提升档案工作水平，开创服务基层治理新格局

提升档案工作水平，开创服务基层治理新格局

陈青

淮安市交通运输综合行政执法支队   江苏淮安        223001

摘要：伴随我国改革开放的深化发展与社会建设事业的全面推进，我国基层治理工作进入了全新发展时期。这对档案管理工作提出了更高更新的要求，需要档案工作人员积极转换发展理念、不断学习先进经验、有效创新档案服务模式，从而实现档案管理工作水准的全面提升，为基层治理工作提供优质良好的服务保障，推动基层治理新格局的全面形成。本文对此进行了深入全面的研究，明确了基层档案管理工作中的问题不足，提出了合理化应对策略，确立了今后努力方向，希望以此推动档案管理工作质量效率的提升，为构建基层治理新局面保驾护航。

关键词： 档案工作；问题不足；优化策略；服务提升

在当前时期，基层档案管理工作必须与时俱进地进行改革发展，建立起信息化、现代化、创新化档案管理模式，才能积极适应当前基层治理工作的实际需要，开创服务基层治理的新格局。

一、当前我国基层档案管理工作中存在的问题和不足

（一）工作思路因循守旧，缺乏主动服务意识

受“ 重收藏、 轻利用”等传统档案管理理念的长期影响，基层档案工作平时只注重年度立卷归档的多少和提供利用档案卷次的数量，将工作重点集中在安全保密上，并且对档案收藏数量予以重点强调，导致许多颇有应用意义和使用价值的档案内容被搁置埋没，不能为基层治理工作提供有效帮助。这是由于基层档案工作人员普遍缺乏主动服务意识，抱着“不求有功但求无过”的落后理念进行档案管理工作，不针对基层治理工作需要进行思考和开展服务，导致档案服务工作呈现落后僵化、死气沉沉的发展局面，难以对基层治理新格局的形成产生有效助力。

（二）档案管理被动应付，缺乏系统管理体系

在许多基层档案管理部门，对立卷归档等档案管理工作存在被动接收、应付了事的行为习惯，缺乏超前介入意识和主动出击行为，导致许多有价值的档案资源被白白错过，极大削弱了基层档案的社会利用价值。近些年来，基层治理工作进入了快速改革发展时期，需要应对多种多样的评估检查，其中应用到的评估材料有很多来自于日常档案。但由于基层档案人员未能建立起合理完善的系统化档案管理体系，导致所保存的档案资料存在碎片化、残缺化等实际问题，导致基层治理工作所需要的档案材料被临时搜集整理、拼凑而成，极大削弱了工作材料的完整性与可信度，对基层治理工作造成不利影响。[1]

（三）检索工具陈旧落后，缺乏信息化工作机制

当下，许多基层档案管理部门依然采用传统化手工检索方式来进行档案管理，虽然工作人员为提高手工检索效率对相关检索工具进行了极大改进与创新，但求“ 多” 不求“ 精”问题仍然普遍存在，许多手工检索工具在实践应用过程中呈现出使用不便、繁琐重复、缺乏科学性等多种实际问题，导致基层治理工作在用到档案资料时，需要耗费更多的时间精力来进行档案检索；许多基层档案部门也配备了计算机等信息化管理设施，但由于缺乏专业操作人员和现代化信息管理意识，未能建立与之相配的信息化工作机制，再加上配备的电脑数量极其有限，导致多个工作人员不得不共用一台电脑办公，而电子文档从生成到归档需要确保不被删改和丢失，设备不够用，工作人员应用能力又偏低，工作效率自然难以提升。

（四）档案人员素养水平参差不齐，缺乏规范管理能力

很多基层单位对档案管理工作缺乏足够重视，未能安排专业档案人员来负责相关工作的开展，档案管理员通常由办公室人员兼职担任。这些兼职档案员既不了解档案工作的重要意义价值，又不熟悉档案管理要求及收集整理、立卷归档等业务工作流程，操作不规范、管理不到位，难以有效适应基层工作发展的实际需要。同时他们还要承担琐碎繁重的办公室日常工作，疲惫不堪还要两头兼顾，常常感到心力交瘁、分身乏术，产生强烈的职业倦怠，导致档案材料收集管理工作经常出现材料不齐全、归档不及时、操作不规范等多种实际问题，使得基层档案工作质量严重降低；[1]有的兼职人员不会使用带有信息化档案管理软件，对新型档案管理模式也心生抵触，长期沿用传统落后的“保管型”工作方式开展档案工作，直接影响到档案的完整性与安全性。

