浅谈城建工程档案的管理

浅谈城建工程档案的管理

袁艺诗

身份证号码：440804199810281142

摘要：随着我国经济建设的快速发展，城市建设也日新月异。城市信息化建设和电子政务的不断推进，深刻影响着人们的生产和生活，逐步改变着我们的工作方式，这一方面为城建档案工作进一步发展提供了更广阔的空间，另一方面也对城建档案工作提出了更高、更新的要求。本文对工程档案管理新模式进行了探索与实践。

关键词：城建工程；档案管理；信息化

随着我国社会主义经济建设的迅速发展，城市现代化进程不断加快，大量的新建筑物随之不断涌现，城市面貌日新月异，城市建设档案数量也与日俱增。在城建过程中，城建工程档案能准确反映工程建设活动和工程实际状况，反映城市建设的真实面貌，是城市展的历史记载，是城市规划、建设、管理、维修、恢复、扩建、改造的基本依据，因此城建档案管理工作显得尤为重要。

1工程档案概述

工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，它是基本建设项目管理工作的重要组成部分：建立与加强工程档案管理工作，是项目建设管理工作的需要，也是国家和建设部的共同要求。工程项目达不到规定要求的建设项目不能进行竣工验收。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就处于乏人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都是十分不利的，其结果必然会影响工程的建设、整理与验收工作、建立工程档案工作的目的是为更好地完成现实与历史的重任。

2建设工程项目档案管理现状

2.1管理不规范不系统

城建档案管理工作主要包括档案的搜集、整理和利用等内容，但在实际的管理中，由于受人为因素和外在环境的影响，形成的管理标准的规范性和系统性不强，各环节的标准还存在不小的差异。具体表现为：档案业务的建设不规范、保护措施落实力度小、管理制度不科学；管理城建档案的各部门之间联系不紧密，没有形成完整的管理体系，导致档案管理工作不能有序高效地进行。管理工作上的这些问题，阻碍了城建档案工作与城市建设的协调发展。

2.2缺乏专业的档案管理人才

档案管理的前提是要有专业的人才，具有较强的专业知识，较高的专业素养。城建工

程档案整理起来繁琐、枯燥，劳动强度大，重复劳动多，且收入也不高，所以人员流动频繁，而且缺乏专业的档案人员，很多工作人员都是身兼数职，缺乏相关的专业知识，以至于一项工程下来，档案收集这块出现很多地方衔接不上，交接制度不完善，容易出现人走档案走，人走档案丢的现象。

2.3档案管理意识不强，对档案工作不够重视

有些工程施工单位错误地认为建设项目主要是以建设工程项目实体为主，不重视工程文件资料的收集整理工作，认为资料是为应付建设单位、质监站等单位用的，与工程本身没有什么联系，由此导致项目档案工作没有领导负责，管理制度不落实，档案人员变动频繁，档案资料无专人管理。当建设项目工程竣工进行验收时，才突击进行资料补收。由于平常不注意资料积累和收集，出现了竣工后补资料、编造资料的问题，严重影响了项目档案的真实性、原始性、准确性，这将对工程以后的修建、改扩建工作埋下了不可估量的隐患问题。

3新的管理模式的内涵与功能

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。我们认为新的管理模式应是一种以档案实体、及其相关信息为管理对象，采用文件、档案、信息一体化集成管理的方法，利用现代高新技术，实现对档案信息的多功能开发、利用，对档案实体达到有效保护的一种管理方式。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行

4加强城建档案管理创新措施

4.1健全体制，完善各项规章制度

要转变目前城建工程档案管理的被动局面，首先要建立相关的领导责任机制，成立领导小组专门负责此项工作，明确岗位职责权限。其次要根据国家相关行业的法规制度，结合实际工作的相关情况建立健全各项规章制度，包括档案接收制度、档案整理制度等，同时针对工程项目各个环节制定相关制度，确保工程项目中各个环节产生的档案资料的完整性和准确性。

4.2树立先进的档案管理理念

管理理念的确认对指导实践工作具有重要的指导意义。对档案管理的现代化来说，具备先进、良好的档案管理理念，还是很有必要的。档案本身来说，不仅仅是对过去一种文字

记载凭证，更是面向未来反思的重要依据，我们要充分发挥其自身的经济价值。而这就对档案管理的系统性提出了更高的要求。所以说，要想发挥档案的情报价值，需要我们梳理现在的档案管理理念，能够利用计算机网络技术，帮助档案建立一个系统的、全面的脉络，能够面对过去，反思过去，把握现在，赢得未来。信息化条件下城建档案管理，需要档案管理的从业人员能够形成先进的管理理念，树立终身学习的管理理念，从而为实现档案管理的信息化奠定坚实的思想基础。

4.3加大财政投入，拓宽资金来源

资金缺失是阻碍城建项目工程档案信息化管理的一个重要因素。所以，想要推进城建项

目工程档案信息化建设，就需要政府在城建项目工程档案信息化建设中加大财政投资。用政府的大手指挥着城建项目工程档案信息化的建设和发展。但是，由于各地区的城建项目工程档案馆数目较多，单靠政府的财政倾斜是不可行的。为此，各地区城建项目工程档案馆应当开阔眼界，在全社会的范围内寻找资金来源，缓解政府压力，促进城建项目工程档案信息化建设的进程。

4.4培养优秀的档案管理人员

在当前外界形势快速发展变化的趋势下，工程档案管理工作也产生了新的变化，很多新要求和新标准的提出，为技术人员的培训工作提出了新的挑战。档案管理人员必须要具备足够的发展意识，不断提升自身业务能力和工作水平。更新自身观念，主动地对相关工程档案的法律法规进行学习，同时积极了解先进的档案管理理论知识，积极适应新设备和新技术的应用。相关部门只有不断引进这方面的年轻人才，努力将他们培养成符合时代发展并且能够全面掌握城建档案管理信息化建设的工作者，才能改变城建档案管理缺少专业性技术人员的局面。同时，对于现有的负责城建档案管理信息化建设的管理人员，也要强化自身的责任意识，在工作中对档案管理工作提供更加可靠的保障。

结语：在现代建筑工程项目建设工作不断开展落实的情况下，工程档案管理工作也面临着更多的要求和挑战。房建工程项目档案与一般生产技术档案有所区别，它是由多个单项工程形成,周期长、投资大,环节多,在整个工程建设中形成的档案数量大、种类多、专业性强作为一项系统工程,只有通过发包单位及承建单位做到领导重视,人员落实,档案管理制度健全,管理网络建立,过程控制和全程跟踪有效,即可保证搞好城建工程档案管理工作,从而满足城市建设快速发展要求。

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