需要进行全面地信息化建设，包括硬件设备的更新和软件系统的建设。硬件设备方面，应当更新存储设备、扫描仪等数字化设备，以满足大量档案的存储和数字化处理需求。软件系统方面，需开发或引进适合电力企业档案管理的数字化管理系统，以实现档案的电子化存储和检索。其次，建立统一的档案管理规范和标准。电力企业档案管理涉及多个环节和部门，统一的规范和标准能够提高档案管理的一致性和效率。该规范和标准应考虑电力企业档案的特点和需求，包括档案电子文件格式、档案文件命名规则、档案分类与索引等，确保数字化管理系统的使用符合统一的标准。另外，必须加强档案管理人员的培训和能力建设。电力企业需要培养专业的档案管理人员，他们能够熟练操作数字化管理系统，负责档案的数字化处理、存储和检索。同时，这些人员还需要了解档案管理的相关法律法规和政策，确保档案管理的合规性。

4.3与科研机构和技术企业合作

首先，与科研机构合作可以促进研发和创新。科研机构通常拥有丰富的研究资源和专业知识，能够为电力企业提供前沿的研究成果和技术咨询。电力企业可以与科研机构合作，开展共同的研究项目，探索适用于电力企业档案数字化管理的新技术和方法。其次，与技术企业合作可以获取现成的数字化管理技术和产品。技术企业通常具有丰富的实践经验和先进的技术应用能力，在数字化管理领域具有一定的竞争优势。电力企业可以合作开发针对电力企业特定需求的数字化管理技术和产品，提高档案数字化管理的可行性和实施效果。合作过程中，电力企业应注重与合作方的沟通和理解，双方需明确定义合作目标和合作方式，并建立良好的合作关系。同时，电力企业应根据自身需求和实际情况，选择合作方的合适技术和产品，并进行合作项目的有效管理和评估，确保合作的顺利推进和成果的实现，与科研机构和技术企业合作，可以为电力企业提供专业的支持和先进的技术解决方案，促进档案数字化管理的提升和创新。这种合作有助于加快电力企业数字化转型的步伐，提高电力企业的工作效率和管理水平。因此，电力企业应积极探索与科研机构和技术企业合作的方式，并加强合作过程的管理，实现电力企业档案数字化管理水平的全面提升。

4.4构建完善的档案数字化管理机制

档案管理部门应该结合自身实际情况，构建完善的统筹机制，用以实现档案数字化管理的协同发展，确保单位各个部门之间的协调合作。可通过建立档案数字化管理领导小组的方式，由单位的所有部门共同参与进来，协商完成档案数字化管理规划的制定。并且构建统一的档案数字化管理数据库，以便单位各个部门都能够实时分享档案信息，提高单位各个部门的协同能力。

档案管理部门应构建完善的协调机制。这是因为档案数字化管理本就涉及到多个层面，在实际工作中存在很多的冲突与问题，这就需要构建完善的协调机制，用以解决潜在的冲突矛盾。可通过建立档案数字化管理协调办公室的方式，负责协调单位各个部门之间的工作，解决档案数字化管理存在的争议，用以促进档案数字化管理项目的全面开展。

档案管理部门还应构建完善的监督机制，用以确保档案数字化管理机制的贯彻与落实。可通过建立档案数字化管理监督机构的方式，负责监督档案数字化管理机制的执行情况，检查各个部门是否严格遵循该机制的各项规章制度，惩罚与纠正不合规行为。并且建立与之相匹配的绩效评估体系，用以评估档案数字化管理机制的实施成效，以便不断提升与改进档案数字化管理工作质量。

4.5加强对数字化档案的安全管理

档案管理部门应该构建一个严格的访问控制机制，通过身份验证、权限分配等方式，确保数字化档案只有授权用户才可以访问，且用户只能访问自身职责所需信息，以保证数字化档案信息的安全。

在档案信息的存储与传输过程中，可使用强大的加密算法，用以保护数字化档案信息的安全性，这样即便数字化档案信息出现泄露、盗取情况，无法解密也就难以被盗用。定期备份、恢复、审查、更新数字化档案，能确保数字化档案的长期安全。档案管理部门应该对数字化档案进行定期备份、恢复、审查与更新，并将数字化档案存储于不同地点，以避免出现灾难性事件给档案数据带来不可逆转的永久性损害。而这种持续性的安全措施，也有助于确保数字化档案的长期安全。档案管理部门应该为档案管理工作人员提供必要的数字安全培训，教会档案管理工作人员辨别潜在的安全风险，争取处理非正常事件，尤其是提高自身的安全防护意识，从而让他们主动维护档案数字化管理的安全。

4.6提高档案管理数字化水平

电力工程档案管理数字化水平的提升需要一定的信息化投入和技术支持，企业或机构可选择适合的文献管理软件、文件共享和流转分析工具等辅助性工具。数字化档案的建设过程中，需要将纸质档案、文件和文件夹进行编目编号，采用扫描、OCR、文字识别等技术将工程档案变成电子档案，并根据需求建立数据索引和整体档案的分级备份机制。电力工程档案管理数字化涉及到档案的安全性保护，要确保档案的保密性、完整性、真实性和不可篡改性等方面的要求都得到满足。是以，各种电子文献系统应有完善的权限控制及反篡改等技术策略。电力工程档案管理数字化系统的用户设计一定要贴近用户的实际需求，根据档案的内容来设计涉及产品的人机交互、信息展示和查询方便。此外还要考虑系统的易使用性、可拓展性、修复性等方面的要求。针对电力工程档案管理流程问题，需要对每个阶段的工作流程进行优化，并进行规范化操作。建立完善的管理控制制度、带有时间、效益等方面的指标，提高协调性及提醒，以提高数字化水平。总之，通过上述方式和方法，电力工程档案管理可以实现数字化管理，提高电力工程档案管理的数字化水平，提高管理效率，加强安全保密措施，并且为日后追溯、查询相关信息，以及工程项目经验积累等重要应用奠定了良好的基础。

4.7加强档案管理的组织领导和人员培训

在提升电力企业档案数字化管理水平的过程中，加强档案管理的组织领导和人员培训是非常重要的策略和措施。首先，电力企业应该明确档案管理的重要性，并将其纳入企业的管理体系中。完善的组织领导可以为数字化管理提供必要的支持和资源，并建立一套完善的档案管理制度。其次，电力企业需要注重档案管理人员的培训和素质提升。档案管理人员应该具备良好的专业知识和技能，能够熟练掌握数字化管理工具和系统，并能够适应和应对日益复杂和多样化的档案管理需求。同时，培训还应包括档案管理的相关法律法规和政策，以确保档案管理工作的合规性和规范性。此外，电力企业还可以通过与高校和专业机构合作，开展档案管理人员的培训和教育项目，通过与专业机构的合作，可以借鉴行业内外的先进经验和最佳实践，提供专业的培训和指导，帮助档案管理人员不断提升自身素质和业务水平。

结束语

电力工程档案数字化管理具有重要的意义和广泛的应用前景，可以有效提高档案管理工作效率和信息共享水平。同时，数字化管理所面临的风险需要得到重视，必须采取相应的措施进行保障。在未来的研究中，应进一步完善数字化管理技术和体系，促进电力工程档案数字化管理向智能化和自动化方向发展。

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