二、提升档案管理工作水平、提升服务基层治理能力的优化创新策略

（一）加大宣传力度、强化服务意识，全面增强档案工作的受重视程度

基层档案工作要想得到顺利高效的开展，就必须得到基层治理部门的高度重视和积极配合才能实现。如何才能有效增强基层领导对档案工作重要性的理解和认知，推动他们将档案工作列入基层发展规划和日常议事日程，是需要广大档案管理人员深入思考的问题。具体需要从以下三方面做出努力：

一是采用生动有趣、丰富多样的方式宣传档案工作的重要性，使单位领导和全体员工都能形成良好的档案管理意识，摒弃过去认为档案工作可有可无的错误认知，充分认识到档案管理在提升基层治理质量效率方面的积极作用，才能使档案管理工作得到全面支持与有效开展。因此基层档案人员要经常将与单位工作密切相关的档案文件材料拿给领导过目，为领导决策提供灵感启发。

二是主动向主管领导汇报档案工作情况，提出一些对基层治理具有积极推动作用的档案工作建议，加深基层领导对档案工作的认知与重视；[2]

三是积极努力工作，让单位领导和全体同事看到自己对档案工作的热爱与尽责，及时全面地为他们提供基层治理所需要的档案材料，不断提升档案管理工作在整个基层治理体系中的受重视程度。

（二）采用先进管理办法，利用信息技术手段， 推动档案管理工作的现代化发展

伴随我国改革开放事业及社会建设事业的顺利推进与全面深化，基层档案管理工作面临全新的考验与挑战，档案管理数量日益增多、提供利用要求逐渐增强、整理保管工作更加繁琐庞大，因此需要档案人员积极采用现代化信息技术手段和管理办法，建立现代化档案管理体系，才能积极应对诸多发展问题，为基层治理工作提供有效助力。具体如下：

一是增强现代化管理意识。基层档案管理工作繁琐复杂但意义重大，需要档案人员具备良好职业道德素养、认真负责的工作态度、扎实丰富的档案理论知识和强大过硬的业务本领，特别是要积极转换传统档案管理理念，不断学习充电，熟练掌握信息化档案管理技能，才能充分借助高科技手段提升基层档案管理工作的质量和效率，为基层治理新格局的形成提供优良服务和强大助力；

二是提高现代化管理技能。在传统化基层档案工作中，不管是档案文件的起草拟稿、删减修改还是打印传阅和整理归档等都采用手工操作方式进行，费时耗力，效率较低；但采用电子计算机信息管理系统以后，档案管理变得快捷简单、方便高效，自动化办公系统能够直接衔接档案材料的生成转换及整理归档等环节流程，不仅能够简洁快速的完成极为复杂繁琐的操作步骤，还能确保档案材料的完整性、准确性和系统性，成为了基层档案管理工作的为了工作要求和必然发展方向。

（三）增强超前服务意识，整合档案管理资源，全面增强基层档案工作主动性

档案工作要想为基层治理提供最优质的服务支持，就必须从以下几点付出努力：

一是不断增强超前服务意识。传统化档案工作往往处在被动收集、应付辽事的工作状态中，对基层治理工作不能提供及时有效的服务支持。因此需要档案工作人员自觉形成超前服务意识和主动收集行为习惯，只要发现对基层治理有价值、有意义的档案资源，从相关工作开始阶段就全面介入，通过超前控制工作来确保相关档案材料的完整性，原始性和科学性，使立卷归档数据信息确定无疑、图纸资料系统完整，确保整册档案的详细完美、无懈可击。[3]

二是与各职能部门协调合作。由于基层治理工作项目繁多、内容复杂，相关档案资源也比较分散，因此需要档案工作人员充分发挥自身专业职能，主动与各职能部门密切沟通、全面协调，通过积极合作来实现对档案资源的有效整合。

