浅谈人事档案管理工作

浅谈人事档案管理工作

  阚润茹 张霖

天津水务投资集团有限公司 天津市 300000

摘要：经过多年的实践，国有企业人事档案管理工作取得了卓越的成效，积累了宝贵的管理经验。但是随着大数据时代的来临及改革的深入，国有企业人事档案管理工作的问题日渐凸显。在国有企业不断转型升级的基础上，国企内部的人事档案管理方面存在的问题开始显现出来。在了解国有企业档案管理的基本内容的基础之上，存在诸如档案管理内容缺失、档案管理环境差等问题，并且对这些问题产生的原因进行探究。对已有问题提出相对应的解决办法，促进新形势下国有企业人事档案管理方面的发展。

关键词： 人事档案；国有企业；档案管理 

档案文本汇集了国有企业人员的重要信息，企业人事档案能够反映员工的基本信息和性格特点，通过分析档案情况可以了解员工的工作能力状况，还可以记录个人的成长经历以及相应的社会关系等基本内容。随着我国改革开放的深入，社会经济地位逐步提升，我国国有企业引入了档案管理这一概念。人事档案管理信息作为企业的重要信息资源，它对国有企业的发展有着重要的影响，国有企业人事档案可以为企业人事调度提供直接、有效的信息，可以使公司有秩序地进行资源调动，有利于企业及员工的良好发展，不仅在一定程度上提高了国有企业的办事效率，还加强了企业与员工之间的有效交流。

一、充分认识人事档案的意义

1、对于个人而言。人事档案，记录过往经历，伴随一生成长，作为“第二张身份证”，档案是个人建立信用体系和获得发展的重要工具，记录的教育经历、政治面貌、家庭成员、各类奖惩评价等文件材料都会左右自己的仕途发展，人事档案还是个人维护自身权益和待遇的重要工具，在升学就业、政审考察、申报职称、核定社保待遇、遗产继承时确定亲属关系等重要环节起到参考凭证作用。

2、从企业的角度讲。在企业管理中，国有企业的人事档案工作处于非常重要的地位，是党组织在建设干部人事管理、人才培养、人才服务等工作中，形成反映一个干部的社会经历、政治品质、道德品质、职业素养、工作作风及家庭状况、社会关系等情况的重要记录材料，是培养人才、选拔任命、管理任命干部和选拔评定人才的重要基础，是维护干部人才合法权益的重要依据。国有企业通过人事档案管理工作，实施了内部人力资源管理行为，通过档案信息掌握内部人力资源情况，能够一定程度的优化机构和人力资源，意义重大。

二、当前国有企业档案管理中存在的问题

1、人事档案内容缺失。人事档案是企业内部组织人事活动，进行人事调动的重要依据。其中资料收集是档案管理的第一步，然而就在档案的收集过程中就会产生一些问题。首先，在档案资料收集过程中会产生一系列问题。一方面，档案持有人提供的相关资料不全面，如续签合同，在职学历等，其中也包括由于国有企业在不同阶段招收不同员工所需要的人事档案内容不同而造成的种种区别；其次，各部门资料形成时间长短不一，资料收集工作断断续续，编目统计更是难以开展，有些行程较早部门的资料积压较多，一些员工不断调配，导致其中包含着大量的无用档案，由于企业内部对人事档案的不重视，导致档案大量的积压，对档案编目工作的开展造成了很大难度。最后，企业内部人员调配过程中，档案不能及时转移，导致后期一系列内容空挡、缺档。

2、档案管理环境差。大多数企业依然采用传统的档案收集方法，纸质档案依然是大多数企业人事档案的主要组成部分。环境因素对纸质档案的保存的耐久性有决定性的作用。但是由于大多数企业对于档案管理并不重视。档案室通常都是顶层或者底层，是企业内部不能用来办公的区域，阴暗潮湿，易有虫害。在这种保存环境之下，纸质档案受潮和虫蛀都是很严重的问题。

