办公室秘书公文写作能力提升探究

办公室秘书公文写作能力提升探究

闫春燕

华电福新能源发展有限公司山西分公司  山西省  太原市 030006

摘要：写公文不是文学创作，而是谋划工作、部署工作；不是抒发情感，而是传播理念、统一思想；不是畅所欲言，而是角色代言、为公而言；不是老调重弹，而是应时而使、因势而谋；不是指令灌输，而是信息交换、沟通互动。笔者结合自身经历和感受,探讨如何提升办公室秘书公文写作能力。

关键字：办公室秘书；公文写作能力

公文作为部署、开展、总结各项工作活动的基础，一份完美的公文不仅可以让上级领导掌握各项事宜的具体情况，还可以为下级部门提供详细的工作部署资料，因此，质量上乘、细节完美的公文是办公室秘书的写作目标，而高超的公文写作能力则是办公室秘书需要具备的专业素养。

1.办公室秘书作为综合性岗位的作用

一般而言，企业办公室设置的目的就是为每个部门建立一个链接。作为连接各个部门的枢纽，办公室秘书的具体职责就是上传下达、协调沟通：

1.1为相关领导的工作分配做好铺垫。领导作出重大决策不是一蹴而就的事情，在此之前需要经历长期的信息收集整理、调研等流程，在这一过程中，办公室秘书要做的就是收集和整理各种有效信息以供决策者参考。同时，在领导召开会议之前，秘书必须在会议前做好准备，在会议期间做好后勤保障，并在会议结束后组织接下来的具体工作进度的推进。在领导批准文件之前，秘书必须在文件处理方面不留死角。同时还要及时与领导沟通，准确把握领导制定的工作目标，明确领导下一步即将安排的具体工作和即将采取的措施及方法，提前做好相关工作准备。

1.2将决策者的任务具体化、精细化，传达到具体的职能部门。相关领导作出决定后，作为办公室秘书应当立即起草具体的决策文件，并以官方文件的形式向各部门发布领导决策的内容。之后，通过收到的反馈，为相关领导收集信息反馈。作为领导干部的得力助手，办公室秘书应当努力承担起领导安排的各项后勤事务，更好地为公司企业服务。办公室秘书必须严格按照要求，同时协调各种关系，认真做好领导工作。

2.办公室秘书公文写作能力提升措施

2.1分清公文的种类和特点

因区域和单位的不同，加之在应用范围上的差别，使得公文的文种亦呈现出明显的多样化特征。对此，针对公文的具体写作，需明确的第一要务是要选择适宜的公文文种。公文种类为13种，均有较为明确的使用范围，倘若文种选择不当，则容易导致公文主旨表达不清，继而对公文的质量和效力产生较大影响。因此，办公室秘书在公文写作中，需首先精准明确公文文种，当前，最常见的公文文种有诸如通知、请示、会议纪要及报告等。当然，不同的公文文种有其相应的要求与功用，唯有明确不同文种公文的语言风格及用词等特点，方能做到准确运用写作语言，并确保文种选择的准确性。

2.2培养敏锐的政治洞察力

随着科学技术的不断进步，多种多样的高科技设备为各级单位传递信息，使得信息交流更加便利，同时，人们可以在这些高科技平台上自由发表自己的见解，了解各种各样的信息，并且，根据网络上的信息，人们可以方便快捷地了解民情民意，了解大众实事，这对人们来说是极大的便利，足不出户便可知天下。这对普通民众来说的便利，对办公室秘书来说同样也是，他们常常从网上了解实事民情，来撰写公文，非常方便，但是在这种便利的同时却出现了一种现象：年轻的秘书对网络了解的越来越深，社会实践却越来越少，他们在写文章时不再深入到百姓中间，而是从网络上看看实事，但从网上看到的东西终究只是看看，他们缺乏对百姓真正的关怀，他们也不能真正了解百姓的内心。这就造成了很多人对百姓冷暖的冷漠，对国家事情的不关注。因此可见，这种现象是多么的严峻，应该马上整改。他们可以使用网络，但不可一味地使用网络，要深入到人民群众当中去，去了解人民的喜怒哀乐。

