人工智能技术在事业单位档案管理中的应用现状研究

人工智能技术在事业单位档案管理中的应用现状研究

陈卫华

重庆市酉阳县酉阳土家族苗族自治县土地房屋征收中心 409800

摘要：近年来人工智能技术的热度居高不下，成为各行各业的新宠儿。各行各业对人工智能的接受程度也从之前的好奇发展到应用阶段，人工智能已经为很多行业提供了便利解决了难题。这其中就包括档案管理工作。事业单位管理工作是档案管理领域的重要一环，它对人工智能技术的应用已经接近成熟，成为人工智能在行业发展甚至是档案管理领域的典范之一，但是随着事业单位档案管理对人工智能的要求越来越高，人工智能技术也存在一定的局限性。本文旨在对现阶段人工智能技术在事业单位档案管理中的应用进行分析，指出该行业存在的问题或者挑战，并从人工智能的优势和挑战入手进行分析，提供解决这些难题的方法和策略，进一步优化人工智能技术在事业单位档案管理工作中的应用。

关键词：人工智能；档案管理；事业单位；应用现状；信息管理

一、引言

人工智能的出现，打破了传统档案管理的固有模式，给档案工作带来了新的生机和活力，本文主要从人工智能和档案管理工作的基本概念出发，探究人工智能技术在事业单位档案管理工作中的应用，其中包括应用的技术类型以及现阶段的优劣势分析，从而进一步探讨打破现阶段行业桎梏的方法，为下一阶段人工智能在事业档案档案管理工作中的进一步深化应用提供方向。

二、人工智能概述

（一）定义

人工智能（Artificial Intelligence），英文缩写为AI。人工智能的含义我们可以从“人工”和“智能”两个方面去理解。人工智能通过了解智能的本质，生产出一种新的与人类智商同等类似或者高于人类智商的一种一种机器。人工智能的本质就是对数据的大量统计，数据的真实性和数量是影响人工智能水平的重要因素。在发展人工智能的过程中，需要做好新生态环境的营造工作，并制定与之相匹配的法律法规行业标准，在防范风险的同时做好纠错机制，实现人工智能发展和规范的同步平衡。

（二）发展历程

迄今为止，人工智能技术在全球的发展已经经历了五个发展阶段。

上世纪五十年代，美国首先召开了第一届人工智能研讨会，它标志着人工智能的诞生，从此人类在人工智能技术方面开始大规模研究。

上世纪六十年代进入了人工智能的黄金发展阶段，这一阶段的人工智能主要以翻译和证明为主，不过科学家们在这一时期开始考虑通过符号等具象因素来模拟人类思维，人工智能研究有了一个大的进步。

上世纪七十年代，人类在模拟人类思维的研究中遇到了困难，研究速度放缓，人工智能发展进入了第一个瓶颈期。

上世纪八十年代，人工智能技术开始应用于各个领域，尤其是在商业领域更加活跃。研究人员通过建立智库等形式、专家系统等数据解决特定领域的问题。

九十年代以后，由于互联网技术的快速发展，也为人工智能技术的发展插上了腾飞的翅膀，人工智能获得了大量的数据，人工智能技术可以通过大数据进行统计，并在图像识别、自然语言处理等领域取得重大突破

（三）主要技术分支

人工智能技术是一个庞大的系统，涉及的领域非常广泛，现阶段人工智能主要包括七大技术分支，它们分别是机器学习、神经网络、机器人技术、专家系统、自然语言处理、计算机视觉、模糊逻辑。随着技术的不断发展，分支和人工智能发展是一个相互促进的局势，它们将会推动人工智能的进一步拓展。

三、事业单位档案管理传统模式概述

（一）档案管理的基本流程

文件收集。每年年初档案管理人员需要收集上一年度处理完毕的材料文件，时间一般集中在每年的一到四月份，收集的方法主要有全面收集、重点收集和帐外收集，以确保档案的全面性和重要性。

