事业单位干部人事档案数字化工作探究

事业单位干部人事档案数字化工作探究

杨倩雯

重庆日报报业集团  401120

摘要：本文旨在探讨数字化档案管理在事业单位干部人事档案中的应用及效果。通过分析数字化档案管理的概念、特点和发展历程，结合事业单位干部人事档案管理的实际情况，探讨了数字化档案管理在提升人事档案管理效率、保障档案安全与完整性、促进信息共享与利用方面的作用。同时，分析了数字化档案管理在应用过程中可能面临的问题，并提出了相应的解决措施。通过本文的研究，旨在为推动事业单位干部人事档案数字化工作提供理论和实践指导。

关键词：数据挖掘；远程访问；数据安全

数字化档案管理通过将传统纸质档案转换为数字形式，并利用信息技术手段进行存储、管理和利用，极大地提高了档案管理的效率和便利性。然而，数字化档案管理在应用过程中仍然面临着一些挑战和问题，如技术标准不一、安全风险增加、人员培训不足等。因此，深入探究数字化档案管理在事业单位干部人事档案中的应用情况及其存在的问题，并提出相应的解决措施，对于完善干部人事档案管理制度、提高管理水平具有重要的理论和实践意义。

一、数字化档案管理的概述

（一）数字化档案管理的定义与特点

1定义

数字化档案管理是利用数字技术对传统纸质档案进行数字化处理、存储、管理和利用的过程。

2特点

（1）数据化：将纸质档案转换为数字格式，实现信息数字化存储。[1]

（2）网络化：利用网络技术实现档案的远程访问和共享。

（3）可检索性：通过建立索引和元数据，实现对档案信息的快速检索。

（4）可追溯性：记录档案的修改、访问和使用历史，实现档案管理的追溯功能。

（二）数字化档案管理的发展历程

1起源

数字化档案管理起源于计算机技术的发展，随着数字化技术的不断成熟，档案管理逐步向数字化方向转变。

2发展阶段

（1）初期阶段：主要以扫描技术为主，将纸质档案转换为数字形式存储。

（2）发展阶段：逐步引入数据库、信息检索技术，实现档案的网络化管理。

（3）成熟阶段：结合云计算、大数据等技术，实现档案管理的智能化、个性化发展。

（三）数字化档案管理的优势与挑战

1优势

（1）资源共享：数字化档案可实现远程访问和共享，促进信息资源的共享利用。

（2）空间节约：数字化档案减少了纸质档案的存储空间，节约了档案管理成本。

（3）检索便利：建立索引和元数据，实现对档案信息的快速检索，提高了信息检索效率。

（4）安全保障：数字化档案可实现备份和加密，提高了档案信息的安全性。

（5）档案长期保存：数字化档案可通过技术手段实现长期保存和永久性保存，保障档案的完整性和可持续性。[2]