三是充分挖掘既往档案利用价值。基层档案工作人员要忠于职守、深入钻研、大力协作，形成强大的管理合力，对现有档案材料进行深入挖掘，找出其中对当前治理工作富有指导意义和启发作用的档案内容，并与当前档案资源进行有效衔接和结构整合，以全面增强档案体系的完整性和档案使用的有效性，凸显档案资源在现代化基层治理工作中的综合利用价值，

（四）强化教育培训工作，提高综合素质水平，推动基层档案管理高质量发展

档案人员的能力水平及职业素养直接决定着基层档案工作的管理质量成效，因此要想推动基层档案工作的高质量发展，就必须积极开展相关教育培训工作，帮助档案人员全面适应新时期发展背景下基层档案管理的新形势、新要求，全面提高他们的理论水平、管理技能和信息技术应用能力，有效增强他们的创造性与主动性，才能真正实现基层档案工作的创新与改革。具体如下：

一是强化培训教育，提高管理水平。当前时期，现代化档案管理系统的全面应用对档案人员的业务操作能力提出了更高的要求，同时档案载体更加多元、档案种类更加丰富，都需要档案工作人员具有扎实的专业知识和熟练的操作能力，才能胜任自身档案管理工作，高质量完成档案管理任务。因此需要档案部门积极组织多种形式的专业培训教育活动，为档案工作人员全面充电，促使他们加深对档案工作意义价值的理解认知，对档案管理工作形成前瞻性认识，掌握更先进的管理办法和技术手段，实现对基层档案的高效管理。[3]

二是强化制度建设，健全管理机制。基层档案工作千头万绪、繁琐复杂，如果没有严格健全的管理机制和保障制度，就难以充分发挥档案资料对基层治理的有效推动作用，使得档案管理成为可有可无的摆设。因此基层档案部门必须强化制度建设、健全管理机制，构建起系统完善的档案管理运行系统，例如档案登记制度、档案统计制度、档案人员考核奖励制度的等。才能对档案工作人员产生强大约束和有效激励，使他们认识到自身工作的重要性和紧迫感，积极主动的行动起来，从而实现对整个档案管理队伍的知识更新和业务提升。

三是坚持学以致用，增强培训针对性。各基层档案部门在开展业务培训和专业学习活动时，不能盲目求大求新，而应当结合自身岗位实际发展需要，坚持坚持“按需施教、重视实效”的工作方针，真正做到学以致用，组织层次分明、渠道广泛、形式多样、适合需求的档案管理培训活动，将外出交流学习、专家到岗讲座与内部共同学习进行有效融合，全面推动基层档案管理队伍的能力提升，为基层治理工作提供最优化服务。

（五）更新服务意识，改进服务方式，推动基层档案工作的改革创新发展

基层档案管理要想顺利进行改革创新发展，就必须从以下两点切入改进工作：

一是更新服务意识。基层档案人员必须改变传统工作理念、树立与当前基层治理相适应的全新服务意识。要结合我国建设小康社会任务要求与发展趋势，全面增强服务意识，积极拓宽服务领域，形成“小康社会建设到哪里档案服务就跟到哪里”的全方位服务意识，促使档案工作为基层治理提供多层次、全面化的最优服务支持。

二是改进服务方式。基层档案人员要摒弃之前被动需要、应付工作的狭隘认知，改变单一化档案查阅借阅模式，积极推进全方位、主体化档案服务工作；积极采用信息网络档案查询方式为基层治理提供方便，增添网络档案信息发布、代为复制代为邮寄等先进服务项目，将被动化、滞后化档案服务转变为主动化、超前化档案服务；同时开展档案下乡等活动全面助力基层治理工作，积极建立档案咨询服务中心、档案寄存中心等实体服务机构，推动档案管理的全面化、信息化发展。

三、结语

综上所述，档案工作要想有效提高自身管理水平，就必须增强管理服务意识，采用先进管理办法，建立信息化管理机制，积极进行改革创新，才能获得广泛重视与支持，实现顺利高效发展，进而为基层治理提供有效参考和强大助力，为推动我国基层治理工作的高质量发展作出积极的贡献。

参考文献

[1]刘洋.提高基层档案管理水平 推动基层治理能力提升[J].中华辞赋, 2019.

[2]靳睿睿.档案治理时代基层档案部门档案信息治理工作探究[J].  2021.

[3]李小莹.如何提高基层档案管理人员的整体素质[J].现代交际, 2016.