企业档案数字化管理模式探讨

企业档案数字化管理模式探讨

戴丽

四川省第四建筑有限公司  四川成都610000

【摘要】新形势下，信息技术被广泛运用在各个行业中，对企业经营发展产生一定影响。企业在开展档案管理工作时，为了保证管理效果，应结合时代发展要求转变以往管理模式，把数字化技术应用其中，促进档案管理水平提升。本文就以企业档案数字化管理为探究重点，通过对档案数字化管理特征的分析，进一步探讨企业档案数字化管理模式，具体内容如下。

【关键词】企业；档案管理；数字化管理模式

【引言】

社会改革发展，信息技术发展水平不断提高，并渗透在各个行业中。在企业档案管理中，把信息技术应用其中，加强档案数字化模式建设，不仅能够保证档案质量，也能为档案管理改革发展提供技术支持，提高档案管理水平。

一、档案数字化管理的特征

企业档案数字化管理，是新形势下信息技术改革发展的关键，其展现出的基本特征有以下几点：

第一，信息获取便利。在档案数字化管理中，企业可以借助互联网技术、计算机系统等，整理各种所需的资源，为企业战略调整、决策制定提供数据参考。

第二，科学使用网络技术。在档案数字化管理中，把网络技术应用其中，获取企业经营发展中产生的各种信息，适当扩充网络覆盖范畴，创建高效、快速的工作环境，提高信息获取效率，保证信息真实性和完整性，为企业数字化转型发展提供保障[1]。

第三，档案管理标准化。和传统档案管理模式比较，通过采用数字化管理模式，能够满足当前社会改革发展要求，让企业档案管理朝着标准化、现代化趋势发展。
二、企业建立档案数字化管理的意义
  在企业档案管理中，把数字化技术应用其中，实施档案数字化管理，能够满足企业管理改革发展要求。在新形势下，各种先进技术推广与发展，被广泛应用在企业管理活动中，对于企业档案管理来说，数字化管理已经成为一种发展趋势。通过实施档案数字化管理，不仅满足现代企业发展要求，也能将各种档案数据通过数字化技术进行整理，保证档案信息质量安全，为企业档案管理工作有序进行提供保障。

与此同时，以往企业在开展档案管理工作时，采用的管理方式比较传统，不利于档案管理水平提升，整体效率低下，投入的资源与成本多，不但造成资源浪费，也会损害企业整体效益。随着技术发展水平提高，数字化管理模式被运用在企业档案活动中，科学处理企业档案管理规模大的问题，让档案管理变得更加高效与快捷，有效节省人力资源，更好控制管理成本，给企业创造良好的效益。

此外，传统档案管理模式以纸质档案管理为主，纸质档案在使用方面不太便利，在阅读和查找过程中可能会出现磨损、丢失等问题，无法保证档案信息安全。通过把数字化技术应用到档案管理中，创新档案管理模式，不仅能给档案查阅工作开展提供便利条件，同时也能促进档案管理水平提高，更好保管企业重要数据信息，保证数据安全[2]。
三、档案数字化管理模式的构建
（一）确定纸质档案数字化的范围和标准

在档案数字化管理系统建设中，包含诸多和理论、技术相关的内容，这些内容如果没有得到科学处理，将会给档案数字化管理效果产生一定影响，因此相关部门应加强对档案数字化管理模式应用研究，选择适合的管理方法，统一管理标准，如根据文书档案数字化管理要求，设定统一的管理指标，并对档案信息数字化处理，科学保存，以避免档案信息丢失或者损坏而影响企业利益。在档案数字化管理中，通过确定管理范畴和标准，完善相应管理体系，为后续档案数字化管理工作正常进行提供保障。

（二）档案数字化的实施

在数字化加工处理中，借助扫描设备对纸质文件进行扫描处理，之后让其转变为数字化档案模式。为了提高档案管理水平，可以结合时代发展，把数字化管理系统应用其中，按照统一的管理标准和格式要求，做好各项档案信息整理工作，建立档案数据库，在对各种文件信息扫描处理以后获取档案信息，将其保存在档案数据库内。经过档案信息整理与分析，建立数字化档案管理系统，该系统具备自动形成目录和自动档案统计等功能，有效提高档案管理水平。
1.扫描录入

在扫描设备作用下将文书档案转变为数字模式，经过OCR识别、校对处理，转变能够实现自动化编辑的数字化档案[3]。

2. 信息储存
   对于扫描全文图像，通常是以文件夹形式形成属性结构储存模式，案卷级全文图像一般设计为三层文件夹进行保存，其中包括全宗号、目录号以及案卷号；根据案卷内容设有文件级全文图像，如全宗号、目录号、案卷号以及顺序号等；根据文件数量将文件级全图图像划分为全宗号、年度保存管理期限代码、文件号等。利用相关软件对图像处理以后进行保存，应重点关注文件内容质量、规格、顺序等。
   3.建立数字档案数据库

