企业档案分类与检索系统的优化策略

企业档案分类与检索系统的优化策略

郑帅丽

航空工业哈尔滨飞机工业集团有限责任公司 黑龙江哈尔滨150060

摘要：随着社会的发展，企业不断进步。在企业管理工作中，提高档案管理工作效率，推动其标准化、规范化开展有利于提高企业整体的工作效率。在当今数字化浪潮和知识经济的时代背景下，我国正积极迈向全新的发展阶段。由于企业档案管理工作受多种因素影响，其管理质量与效果仍有待提升，档案管理的价值尚未得到全面体现，不利于企业的发展和成长。因此，在新时代背景下，企业应深刻认识档案管理所面临的挑战，积极探索切实可行的解决方案，并努力推动档案管理的规范化与标准化，以确保企业档案管理工作能够高效、顺畅地开展。

关键词：企业档案；分类检索系统；优化策略

引言

企业档案是企业各项业务活动中形成的具有保存价值的文件材料，记录着企业的经营发展轨迹，是企业重要的信息凭证。在企业步入转型发展的新时期，必须同步推进档案管理工作改进与创新，重点解决档案资源利用不足、档案流程审查缺失、档案信息化不完善及档案管理模式守旧等问题，全面构建起科学、完善、先进的档案管理体系，促进企业档案管理工作的高质量开展。

1企业档案管理的重要作用

1.1档案管理是企业经营管理水平提升的前提

有效的企业档案管理，是企业经营与管理水平提升的前提。档案中收录记载着企业的发展历史，历年经营数据、决策方案等内容。通过分析历年档案资料，企业管理者们可以更直观地了解企业经营决策上的失误，分析经营管理中的成败成因，探索企业发展中存在的问题与风险。通过分析历年资料发现问题，从而更有针对性地调整企业经营战略、完善企业管理机制，以实现企业管理水平有效提高。此外，完整的档案不仅存储着企业历年文档记录，彰显企业发展中的辉煌成就，更可以善加利用，以简报的形式，向合作伙伴展示企业实力，促进企业之间合作，以更加紧密的合作为企业的高质量发展奠定坚实的基础。

1.2档案管理是企业员工维护合法权益的重要保障

从企业的角度来看：档案管理不仅是企业进行日常生产经营过程中的记录，更是员工维护自身合法权益的后盾。就目前复杂且多变的商业环境中，企业与员工之间的纠纷在所难免，而档案管理则能有效化解这些矛盾。一份详细且完整的档案，记录了企业在不同日期和不同时间下的活动与交易情况，比如合同、协议以及人事变动等重要的信息，企业在与员工处理纠纷和矛盾的过程中，这些档案能够提供真实的证据，帮助企业还原事实的真相，进而维护合法权益。与此同时，从员工的角度来看：档案也是保障员工合法权益的重要依据，员工在企业中的工作表现、薪酬、岗位调整以及各个方面的福利待遇等的信息都被记录在了档案中。一旦员工与企业之间发生了劳动争议，这些记录就会成为员工维护自身合法权益的有力工具。

2企业档案管理问题

2.1缺乏档案管理的全面认识

目前，许多企业在运营管理中过于聚焦具体业务，而对档案管理工作的重要性认识不足，在一定程度上阻碍了档案管理工作的正常开展。部分企业管理层对档案管理缺乏重视，认为其并非企业管理的核心任务。因此，在人员配置与培养时缺乏现代化档案管理培训方法，在一定程度上影响企业整体工作的高效性和规范性。因相关员工个人技能存在不足，难以全身心投入档案的处理工作。同时，人力资源部门对档案管理人员的重视程度不够，未将其纳入评估体系，导致员工在档案管理工作中的积极性受到一定影响。在档案管理过程中，相关工作人员未遵循标准化规范，容易出现档案内容模糊不清、字迹不整等问题，无法有效体现档案价值，进而对企业的持续发展造成阻碍。

