档案管理中的信息安全问题与解决方案

档案管理中的信息安全问题与解决方案

倪健峰

鄂尔多斯高新技术产业开发区综合保障中心    017000

摘要：本文基于档案管理领域信息安全的重要性，对当前面临的主要问题进行了系统梳理和深入分析。本文识别了档案管理中存在的信息安全风险，包括技术不足、管理漏洞和人员意识薄弱等。在此基础上，提出了加强信息安全管理、采用先进技术、完善管理流程和提高员工意识等一系列针对性解决策略。研究表明，只有构建多层次、全方位的信息安全防护体系，才能有效保障档案信息的完整性、可用性和保密性，促进档案事业的健康发展。

关键词:档案管理；信息安全；风险识别；解决方案

引言

档案是机关、团体、企业事业单位和个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案管理作为国家信息资源管理的重要组成部分，其信息安全状况不仅关系到档案管理部门自身的工作质量和效率，更关乎整个国家和社会的安全与稳定。然而，随着信息技术的飞速发展和应用的日益深入，档案管理领域面临的信息安全威胁日趋严峻，已经成为制约档案事业发展的瓶颈性问题。因此，系统研究档案管理中的信息安全现状与问题，提出切实可行的解决对策，对于保障档案信息安全，促进档案管理现代化，具有重要的理论意义和实践价值。

一、档案管理中的信息安全现状与问题

1.1 信息安全风险识别

档案管理工作贯穿档案信息的收集、整理、保管、利用全过程，每一个环节都面临着不同程度的信息安全风险。这些风险主要包括：档案信息的非法获取与泄露、档案数据的丢失与损坏、恶意软件的入侵与破坏、人为不当行为的干扰等。随着信息化、网络化程度的不断加深，档案信息面临的安全隐患日趋复杂化、隐蔽化和多样化。一旦发生安全事故，不仅会给档案管理部门带来严重的经济损失和信誉损害，也可能危及国家和社会的整体安全。因此，全面识别档案管理中的信息安全风险，是制定有效防控策略的前提和基础。

1.2 当前档案信息安全措施

针对日益凸显的信息安全问题，我国档案管理部门采取了一系列防护措施，包括建立信息安全管理制度、实施档案数字化、加强防火墙和病毒防护、开展保密教育等。这些措施在一定程度上提高了档案信息的安全性，但仍存在诸多不足。一方面，相关的法律法规和标准规范尚不健全，缺乏可操作性；另一方面，安全保护的手段相对滞后，难以适应信息技术发展的需要。此外，档案工作人员的信息安全意识普遍不高，管理和技术能力亟待提升。

二、档案信息安全问题分析

2.1 信息安全技术不足

尽管档案管理部门较为重视信息安全，并采取了多种技术手段，但受制于投入不足、更新滞后等因素，现有的安全技术难以充分发挥应有的防护作用。许多档案馆仍在沿用传统的防火墙、病毒库等安全软硬件，其检测和防御能力往往滞后于最新的网络攻击手段。同时，在身份认证、访问控制、数据加密等关键领域，缺乏先进可靠的技术支撑。特别是针对大数据、云计算等新技术新应用，尚未建立起完善的安全保障机制。可以说，档案管理信息系统在抵御外部入侵、防范内部泄密等方面仍存在较大的技术短板，亟需加以补强和完善。

2.2 档案管理流程中的安全漏洞 

从档案管理的业务流程来看，信息安全隐患主要存在于信息采集、加工、存储、检索、利用等各个环节。在信息采集阶段，由于缺乏必要的真实性审核，伪造或篡改的不实档案可能混入其中；在加工整理环节，不当的去重、分类等操作可能导致档案信息的错误、遗漏；档案保管环节中，纸质档案如得不到妥善保管，极易发生物理损坏，而数字档案如缺乏可靠的存储备份，一旦发生介质损毁、系统故障等情况，则可能造成不可逆的信息丢失；档案利用环节的保密审查把关不严、授权管理不善，也是引发信息泄露的高危节点。由此可见，档案管理流程中潜藏的种种安全隐患，已成为影响档案信息安全的关键因素，亟需引起高度重视。