2挑战

（1）技术标准：数字化档案管理涉及多种技术和标准，统一标准不足会影响档案管理的一致性和互操作性。

（2）法律法规：数字化档案管理涉及信息安全、隐私保护等法律法规，合规性管理是一个挑战。

（3）技术更新换代：数字化技术更新换代较快，档案系统需要不断更新升级以适应新技术的发展。

（4）数据安全：数字化档案面临黑客攻击、数据泄露等安全威胁，数据安全保障是一个持续的挑战。

（5）文化认知：部分机构和个人对数字化档案的接受度和认知度有限，需要加强宣传和培训工作。

二、事业单位干部人事档案的现状分析

（一）事业单位干部人事档案管理的特点与问题

1特点

（1）复杂性：事业单位干部人事档案涵盖了个人基本信息、工作履历、考核评价等多方面内容，档案管理较为复杂。

（2）保密性：干部人事档案涉及个人隐私信息，需要严格保密，确保档案信息安全。

（3）长期性：干部人事档案需要长期保存并定期更新，以记录干部的工作经历和成长轨迹。

（4）规范性：干部人事档案管理需要符合国家相关法律法规和规范要求，确保档案管理工作的规范性和合规性。

2问题

（1）纸质档案管理效率低下：传统的纸质档案管理方式存在文件繁杂、检索困难等问题，导致档案管理效率低下。

（2）安全风险增加：纸质档案存在丢失、损坏等安全隐患，个人隐私信息容易泄露。

（3）档案信息不易共享：纸质档案难以实现信息共享和远程访问，影响了工作效率和信息共享。

（4）档案存储空间需求大：纸质档案需要大量的存储空间，管理成本高，场地占用问题突出。

（二）现存问题及原因分析

1技术标准不一：事业单位数字化档案管理存在各种不同的技术标准和平台，导致档案信息的互操作性和一致性差。

2安全风险仍存：数字化档案管理面临黑客攻击、数据泄露等安全风险，需要加强信息安全保障。

3人员培训不足：事业单位在数字化档案管理方面缺乏相关人员的培训和技术支持，影响了数字化档案管理的推广应用和效果发挥。

4成本投入较高：数字化档案管理需要投入大量的资金和人力物力，对一些资源匮乏的事业单位来说是一个挑战。

5文化认知不足：部分事业单位对数字化档案的重要性和应用价值认识不足，缺乏推动数字化档案管理的积极性和主动性。

三、数字化档案管理在事业单位干部人事档案中的实践与探索

1建立统一的数字化档案管理技术标准和规范，制定详细的技术规范和操作流程，确保不同系统和平台之间的互操作性和一致性，对工作人员进行相关的数字化档案管理培训和技能提升，提高其对数字化技术和档案管理系统的认识和操作能力。

2加强数字化档案管理系统的安全保障措施，包括加密技术、访问权限控制、定期备份和灾难恢复等，确保档案信息的安全性和完整性。[4]定期安全审查：建立定期的安全审查机制，对系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并解决安全隐患。

3加强对工作人员的培训和技术支持，提供相关的数字化档案管理培训课程和教材，增强其对系统操作和管理的能力。建立专业团队：建立专门的数字化档案管理团队或部门，负责系统的运行维护和人员培训工作，提高整体的管理水平。

4优化项目管理和资源配置，合理规划项目的投入和成本预算，选择适合的数字化档案管理方案和供应商，控制项目实施过程中的成本。制定长期发展规划：制定长期的数字化档案管理发展规划，将投入成本纳入预算和规划中，分阶段实施，降低一次性投入的压力。

5加强对数字化档案管理的宣传和培训工作，提高干部和员工对数字化档案管理的认知和接受度，增强其对系统的使用意愿和积极性。成立宣传小组：成立专门的宣传小组或委员会，负责组织各类宣传活动和培训讲座，向干部和员工普及数字化档案管理的重要性和优势，引导其积极参与和支持[5]。

五、结束语

本研究通过分析数字化档案管理的概念、特点、发展历程以及在提升人事档案管理效率、保障档案安全与完整性、促进信息共享与利用方面的作用，深入探讨了数字化档案管理在事业单位干部人事档案管理中的应用情况和存在的问题，并提出了相应的解决措施，其对于推动事业单位干部人事档案数字化工作具有重要的理论和实践意义，为进一步完善数字化档案管理制度、提高人事档案管理水平提供了有益的参考和指导。

参考文献

[1]欧瑜瑜.对事业单位人事档案管理信息化建设研究[J].大众商务, 2023(15):0270-0272.

[2]马晓静.事业单位人事档案电子信息化管理研究[J].中文科技期刊数据库(全文版)社会科学, 2023(4):4.

[3]辛睿文.机关事业单位人事档案管理工作浅析[J].华东纸业, 2024, 53(11):38.

[4]李炳东.纸质档案数字化转换工作的实践探索[J].华东纸业, 2024, 53(11):32.

[5]付卫卫.事业单位干部人事档案规范化管理探讨[J].数字化用户, 2022(38):58-60.