企业档案管理数字化转型的探索

企业档案管理数字化转型的探索

马会兴

身份证号：132427197608012611

摘要：随着数字化科技的普及与广泛应用，企业必须不断创新以适应市场竞争和行业变化，档案管理工作在企业的发展中占有重要的地位，为了打造强劲且持续增长的企业，必须优化商业模式并提高生产效率，运用先进的数字技术能够升级产品和服务。因此，实现企业档案工作的数字化转型已刻不容缓，是顺应时代潮流发展的要求。

关键词：企业；档案管理；数字化转型；探索

一、企业档案管理数字化转型的内容

1. 规范与完善基础业务

基础业务的规范和改进，进一步优化了企业档案的管理机制，从而达到了对档案的集中管理，通过制定一套规范的档案管理体系，确保档案数据资源的规范、统一。在档案管理数字化转型过程中，基础业务的标准化和完善是最基本的工作，也是确保数字化转型得以成功实施的关键。档案管理体制不健全、管理方案不合理、业务流程不严谨、数据标注不标准、都有可能影响档案管理的数字化转型。

2. 增量档案的电子化

首先，可以更好地展示数字档案管理的效果。即使在增量档案尚未完全完成数字化转变的情况下，通过对档案管理流程的数字化改造，仍然能够极大地提高其数字化的优越性；其次，可以帮助管理者解决企业在开展信息化改造时所面临的困难。一些企业在发展过程中，因为信息化管理快速发展产生了很多的信息数据，在数据资源的长期保存上有一些新旧系统之间的连接置换等问题，给企业的信息化建设带来了很大困难。而档案电子化则可以很好地解决上述问题，使企业的档案管理工作向数字化转型。

3. 存量档案的数字化

存量档案的数字化，是指将企业原有的传统载体档案资源数字化，建立在档案目录、数字图像以及结构式数据信息等相关系统之上，实现对传统档案信息的全面数字化。数字化处理存量文档，不仅是对其管理对象开展数字化处理，还是对其开展有效管理的一个重要环节。

4. 档案管理的智能化

智能化档案管理主要涉及从传统人工操作向基于数字技术的智能操作的转变。这个过程的核心是深刻改革现有档案管理系统，通过基于企业信息需求的专业电子档案系统的开发和实施，将高效且全面的电子档案系统集成到企业档案管理流程中，旨在实现档案管理的智能化和数字化，从而提升企业档案管理的效率和质量。

二、企业档案管理数字化转型发展策略

1. 立足企业业务数据归档，开展档案资源数字化

首先，研究企业业务系统中的数据档案。数据档案不是数据备份，而是要对档案数据还原的价值和现状做系统性分析，生成有保存价值的数据内容、技术识别和保存方法。根据企业经营系统的数据构成特点，把经营系统划分为四种类型，即综合管理系统、操作管理系统、生产操作系统以及持续监测系统。在对各种档案信息和数据展开存档和保存的基础上，制订相应的管理和利用计划；其次，加强企业档案数据归档工作。一方面，引进数字化手段，精进业务环节，确保归档数据真实可信；另一方面，借鉴科学的归档方法，规整企业档案数据资源。目前，已完成电子文件系统（OA）及合同、档案管理系统的整合，多个模块实施数字化归档，工程和生产技术管理系统亦初步积累了实践经验。此外，推动现有档案的数字化转化进程。在企业发展过程中，纸质资料的广泛积累无法充分发挥其潜在价值，执行新的数字化档案管理策略后，摈弃简单的扫描模式，根据实际业务需求数字化处理档案内容，以期充分挖掘企业档案信息的附加值。

2. 加强档案管理数字化建设

在档案管理数字化转型时期，档案管理信息化、数字化以及电子化已成为大势所趋，企业要跟上时代发展的步伐，要充分意识到数字化转型发展的重要性和必要性，并通过切实的手段加强档案管理数字化建设工作，促进企业档案管理工作的顺利开展。首先，加强档案管理信息化工作先要建立一种先进的管理观念。作为企业的领导者以及档案管理人员，都要主动打破常规、守旧的档案管理模式，加强档案管理工作的创新与优化。在数字化变革的大环境下，企业档案管理部门应主动运用各类现代化的科技手段，促进档案管理模式创新。作为企业负责人，要加强对档案管理信息化的认识，在技术和资金上全面支持。作为档案管理人员，应主动学习数字化档案管理工作的相关知识和技能，提升自身的综合素质，为做好数字化档案管理工作努力。其次，要想推进数字化档案管理工作就必须加大软件系统和硬件设备设施的资金投入力度。档案管理信息化的关键是各种技术和设备设施的运用，没有各种技术和设备设施的支持，很难实现档案管理数字化的转型。为此，企业必须根据档案管理数字化建设的要求，完善和配置档案管理场所、数字化管理设备设施和电子档案管理设备设施。同时，引入和发展适合档案管理的在线管理平台、管理信息技术等。

3. 培养数字化档案管理相关专业人才

随着档案信息化管理时期的到来，企业档案信息数量也越来越多，因此，必须优化现有的档案管理工作模式，从而更好地适应企业发展的需要。企业档案管理部门在开展档案数字化转型工作之前，必须有计划地培训企业档案管理人员，一方面，档案管理人员应始终保持对这项工作的高度关注，通过培训，熟练操作计算机、扫描仪等设备设施，并能够掌握相关的信息技术，使其专业知识与管理水平得到进一步提高，打破原有的档案管理理念的限制，让数字化档案管理为企业的可持续发展做出更大的贡献。

4. 建立数字化档案管理标准与规范

在档案管理数字化转型的过程中，建立统一、规范的档案管理标准和流程至关重要。这不仅能确保档案信息的完整性、准确性，还有助于提升数字化档案的管理效率和检索效率。因此，企业应当根据自身业务特点和管理需求，结合国家和行业的档案管理标准，制定一套适合自己的数字化档案管理规范。这些规范应涵盖档案的收集、整理、分类、存储、检索、利用和处置等各个环节，确保数字化档案管理的每一步都有明确的指导和依据。同时，企业还应定期对数字化档案管理规范审查和更新，以适应企业发展和档案管理技术的变化。

5. 强化档案信息安全保障

随着数字化档案管理工作的不断深入，档案信息的安全性问题也逐渐显现出来，如何防止档案信息被泄露、篡改和破坏成了档案管理工作的重要课题。为了确保档案信息的安全，企业必须采取相应的措施来加强对档案信息的保密管理。具体而言，首先，要建立健全的档案信息保密管理体系，明确档案信息的保密职责与要求，并强化档案资料存取的控制与审核，以此来防止档案信息被非法获取和使用。其次，为了保证档案信息的安全性，企业可以采取多种技术手段，如对文件加密、身份认证以及防火墙等，以确保文件在传输和保存过程中不被恶意攻击和窃取。同时，在加强档案信息保密管理的同时，也需要加强档案信息的备份与恢复工作，以保证档案信息的完整性。此外，企业还应定期检测与评价档案信息的安全性，对存在的安全风险及时检测与排除，从而确保档案信息的安全与完整。因此，企业档案管理的数字化改造将是一个长期性和复杂性的课题，需要企业在各个环节要付出努力，通过在企业业务数据归档的基础上，加强档案管理数字化建设，培养数字化档案管理相关专业人才，建立数字化档案管理标准和规范，加强档案信息的安全性保证，公司能够逐渐促进档案管理数字化转型的进一步深化，为公司的发展提供强有力的支撑。

参考文献

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