浅谈企业员工档案管理存在问题及对策讨论

浅谈企业员工档案管理存在问题及对策讨论

梁丽芳

国网云州区供电公司，山西  大同  037300

摘要：在我国经济高质量发展的时代背景下，企业的管理工作出现了大量全新的内容，为企业的发展带来了更多的考验。企业的员工档案记载了大量的内容，与员工的职业规划以及企业的发展均形成了极为紧密的联系。在新时期做好企业员工档案管理工作，既有利于提升员工档案管理工作的效率，也有利于促进企业的现代化发展。本文将依据相关研究成果及工作实践经验，从多个角度分析并探讨了企业员工档案管理的重要意义、存在的问题以及详细的对策。最终希望通过本文的分析探讨，能够使广大企业的档案管理人员有所启发。

关键词：企业；员工档案；档案管理

进入新时期后，企业规模的扩大也丰富了员工档案的内容，这就对企业提出了全新的挑战。同时，传统的档案管理模式已不再适用于新时期的档案管理工作，因而需要企业创新管理模式。近年来，尽管多数企业档案管理工作的相关参与主体能够意识到员工档案管理工作的重要意义，但是其在细节方面的工作中仍存在些许不足。基于此，企业的档案管理人员就需要正确认知新时期企业员工档案管理工作的主要内容，并结合内部现存的问题制定完善的管理策略，做到在系统规整员工档案的同时保障企业的稳定运转。

1对企业员工进行档案管理的重要意义

在新时期对企业员工开展档案管理工作，能够使员工档案管理更好地适应现代社会的同时为企业的高质量发展奠定坚实的基础。在传统的企业员工档案管理工作中，档案管理部门仅能够通过纸质化的办公模式以及传统的管理理念对员工档案进行简单的规整，其不能够深入挖掘员工档案的信息，导致员工档案无法在企业的发展中形成强有力的作用。通过创新管理模式以及理念，企业就能够充分利用现代信息技术开发员工档案的价值，并能够将其作用于各项管理工作，进而增强内部凝聚力[1]。

2当前企业员工档案管理工作中存在的问题
2.1档案资料收集不全面

根据实际的工作状况以及调查发现，部分企业的档案管理部门存在员工档案资料内容收集不全面的问题，这直接阻碍了企业员工档案管理工作的有序开展。出现这一问题的原因是员工档案管理工作的相关参与主体仍坚持传统的工作模式，不能够对全部的员工档案开展分类管理以及严格的信息收集工作。在收集员工档案的资料时，其就会随意收集信息内容，不会与员工本人核对资料信息的准确性，极易致使员工档案存在大量的问题，如难以体现员工的个人素质、职业发展状况等，导致档案资料失真。

2.2难以保障档案鉴定的严密性

相当数量企业的档案管理部门能够意识到提升员工档案管理质量的重要性，但是其难以保障档案鉴定环节的严密性，这也会使企业员工档案管理工作的效果不尽如人意。出现这一问题的原因是该类企业的档案管理部门在开展员工档案管理工作时没有为员工提供专业化的指导，导致员工档案在填写环节中就已经出现数据信息错漏的问题。对于填写不合格的员工档案，相关工作人员也没有在第一时间妥善处理问题，且没有保障档案信息的安全性，进一步加大了企业员工档案管理工作的难度。

2.3未能采用先进的技术手段

一定数量的企业未能采用先进的员工档案管理技术，这同样会导致新时期企业员工档案管理工作的质量大打折扣。引发这一问题的因素是这部分企业的管理者没有为员工档案管理工作投入更多的资源，导致信息化建设工作仅能够停留在较为基础的层面，且不能够及时更新档案管理信息化系统的版本。同时，员工档案管理工作的相关参与主体也不能够熟练使用现代化的技术手段，仅能够通过传统的纸质化办公保存信息。再加上未能开展专业培训，更是降低了员工档案管理的准确性[2]。

3提高企业员工档案管理效率的方法
3.1落实分类管理

企业的档案管理部门应开展员工档案的分类化管理，以此提升企业员工档案管理工作的质量。在开展这一方面的工作时，工作人员应结合企业的发展需求以及员工群体的类型详细规划员工档案的分类，如在职员工、退休员工、调离员工等，并根据档案类型制定更为细节的管理工作内容。例如，在管理退休员工的档案时，就需要在保障档案资料完整性的同时积极参与档案资料的交接工作。如存在较为贵重的信息资料时，也需要开展单独管理，为其赋予专门的分类，并树立保密意识。

3.2重视档案鉴定审核

档案管理人员也需要增强对员工档案鉴定审核环节的重视程度，从而确保员工档案资料的完整性。在员工档案的资料收集阶段时，档案管理人员就需要为企业内部的全体员工提供企业员工档案所需要的资料数据，要求员工如实填写相关信息。完成初步的员工档案资料收集工作后，则应实施归档处理，全面评估员工档案的真实性以及准确性。一旦存在员工档案资料缺失或是信息数据错误的状况时，应及时修改信息。如有必要，也需要加强档案销毁管理工作，避免一切不良影响[3]。

3.3采用现代信息技术

现代信息技术下的企业员工档案管理能够最大限度地发挥档案资料的作用，因此，企业的档案管理部门就需要应用现代信息技术，进而实现员工档案管理的信息化发展。管理者应创新员工档案管理意识，为信息化建设工作投入充足的资金，使企业的档案管理部门能够具备专业化的员工档案信息化系统平台。同时，也需要灵活运用新时期的科学技术，为员工档案管理提供技术保障，如大数据技术、云存储技术、人工智能技术等，真正实现企业员工档案管理工作的动态化。

4结语

综上所述，实现企业员工档案管理工作创新性发展，是提升企业综合竞争力的关键举措。企业员工档案管理工作的相关参与主体只有正确认知员工档案管理与企业发展之间的关系，才能够结合新时期的发展目标优化员工档案管理工作的理念以及模式，做到最大限度地发挥员工档案的作用。同时，企业的管理者也需要增强对员工档案管理工作的重视程度，既要为这一工作投入更多的资源，也需要完善管理机制，更是需要配套专业化的人才队伍，从而以规范化且标准化的员工档案管理体系带动企业的高质量发展。

参考文献

[1]王巍.创新现代企业档案管理提升员工综合素质[J].现代企业,2022,(05):28-29.

[2]孟宪景.企业档案管理规范化与科学化发展[J].中外企业文化,2024,(03):91-93.

[3]杨青红.浅谈企业员工档案管理存在问题及对策[J].环球市场,2020(7):64.