3、管理方法陈旧。首先，标准化水平低。因为档案管理工作不被重视，所以很多企业在日常工作中并无专业专职的档案管理人员。即便有也是年纪比较大，对现代信息化技术手段并不熟悉，很多工作还是依靠手抄笔誊，效率低下的同时标准化水平也低。管理工作也只停留在“保存”这个层面，与真正的“管理”这个含义相差很远。其次，流程化不足。现在档案册不是放在柜子里一动不动。企业内部日常工作中有很多事项甚至个人的社会活动都需要从档案中提取资料，同时企业内部与外部人才流动也越来越频繁，档案在企业内部与外部之间的流转也越来越多。由于缺乏完善的制度，合理的流程。档案资料流转要不就是自主性大，要不就是审批繁复影响效率，以及档案资料涉及的多个部门之间不能有机协调。

三、国有企业人事档案管理措施

1、规范和完善人事档案管理制度。首先，要自上而下提高对人事档案管理工作重要性的认识，加强对人事档案管理工作的领导，进一步完善相关管理制度，明确组织机构、分管领导、权责分工。特别是要加强对《条例》的学习，深刻把握《条例》的精神和要求，深刻领会人事档案是社会信用体系的重要组成部分，是党的重要执政资源，要突出全面从严要求，注重效用发挥，为国有企业人才工作奠定坚实基础。其次就是要严格抓好制度的执行和落实。制度建设是治本之策，制度执行则是关键所在。要关注人事档案管理的每一个环节，从材料的收集、归 档、整理到查阅、调动程序，都要从 严管理，及时研究解决人事档案管理工作中存在的问题和困难，确保规范运行。值得注意的是，组织人事工作的规范性很大程度影响着人事档案管理工作的规范性。在日常干部工作和人事管理中，对材料和流程进行严格把关，确保程序合规、内容清晰，就能极大地提高入档材料的质量，为人事档案的管理和使用奠定良好基础。

2、夯实人事档案管理根基。基础不牢，地动山摇。针对人事档案管理和专审工作中凸显的各种问题，必须全面加强人事档案管理的基础工作。一是要加大档案基础设施建设，严格按照《档案法》及《条例》要求，配备符合标准的库房、档案柜及其他配套工具和设施，从硬件上确保档案的长期安全妥善保存。二是要统筹协调，完善人事档案材料收集机制。可以探索建立人事档案联席会议制度，定期召开会议，列出清单，明确材料要求，督促各相关部门及时将应入档材料整理交给人事档案管理部门。人事档案管理部门则要严格把关，将不符合要求的材料退回整改，不应入档的材料予以剔除。三是要及时整理、动态维护。要按照人事档案工作流程，及时将材料装入人事档案，并进行相应的分类、装订处理，避免材料长时间积压，堆积混乱。要严格执行档案相关信息的登记录入，方便后续查阅、使用工作的开展。

3、加强人事档案管理人才队伍建设。一是要优选拔，在选拔人事档案管理人员时，要注意挑选政治素质过硬、业务能力较强的人员。同时，要注意该岗位的稳定性，一般不宜频繁调整。二是要强培训，通过开展业务知识、技能培训，全面提高人事档案管理人员的素质和能力。三是要拓通道，打通内部人才成长通道，为档案管理人员提供明确的职业发展路径，加强激励力度。同时人事档案管理人员自身也要积极转变观念，树立正确的职业认知，以专注、专业、专心的态度，让自己成长为这一领域的专家人才。

规范国有企业的人事档案管理工作，有利于促进国有企业的健康可持续发展，同时，国有企业人事档案管理模式的转变是必然趋势，因此，需要引起企业对人事档案管理工作的重视，及时发现问题，并结合信息化技术进行合理解决，提高人事档案管理意识，规范人事档案管理工作，在根本上提升企业的竞争力，从而使企业的综合效益得到提升。

参考文献：

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[2] 黄丹丹 . 新时代事业单位人事档案管理存在的问题及对策 [J]. 黑龙江人力资源和社会保障 ,2020(16):146-148.

[3] 李虎 , 李蕊 . 国有企业推进人事档案数字化管理的思考 [J]. 冶金管理 ,2020(14):66-69.