公路事务中心档案电子化建设的措施

公路事务中心档案电子化建设的措施

谢进

重庆市南川区公路事务中心  408400

摘要：随着网络信息技术的不断创新与发展，无纸化办公时代已悄然来临。在此背景下，公路事务中心作为我国负责交通运输管理的重要部门，要想持续提高工作效率，为社会经济发展提供更加优质的服务，就要高度重视自身内部的档案电子化建设，以此来发挥着信息技术在档案管理中的便捷性、高效性优势，有序加快档案电子化建设进程。基于此，本文简要分析了公路事务中心档案电子化建设的必要性，重点就公路事务中心档案电子化建设的有效措施展开深入探讨，以期为他人提供借鉴。

关键词：公路事务中心；档案；电子化建设；有效措施

公路作为人们日常出行与短途运输首选的一种交通方式，其日常管理、养护与建设工作中往往会形成大量极具保存价值的档案。但根据当前社会整体发展趋势来看，传统档案已无法满足公路事务中心的档案管理需求，且十分不利于档案管理水平的提高，因此有必要借助现代信息化技术，加强公路事务中心档案电子化建设，有序推进档案管理、利用与服务的网络化、数字化进程，充分发挥电子档案在公路运输行业发展中的积极作用与优势。

1公路事务中心档案电子化建设的必要性

1.1提升档案管理效果与质量

在信息化时代背景下，纸质档案管理工作的弊端日渐显现，既无法长久的保存档案信息，也极易发生档案丢失或内容泄露等情况，再加上公路事务中心档案管理内容繁杂，信息量较大[1]，因此有必要通过档案电子化建设解决上述问题。并且还可利用现代网络信息技术将纸质档案转化成电子档案，以此来显著提高档案资源整理、收集与保存的便捷性，综合提高公路事务中心档案管理效率。

1.2实现档案资源共享，满足当今社会的信息需求

于公路事务中心而言，其档案管理工作复杂，涉及领域众多，并涵盖了大量与公路建设、管理与维护等相关信息。针对这一特点，加强档案电子化建设，能够将我国各地区的公路档案信息统一保存到公路事务中心内部的档案管理系统当中，并且可借助信息技术手段，实现跨地区的档案资源共享，并且可显著提供档案检索效率，有助于档案管理人员从海量的档案信息中，精确获取所需档案，提高档案使用效率[2]。另外，档案电子化建设还有助于公路事务中心为社会提供更好水平的档案管理服务，能够有效满足当今社会的信息化需求。

2公路事务中心档案电子化建设的有效措施

2.1加强电子档案管理和办公自动化系统的联系，高效应用办公自动化信息

办公自动化系统作为一种新兴办公系统，近年来成功实现了纸质文件办理向无纸化文件办理的过渡，通过与电子档案管理系统的紧密联系，还可显著提高办公自动化系统内部信息的应用效率，能够有效防止档案内容被重复录入[3]。与此同时，通过连接两个系统的接口，能够将办公自动化系统产生的电子文件完整、准确的传输至档案管理系统当中，再由档案管理系统对档案实施进一步分类、排序与价值评估，并自动生成目录，对相关数据进行统计，高效完成档案的整理、处理与电子档案归存工作。

2.2构建系统的数字档案库

在档案电子化建设中，构建系统的数字档案库尤为必要，这是因为公路事务中心的档案数量在不断增多，档案归存工作量也在逐年增加，尤其是档案管理人员需对以往各年度的重要档案与文件分批进行数字化加工，以此来对数字档案库进行完善。另外，数字档案库的建立还需公路事务中心培养一支高素质的信息化建设队伍，为数字档案库建设与后续管理工作提供必要的人才与技术支持，确保数字档案库在档案电子化建设中能够得到有效应用，同时也有助于数字档案库在线查询功能的实现，并且能够在提高档案利用率的基础上，加大对纸质档案的保护，为日后档案电子化建设奠定良好基础。

2.3加快档案管理网络建设步伐

为早日实现档案电子化建设，加快档案管理网络建设步伐，公路事务中心应协同上下级单位与各部门加强各档案管理系统之间的有效链接，积极组建各级公路事务中心相互关联、联系紧密的档案管理网络，以便实现在线查询上下级单位文件的功能，避免上下级文件在档案管理工作存在重复归存的情况，大大节省存储空间[4]。此外，档案管理网络全面建成后，还可通过在线形式，对下级部门的档案管理工作进行检查，此种方法既可提高档案管理效率，提升档案管理工作的信息化水平，也可显著加强电子档案信息的高效利用，进一步优化公路事务中心的档案信息服务能力。

2.4严格执行档案双套制归存制度，强化信息安全管理

公路事务中心是国家交通部下设的机关单位，根据我国档案管理要求，其日常档案管理工作要严格执行“双套制”，即既要对纸质档案进行保管，也要保管电子档案，并且要落实好电子文件档案的归档工作，与纸质文件共同进行归档处理。同时，为有效保证档案及归档电子文件的真实性与完整性，公路事务中心应高度重视并加强信息管理。首先，要对局域网和外网实施物理隔离，提高对网络访问权限的管理，并且要采取身份认证与密钥管理等措施，加大档案信息安全管理[5]。另外，针对设有密级的电子档案，禁止将其内容信息输入到办公自动化系统当中，且不提供相应的查询服务。其次，健全档案交接制度，制定可靠的信息安全保障措施，避免档案资料在数字化加工过程中发生丢失或内容泄露等情况。最后，完善档案信息安全制度，要求档案管理人员对每份档案均进行数据备份，或利用光盘对档案内容及相关信息进行同步备份。此外，

公路事务中心在档案电子化建设与信息化管理方面，要主动采取数据备份策略，实施异地存放管理，并且要构建系统的灾备、存储系统，以进一步保障档案信息安全。

结束语

综上所述，加强档案电子化建设，既有助于公路事务中心内部档案管理效率与管理质量的提高，也可满足信息化时代背景下公路事务中心对档案管理信息化的要求。为此，公路事务中心在档案电子化建设过程中，应不断加强电子档案管理系统与办公自动化系统的联系，充分利用办公自动化信息，并且要积极构建数字档案库，主动进行档案管理网络建设，以此来全面推进档案电子化建设，为公路事务中心的档案管理工作提供便利，进而更好的服务社会，提高公路交通建设与管理水平。

参考文献

[1]朱晔.公路档案管理信息化发展路径分析[J].黑龙江档案,2022(5):47-49.

[2]陈莉霞.浅谈交通行业文书档案管理的措施及建议[J].青海交通科技,2022,34(1):45-48.

[3]龙飞.浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊[J].中国民商,2021(5):91,93.

[4]姜媛媛.关于做好新形势下公路档案管理工作的分析[J].卷宗,2021,11(5):78.

[5]石霞."互联网+"背景下人事档案管理工作的研究[J].陕西档案,2022(1):44-45.