2.3明确写作的要求和主旨

鉴于公文写作的核心目标是为了解决单位某一项具体的事件或问题，故也决定了公文写作通常具有较强的目的性。诸如报告一类的公文，“适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问”。该如何准确掌握并保证写作的意图得到充分、有效的表达，这便需要办公室秘书站在维护党的领导、践行党的政策方针的高度，基于地方实际去表明思想和观点，而不是将个人看法加诸在内，以此方能确保文稿的立场不偏并保证内容的真实准确。针对刚从业的办公室秘书，各方面经验也有一定的欠缺，故为避免公文写作出现词不达意等状况，办公室秘书需加强与职能部门、领导和同事的沟通交流，尽快熟悉并掌握核心重点工作，如实把握领导思路和工作要求，进而确保公文主旨表达的准确、有效。唯有观点正确且论据充分的公文，方能在说明问题同时为后续的解决问题提供思路及依据。倘若办公室秘书一味追求华丽的辞藻并过于注重公文的形式，反而导致观点无法得到准确呈现。因此，写好公文的关键，一是要确保材料真实，二是要保证对各种材料的恰当使用，三是要始终秉持实事求是的观念。以此方能让材料与观点前后呼应，继而为后续的分析提供理论方面的支撑。

2.4注重材料的收集和分析

办公室公文的写作需与实践相结合，方能撰写出高质量的公文。当然这与办事秘书平日里的资料搜集亦有着极为密切的关系。正所谓“工作做前头，功夫下平时”，因公文写作的时间通常较为紧迫，办公室秘书唯有依靠平日里一点一滴的积累，着眼于本单位、本系统的职能，重点关注相关基础信息和材料的搜集，到了具体的写作过程方有“资源”可调用，从而可最大限度避免言之无物的情况发生。至于办公室秘书平时材料积累，主要的范围应当集中在时事政治、各级领导讲话、上级工作部署以及单位当前存在的主要问题之上，以上范围的资料方能对公文的实际写作过程提供有价值的参考，继而确保在时间较为紧张的前提下亦能写出高质量的公文。除此之外，还需加强对上级及同级之间来文的学习，熟悉公文的格式和行文规则，了解工作的最新部署和要求，特别是上级的规范性文件，要仔细研读，认真落实到日常的公文文稿起草中。

2.5理清写作的思路和脉络

工作的思路和脉络决定了工作写作的质量，在具体的行文过程中，以下三方关系的处理必须引起办公室秘书的足够重视：一是内容与形式之间的管理。好的公文需具备好的内容，但形式也是不容忽视的重点。若能有好的表现形式，则公文内容亦能更好呈现，否则将导致公文整体显得较为片面。二是深入与浅出的关系。文章有四大境界，分别为深入浅出，深入深出，浅入浅出，浅入深出。当然，最高境界当属深入浅出，且该境界也是最难达到的。因此，公文若能达到此境界，必定能更好地说明问题。三是主动与被动之间的关系。公文的写作既有“出招者”，便必然有“接招者”存在。而鉴于出招者与接招者各自有着不一样的想法，故唯有加强两者之间的沟通来促进彼此思想统一，方能写出一篇令两者皆满意的公文。

2.6学会使用公文惯用语句

办公室秘书的公文撰写过程，为保证理想的公文质量便必然会涉及到大量公文惯用语的使用。这对办公室秘书的综合素质而言无疑是一项挑战，而要切实达到以上要求，不仅要具备良好的语言表达能力，更需能准确揣摩领导意图。这亦是对办公室秘书的语言表达能力所提出的新要求，也需办公室秘书本身对公文的惯用语十分熟练，以此方能做到准确无误的表达。至于所谓的公文惯用语，其是由众多公文写作中总结积累的“万能用语”，甚至受到公文种类、公文主旨等方面的影响较小，因此可以降低办公室秘书的公文写作难度，也能更为简明地表达。诸如“敬请批复”“来函收悉”“特此函复”一类的公文惯用语，此类语言通常能较为准确、规范地表达领导想法，且具体的表述过程也不会显得冗杂，这也是公文惯用语最大的应用优势。

2.7注重公文写作练习

公文写作练习是办公室秘书提升公文写作水平最有效的途径。尤其是对于刚刚接触公文写作的办公室秘书而言，可首先由请示、批复、会议纪要等一类小材料入手。基于此类公文通常有固定的格式，故具体的写作过程仅需将基本事实表达清晰即可。主动加强写作实践，日常多写“千字文”；做好“单项练习”，针对每一个公文文种，尝试写作并摸清特点；加强沟通交流，多请教写作的“老师傅”“老法师”；注意推敲和琢磨，对自己起草的公文，特别是领导修改后的，要仔细琢磨，反复推敲，总结经验方能快速提升.

3.结语

在组织机构中，办公室是重要的部门，是各种信息的中转站，与各个部门都要打交道。所以，作为办公室的秘书，应该及时掌握各个方面的动态信息，促进组织内外的交流，不断扩展公文写作，开阔自己的眼界。在实践工作中，还应该积极总结写作经验，进而强化自身的写作能力，成为领导的得力助手，为办公室工作作出应有的贡献。

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