2.3 员工信息安全意识不足

档案管理工作的开展，归根结底依托于档案工作人员。他们的信息安全意识和相关技能，直接关系到档案信息安全防护的成效。但就目前而言，多数档案工作人员对信息安全的重要性认识不足，风险防范意识淡薄，安全操作规程执行不力，个人信息行为管理不当等问题普遍存在。部分人员受利益驱动，甚至主动泄露档案信息，其危害性不容小觑。导致上述问题的原因是多方面的，既有教育培训不到位、奖惩机制失衡等管理因素，也有员工自身责任心不强、警惕性不高的主观原因。显然，档案管理部门亟需采取有力措施，提升全员的信息安全意识和防护能力，筑牢档案信息安全的“人防”防线。

三、档案信息安全的解决方案

3.1 加强信息安全技术的应用

技术是档案信息安全的坚实后盾。档案管理部门要紧跟信息技术发展的脚步，大力加强先进安全技术的引进和应用。一要建立完善的网络安全防护体系，配备高性能的防火墙、入侵检测、数据加密等设施设备，增强对外来攻击的防御能力。二要优化完善身份认证和访问控制机制

，严格限定档案信息的访问权限和使用范围，最大限度地减少内部人员的不当操作。三要积极利用大数据、人工智能等新技术，实现档案信息安全的智能化管理和实时监测预警。四要创新应用区块链技术，通过分布式存储、智能合约等手段，实现档案信息的全生命周期可信管理。

3.2 完善档案管理流程

优化档案管理各环节的工作流程，夯实安全管理基础，是防范信息安全风险的重要举措。首先，要建立健全的信息安全管理制度，明确各岗位的安全职责，规范各环节的操作规程，强化全过程的安全监管。其次，要加强对档案信息的分级分类管理，根据信息的敏感程度、重要性等因素，采取差异化的安全防护措施。再次，要完善重点环节的安全控制，在信息采集、整理、保管、利用等关键节点，严格落实备份、审核、授权等制度，减少人为失误和恶意破坏的可能性。最后，要定期开展安全风险评估和应急演练，及时发现和堵塞管理流程中的漏洞，提高应对安全事件的实战能力。唯有从制度、流程、操作等方面入手，构建严密的安全管理闭环，方能为档案信息安全提供可靠保障。

3.3 提升员工信息安全意识

人是信息安全的第一道防线，提高档案工作人员的安全意识和技能，是确保各项安全措施落到实处的关键。一方面，档案管理部门要加大信息安全教育培训力度，通过专题讲座、在线学习、实操演练等多种形式，帮助员工及时更新安全知识，掌握必要的防护技能，养成规范的操作习惯。另一方面，要建立健全的奖惩机制，将员工的信息安全表现纳入绩效考核范畴，对安全意识强、工作尽责的人员给予表彰奖励，对违规违纪者予以严肃问责，以制度的刚性约束提振全员的安全责任感。同时，还要注重发挥档案工作人员的主观能动性，引导其自觉遵循安全规定，主动识别安全隐患，形成“人人重视安全、个个参与安全”的良好局面。

结论

综上所述，信息安全已成为档案管理工作的核心议题。面对日益严峻的安全形势，档案管理部门必须高度重视信息安全风险，并从技术、管理、人员等多个层面采取针对性的应对策略。具体而言，要以先进技术为支撑，以规范流程为抓手，以全员意识为基础，多管齐下，标本兼治，构建起全方位、多层次的信息安全防护网络。展望未来，档案信息安全还有很长的路要走。档案管理部门要紧跟形势发展，与时俱进，在实践中不断总结经验，持续改进完善，为档案事业的长远发展提供坚实的安全保障。与此同时，信息安全知识和技能的普及，档案工作人员自身素质的提升，仍需要档案管理界长期不懈的共同努力。

参考文献

[1]刘洁. 大数据时代档案管理标准化、信息化与开发利用研究 [J]. 兰台内外， 2024， (20): 28-30.

[2]于梦醒. 当代档案管理中保密与信息安全的策略分析 [J]. 兰台内外， 2024， (19): 37-39.