2.2档案管理人员素质水平有待提高

为确保企业档案管理工作规范化与标准化，必须提高档案管理人员的综合能力。然而，在实际情况中，档案管理人员在综合能力方面存在不足，主要源于企业对档案管理重要性的认识不足，导致档案管理人员缺乏职业热情和责任感。因此，企业需要加强对档案管理的重视，提升档案管理人员的综合素质，以确保企业档案管理工作的顺利开展。另外，企业在招聘档案管理人员的过程中亦面临多重挑战，部分应聘者展现出较低的专业素养，缺乏足够的档案处理经验。由于企业未能建立定期培训机制，导致档案管理人员的技能水平难以适应当前的档案管理要求。

3加强企业档案管理工作的对策

3.1重塑档案资源体系，推进档案整合利用

（1）数字化处理存量档案。对存量档案进行数字化处理是借助相关的设备，运用先进技术将纸质档案中的信息录入计算机系统的数据库中，是一种新型的档案管理模式。企业以提高档案利用频率为出发点，对利用频率高、使用价值大的档案进行数字化处理，最大限度地发挥档案的作用。例如，公司可以针对竣工图和基建档案开展数字化处理，在综合考虑项目档案利用特点的基础上，从项目档案产生之日起，对工程中重要节点产生的档案进行数字化处理后，将其上传到计算机系统中，存储至数据库内，为档案的高效利用创造条件。（2）电子化处理增量档案。对增量档案进行电子化处理的最终目的是将公司新产生的档案数字化，以提升档案的管理效率，减少纸质档案的维护费用，使档案信息的查询与利用更加便捷。部分企业的电子文件数量较多，没有专人负责管理，导致档案的利用难度较大。所以，企业应在自动化办公环境下加快实现增量档案的电子化。为获得完整、可靠的数据，企业可在线上开展档案管理工作，逐步扩大电子文件的收集范围，对相关标准加以完善，保证电子文件的完整性、真实性、可用性和安全性。同时，企业可以采用智能化和自动化技术，快速完成电子文件的采编等流程，加强档案与企业业务之间的联系，提高档案的利用效率。

3.2建设企业档案资源体系

一是开展档案普查、摸排家底。数字化业态和信息技术迭代快，面对快节奏的竞争格局与千变万化的技术路线，需要开展面向企业全系统的档案普查，完整掌握企业存量档案的数量、质量和结构，结合企业市场环境与具体的用档需求，科学评估企业的档案整体质量、数字化建设的发展程度，掌握企业档案资源的基础家底，科学制定符合企业实际情况、针对性强的档案工作目标。

二是档案数字化查漏补缺。按照存量档案数字化、增量档案电子化的要求，一方面解决档案管理系统软件与企业办公业务软件的互通互用和传输问题，实现企业全业务电子化归档，另一方面加强对存量数字档案的质量管控，开展专项修缮，规范分类与标引。

三是档案业务前置、保持预见性。数字时代的现实问题是万物皆数字，如何快速识别新的档案资源形态，并高效归档纳入企业档案管理范畴是企业档案资源建设的能力体现；这需要企业档案业务部门摈弃传统档案认知和信息偏见，保持预见性，发现新形态后要第一时间介入。

四是推动档案与业务深度融合。打破部门藩篱，以企业档案信息为要素对象，将过去以档案为对象但不属于企业档案工作范畴的业务活动纳入档案业务中；依托无纸化办公来制定档案电子化转换、编码、定密、封装、入库等业务环节，推动归档流程的电子化，建设覆盖企业全部门的档案收集与归档闭环系统，提高归档效率、减少鉴别损耗，为企业档案的平台工作站建设奠定基础。

结语

随着经济社会的高速发展，原有的企业档案管理模式日渐落后。为适应新时期的新经济环境，企业档案管理也应随之转型发展。伴随着数字化技术的日益成熟，企业应冲破原来的思维模式，引用新技术进行档案管理，以新的档案管理思想，展开信息化、电子化、数字化管理，实现企业档案管理的规范化和科学化发展。

参考文献

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[2]杜林芳.促进事业单位档案管理工作规范化、科学化发展的措施[J].城建档案,2021(1):99-100.

[3]杨海玲.企业档案数字化建设路径探析[J].办公室业务,2021(24):　　181-182.