为了保证各项数据档案的真实性和完整性，需要对发布的数据科学处理，从而形成具备服务特点的数据库。在形成数据以后，需要借助数据发布设施进行处理，形成对应的数据库。要想保证检索质量和效率，可以借助计算机系统，对于经过电子化处理的档案信息，需要在检索以后才能应用。对于每个用户，享有的访问权限不同，获取的档案信息等级也会存在差异，其目的及时保证档案信息安全。

（三）构建档案数字化管理模式

在开展档案数字化管理工作时，管理人员应从企业战略发展角度出发，结合当前市场发展情况，注重网络系统建设，把信息技术应用其中，整理并开发各种信息，按照档案数字化管理要求，建立档案数字化管理模式，促进档案数字化管理水平提升，带动企业长远发展。
四、增强档案数字化管理效率的措施
（一）改变旧的档案管理理念

在开展档案数字化管理工作时，为了保证管理效果，企业应注重宣传与教育，转变管理人员落后的思想理念，打破传统管理模式的束缚，创新档案管理思路，有效提高档案管理水平。在实际中，管理人员应主动学习数字化管理操作方法和技巧，适当扩充管理视觉，紧跟时代发展步伐，把数字化、信息化等现代化技术应用其中，保证档案数字化管理效率，顺利完成管理目标。
（二）规范档案数字化管理制度

在开展档案数字化管理工作过程中，企业应结合数字化管理要求，加强相关管理制度建设，为后续管理工作规范化运行提供保障。在数字化管理中，需要引进各种现代化技术与设备，如计算机系统，增强档案数字化管理能力，让档案数字化管理工作流程变得更加规范和专业，促进档案数字化管理水平提升，取得良好的管理效果。
（三）强化与各部门之间的协调关系

在档案管理中，企业领导应发挥带动作用，带领各个部门参与档案数字化管理活动中，加强部门之间合作与交流，协调各部门之间关系，对档案数字化管理内容科学规划与安排。在整理相关数据时，应在各部门之间配合下，为档案数据整理、分析提供便利，保证档案信息完整性和准确性，为企业战略化发展提供数据参考。
（四）加强档案数字化管理队伍建设

企业在开展档案数字化管理工作时，应成立专业的数字化管理队伍。一方面，整合各种资源，尤其是档案管理人员，科学划分管理职责，真正实现分工明确、各司其职。与此同时，完善奖罚管理机制，挖掘各级人员工作潜力，调动其工作热情。另一方面，做好人才招聘工作，为档案数字化管理团队注入新的血液。企业还要注重现有人才培训，把最新的档案管理方法应用其中，加快档案数字化管理步伐，提高档案数字化管理水平。
（五）增强数字化档案的安全工作

因为档案与图书文献有着明显差别，在安全性、保密性等方面要求比较高，并且在资源库加工处理时，还要做好文件保密管理工作。在软件方面，重点思考档案保密等级，在系统中设有不同用户访问权限，用户只能根据自己享有的权限来获取档案信息，如果密码输错三次，系统将认定为非法用户，对系统进行安全保护。在硬件方面，通过在档案数字化管理系统中安装防火墙，实现内外网相互分离，档案数据库加工与保存都在内网中实现，题录档案则一般在外网中进行，重点分析版权内容[4]。对于社会用户，只能享有原文传递索取全文的权限，通过这种方式，能够更好保证全文档案自身安全，并且也实现档案信息共享使用，让档案信息变得更加完整，保密等级升高，避免重要信息泄露而让企业面临巨大损失。
【结束语】

总而言之，在企业经营发展中，应结合时代发展要求，不断调整经营策略，把数字化管理方法应用其中，促进经营管理水平提高。企业在开展档案管理工作时，也可以使用数字化管理模式。但是要想将其应用价值充分发挥，应明确数字化档案管理必要性，转变管理人员传统思想认识，认真做好档案资料采集、整理等工作，创新档案管理模式，加强档案安全保护，完善档案数字化管理体系，促进档案数字化管理水平提升，保证档案管理质量。
【参考文献】
[1]林娟. 数字化时代企业档案管理转型发展探讨 [J]. 办公室业务, 2023, (17): 156-158.

[2]李华. 档案数字化建设与企业档案管理研究 [J]. 兰台内外, 2023, (24): 38-39+42.

[3]喻彩霞. 数字化技术背景下企业档案管理创新路径探讨 [J]. 黑龙江档案, 2022, (06): 94-96.

[4]夏红,王艺然. 论现代企业档案工作数字化转型的路径设计 [J]. 机电兵船档案, 2022, (05): 43-45.