档案编码。档案编码通常都是由办公室负责，有统一的一个编码程序，所有的档案编码工作都要按照制定标准进行编写。

档案整理。办公室负责出一个“模板”，单位各部门按照这模板进行整理属于自己的文档。

档案归档。档案整理完毕后，各部门将整理完毕的档案统一送到档案室进行归档，为以后查阅档案提供资料。

档案资料的发行与印章管理。档案的存档和发行都需要印有存档和发行的盖章。

档案查阅和借阅管理。档案的查阅需要填写档案查阅信息表，由上级主管部门领导、档案室管理部门同意之后方可查阅，查阅须在档案室现场进行，不得带出档案室现场。档案的借阅也需要走相关的流程，并需要在规定时间内归还。由于信息化的不断发展，档案管理已经逐步信息化和智能化，档案查阅权限已经在档案线上系统实现了规范，获得权限后，查阅人方可查阅和借阅。

收集、交接、整理、统计工作。此项工作通常都是兼职人员完成。等次年，资料员会对整理过后的资料进行初步立卷，这些工作都是在办公室的指导下完成。

鉴定销毁。有些需要销毁的档案，则需要提出销毁申请，有上级部门和相关领导审批通过后方可进行销毁，销毁工作由制定部门在多方的见证下进行，并且要建立销毁清册和归档。

四、传统档案管理管理模式的局限性及对智能化管理的需求分析

（一）建立档案流程复杂，工作效率低

从档案的收集到建档立卷，再到后期的查阅借阅销毁等流程都依靠人工手动完成，并且采用纸笔记录的方式。比如手工抄写档案目录，并将目录和需要归档的所有资料整体放入档案盒，并对档案盒进行编号，放入档案架，都是由人工完成，这个过程需要大量的时间和人力，整个流程繁琐复杂，工作效率低下。

（二）查阅借阅浪费时间

档案的查阅需要在档案室现场进行，必须由办公室等相关工作人员在场。有些单位的档案查阅过程需要前往办公室以外的档案室，办公场所和档案室的往返距离较远，浪费了工作人员和查阅人员的大量时间。借阅通常也是采取这种比较原始的方法，借和还的时间间隔较长，这导致档案管理人间信息核对存在一定困难，浪费大量时间和精力。

（三）保管储存安全性低

档案管理通常采用纸质储存的方式，将去年的所有纸质资料进行收集整理汇总，然后进行归档。但是档案资料受外部环境的影响较大，时间一长档案资料很容易因为受潮风化等因素遭到破坏。

其次就是档案的管理容易受工作人员疏忽、不认真等问题产生不安全性。导致单位机密资料的外泄等。

（四）传统管理模式适应性低

随着时间的不断延长，纸质档案的数量将会越来越多，这些档案需要占用更大的空间，指派更多的工作人员处理大量，这种传统的档案管理模式无法适应单位的信息化办公趋势，给众多的工作带来不便。

以上是传统档案管理工作存在的部分弊端，在实际的档案管理工作中，由于无纸化办公，信息化办公的逐渐普及，传统的档案管理工作已经越来越不适应当前的办公环境，档案管理工作亟需人工智能的帮助。

五、人工智能在事业单位档案管理的应用

（一）智能分类与检索

事业单位档案管理实现了智能分类和检索。此功能的实现借助的是人工智能技术中的自然语言处理技术（NLP）。这项功能的实现类似于我们的浏览器关键词检索，人工智能可以自动对档案进行关键词的提取、分类，并建立索引，然后根据查阅人的关键词输入，找到相应的带有关键词的档案信息。这样的功能大大提高了事业单位档案管理的效率。

（二）自动化处理与编目

事业单位档案管理流程中的编目环节在人工智能的帮助下也实现了智能化。通过人工智能技术中图像识别和文本分析技术，人工智能可以很轻松地提取档案中的关键信息，如文件题目信息、时间信息等，然后根据这些信息进行自动编目，省去了工作人员手工挨个编目的工作，提高了工作效率，也减少了人为出错带来的干扰。

