合同管理视角下企业内控制度建设

合同管理视角下企业内控制度建设

郭毅

新疆友邦工程建设有限公司  新疆克拉玛依  834000

摘要：在企业中，合同管理是非常重要的内容。合同管理中的风险贯穿合同制定、执行、监督和解除等多个阶段。本文首先分析企业加强合同管理的意义，其次探讨合同管理视角下企业内控制度建设框架，就以提升合同管理中的风险控制能力。这将有助于提高合同管理决策的科学性，为企业发展提供有力支持。

关键词：合同管理；企业内控；制度建设

引言

随着市场经济深入发展，企业在合同管理过程中不可避免地面临诸多风险。合同管理作为企业运营过程中的重要环节，其风险防范对促进企业稳定发展具有重要意义。尤其在当前经济全球化和市场竞争日益激烈的背景下，企业需要更加关注合同管理中的潜在风险，采取切实可行的防范措施，以提高经营效益、降低经营风险并推动廉政建设。

1企业加强合同管理的意义

一方面，企业加强合同管理有利于提升合同签订的质量。合同作为经济活动的最终呈现形式，是对经济活动的细化与条理化，通过对合同内容的严格审查，能够更加精准地发现企业在采购、生产以及营销等各个环节的漏洞。经过与合作客户的磋商，形成互惠互利的双赢合作，合同一经签署，则双方均需承担各自的权利和义务，一旦合同内容存在法律争议或漏洞，将会给企业埋下风险隐患。因此，企业加强合同管理的过程，可以提高管理决策科学性和提升合同签订的质量，有助于帮助企业提前识别合作风险，未雨绸缪，防患于未然。另一方面，企业加强合同管理有利于推进自身的廉政建设。合同的签署是经济活动的开端，对合同的严格监督和审查可以帮助企业深刻了解每一笔资金的去向、每一项资产的用途。企业在面对重大事项的决策时，完善的合同管理流程可以辅助集体决策、公开招投标等制度的落地，从源头降低腐败的可能性，保护企业资金的安全完整，全面提高资产利用效率，加快推进企业的廉政建设。

2合同管理视角下企业内控制度建设框架

2.1注重合同管理制度框架的顶层设计

强化合同管理制度框架的顶层设计是确保合同管理制度水平能够提高的关键，同时对构建合同管理的整体性能起到有效的促进效果，能够有效带动其他环节的顺利实施。在合同管理框架设计环节，要从合法性、前瞻性、可操作性、预防性、开放性等各方面做到统筹兼顾。

2.2建立透明化合同执行与管理机制

透明化合同执行与管理机制是一种合同时间、合同约定和合同信息的管理策略，其在满足企业信息保密需求的基础上，能与合同签署对象实现合同信息共享及关键信息校验。这种机制尤其有利于解决违约问题、时间性问题及信息不对称问题，可以有效地增进企业和合作对象之间的互信关系。在合同管理方面，企业应根据合同的约定内容，对合同义务进行深入分析。在法律允许的情况下，企业应以经济效益为基础执行合同义务，并监督相关业务、财务、生产、设计和研发部门，要求其严格按照合同内容制定作业管理规范，以避免因企业内部管理问题而构成合同违约。通过这种方式，企业可以进一步提高合同内容的执行能力。此外，企业还可以通过透明化合同执行和管理机制，定期与合同签订对象进行沟通，将一些不具备执行条件的合同进行变更，转移约定中的信息非对称风险。这样可以提高合同管理的有效性和实效性，控制合同执行阶段的各类合同管理风险。

2.3加大各级部门的监管力度

作为政府主管部门，要及时发现和解决劳动合同管理工作中出现的问题，做好“双随机、一公开”抽查工作，监管到位，提出进一步完善的对策和措施。积极发挥三方机制作用，通过劳动关系三方协调机制，加大监管力度，联合人力资源和社会保障局、工会及企业三方力量，加强劳动法知识的宣传工作，通过宣传让用人单位和劳动者意识到依法签订劳动合同的重要性和必然性，通过多媒体、广告宣传等多重手段，提高就业人员及用人单位对劳动法的认识，加强相应法律法规建设。同时，加大政府劳动部门对企业的监管力度，多下企业、多开通服务热线，劳动监察部门加强监管力度，对没有与劳动者依法签订劳动合同的企业，应该依法责令其及时改正。通过多方合力，力求将劳动纠纷、企业和劳动者的损失降低到最小估值。

2.4规范管理合同文本格式

其一，国有企业应优化合同文本，确保其条款明确、合理且合法。在合同文本起草过程中，应综合考虑各种因素，明确规定双方的权利和义务，避免含糊不清的表述。同时，企业还应关注法律法规的变动，及时调整合同条款，以确保合同内容符合最新的法律规定。其二，基于市场状况和行业特点，应科学制定合同框架和格式。针对不同类型的合同，企业应根据实际需求和行业特点，制定适用的合同框架和格式，确保合同条款的适用性和操作性。其三，基于合同使用频率和重要程序，应对合同进行科学比较和整理分类。对于使用频率较高的合同，应及时总结经验，提炼出合同文本中的优良条款。同时，将类似合同进行归类整理，形成合同模板库，以便在今后的合同管理工作中迅速找到适用的合同文本。

2.5积极落实动态化合同管理

一方面，强化合同的履约管理。国有企业应从组织架构的角度切入，设置专门的合同管理部门、合同履约管理的责任人等，专人专岗，对合同管理的全部事项进行统筹，设计合理的操作规范、流程以及岗位考核标准。对客观环境变化而导致合同需要变更或终止的情况，由合同管理人员按照流程进行办理。合同管理人员要对整个合同管理过程进行监督，发现对方未按照规定履约的，应积极沟通并主动了解情况，促进按时履约，并督促企业内部的合同执行人员树立正确的法律意识，对出现的履约风险、异常合同等，及时上报管理层并采取必要措施，对严重违约或难以通过正常手段沟通的合同，要积极寻求法律帮助。另一方面，国有企业应建立完善的合同台账。明确合同档案的归口管理责任，注重合同的日常管理，完善合同分类标准并统一编号，便于日后的查阅和检索。另外，注重合同的动态化管理，除了合同文本外，还要对合同相关的过程审批资料、采购资料、谈判资料、决策资料、验收材料以及支付材料等统一归档保管。

2.6信息化基础设施建设

信息化基础设施是企业合同管理信息化建设的基石，这包括硬件设施、软件系统、网络环境及数据中心等关键组成部分。企业需要根据合同管理的具体需求，投入相应的资源建设稳定可靠的信息化基础设施。在硬件设施方面，需要保证足够的存储和计算能力；在软件系统方面，除了通用的办公和管理软件外，还应引入专业的合同管理软件或平台，支持合同的电子化处理和智能化管理；在网络环境方面，应建立安全稳定的网络系统，确保数据传输的速度和安全性；在数据中心方面，需要采取有效措施保障数据的安全和备份，防止数据丢失和泄露。通过建设完善的信息化基础设施，企业可以为合同管理提供强有力的技术支撑。

结语

综上所述，企业合同管理中的风险控制要结合企业合同规范要求和合同条款内容，制定有针对性的合同管理方案和管理服务体系，进一步提升企业的合同约定执行和履行能力。同时，企业还要根据未来发展方向和合同签署时效，制定统一的合同管理规范，确保企业能够按照合同要求履行合同义务，将合同管理风险控制在相对较小的范围内，降低企业合同风险的发生概率，增强企业对合同风险的规避能力。

参考文献

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