（三）智能识别与修复

事业单位档案资料众多且经历时间较长，这导致许多档案都存在一定程度上的破损，严重影响了事业单位档案的利用率。人工智能在事业单位档案管理应用后，使用人工智能中的深度学习技术，可以根据档案中的现有资料进行深度分析，能够智能识别和修复部分破损的文字和图片信息，填补资料空白。这大大提高了事业单位档案管理工作中资料的完整性和可读性。

（四）智能分析与挖掘

事业单位档案管理工作的意义具有一定的深渊性和指导性，档案的保存可以为单位的发展提供可靠的历史经验，为单位的发展方向提供指导，但是在传统的档案管理查询中，对于这些历史资料的查找存在很大困难。人工智能技术的应用，让历史档案检索成为一件简单的事情，通过利用自然语言处理和文本挖掘技术，实现了对文本内容的深度分析，为事业单位的决策提供帮助。

（五）涉密信息筛选

事业单位档案管理工作中有一项重要工作就是对涉密信息的筛查，人工智能技术中有涉密筛查模型的建立可以更好地实现众多档案的涉密资料的筛选，提高准确率和速度。这极大地提高了筛选工作的效率。

（六）辅助档案整理

事业单位档案管理工作除了对纸质文档进行管理之外，现阶段还存在许多的电子文档资料，这一类文档的整理可以依靠智能化辅助工具，批量进行整理上传，减轻了档案整理工作的压力。

六、人工智能在事业单位档案管理中挑战及相应对策

（一）人工智能成熟度不够——加强技术研发

人工智能技术在事业单位档案管理中的运用为档案管理工作提供了很大的便利，但是在实际的工作中还存在诸多不足，如对于一些繁体字或者潦草字体的识别力不够，对于一些复杂局势不能正确地理解等等，这些都表明人工智能在事业单位档案管理中的成熟度不够，需要进一步提高技术的成熟度和适应性。

解决上述问题的研发者加强对人工智能技术的投入，不断提高人工智能技术在档案管理中的应用深度。

（二）存在安全隐患——提升数据安全保障

人工智能的实现主要依靠大数据的支撑，人工智能在处理大量数据时存在大量安全隐患，存在事业单位的一些重要文件数据泄露的问题，严重的还会影响国家安全。

解决上述问题一方面要加强数据的安全防护措施，减少数据的泄露和外来黑客的侵入，如建立防火墙，设置安全权限等等；另一方面要及时对重要数据进行备份整理，避免数据丢失而造成的损失。

（三）缺乏专业人才——加强人员培训和技能提升

事业单位档案管理工作中的人工智能应用属于新生工作内容，工作人员对人工智能了解不够透彻，不能适应和使用人工智能技术为档案管理共工作服务；另一方面，人工智能在档案管理工作中的技术更新迭代相对较快，需要工作人员不断地调整自身能力，以适应不断变化更新的技术。

解决上述问题的关键就是加强人员的培训和技能的提升，对于事业单位来说这是一个长期的持续性的过程，随着人工智能的不断完善，新型的人工智能技术会对工作人员提出更多的技能要求，需要工作人员树立不断学习的观念。

结论

人工智能技术的发展给事业单位档案管理工作注入了新的活力，它成功解决了传统档案管理效率低、安全性低等问题，大大减轻了档案管理的工作压力。但是在现实应用中，人工智能在档案管理工作中还存在巨大的提高和改善空间，人工智能研发人员和事业单位工作人员等可以通过加强技术研发与应用、人才培养与引进等措施的推进与实施，可以进一步提高档案管理的智能化水平与服务质量，相信在多方的共同努力下，人工智能和档案管理都会在实践中获得更高更快的提高！

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