档案管理工作信息技术的实践应用研究

档案管理工作信息技术的实践应用研究

张斌

张家口市能源局  河北张家口  075000

摘要：信息时代背景下，信息技术凭借其优势广泛应用到社会生产生活各领域，成为推动经济发展的重要力量。立足于改革背景下，单位内部的档案管理工作也需要随之变革与完善，可以尝试着引入信息技术辅助管理工作开展，能够减少人工强度，优化档案管理工作流程。基于此，本文就档案管理工作中的信息技术应用情况展开分析，首先探讨了在具体管理中存在的若干问题，并提出了具体的实践应用措施，旨在为实际工作提供有效参考。

关键词：档案管理；信息技术；问题；实践应用

引言

当前，加强档案管理信息化建设，除了提升工作效率和档案利用率以外，挑战和问题会相应而来，这就需要档案管理人员明确信息技术运用重要性，积极学习和掌握信息技术应用方法，应用在实际的档案管理工作中，以此来提升工作水平，保障档案资料安全同时，提升档案资料潜在价值利用率。

1 档案管理工作信息技术应用问题分析

1.1 认知理念尚存不足

信息技术在档案管理工作中的实践中，尽管信息化建设带来了许多优势和机遇，但也存在一定不足，一个典型问题即档案管理信息化认知不足。事业单位在档案管理信息化建设方面意识认知不足，对信息技术在档案管理工作中的价值和应用前景缺乏深刻的认识。还有部分管理者和工作人员对信息技术的应用和管理模式缺乏了解和认知，对信息化建设的重要性和必要性认识不足，习惯于传统的纸质档案管理方式，对数字化、网络化和智能化的管理方式缺乏适应性和接受度，以至于未能对档案管理信息化建设制定长远的规划。档案管理中信息技术的有效应用是一项系统工程，需要相对应的技术人员提供支持，但目前部分事业单位的专业信息技术人才相对不足。档案管理工作人员对信息技术的应用和管理缺乏深入地了解，对信息化建设的实施和管理缺乏专业技能和经验，影响了信息化建设的质量和效果。同时，由于事业单位的编制限制和招聘制度，导致人才引进和培养困难，制约了档案管理工作信息化建设的进展。

1.2 电子档案的安全防护力度不足

部分事业单位档案管理信息化建设中，安全防护力度有所不足，致使很多宝贵的电子档案资料丢失、损坏。具体表现在以下几点：①数据泄露风险：随着信息化技术的广泛应用，事业单位档案管理工作中大量的电子档案数据存储在电脑或服务器中。然而，由于一些单位在信息系统建设和管理方面存在漏洞或不完善的情况，导致电子档案数据面临泄露风险。例如，未经授权的人员可能通过非法手段获取电子档案数据，或者员工内部泄露档案信息，从而造成档案安全的威胁。②数据篡改风险：电子档案在数字化存储和传输过程中容易遭受数据篡改的风险。如果档案管理系统的安全措施不足，黑客或内部人员可能篡改电子档案的内容、属性或权限，导致档案信息的真实性和完整性受到破坏，对档案的可信度和可靠性构成威胁。③病毒和恶意软件攻击：事业单位档案管理工作中使用的计算机和服务器可能受到病毒和恶意软件的攻击。病毒和恶意软件可能通过邮件、USB设备、网络等途径侵入系统，破坏电子档案数据的完整性、可用性和保密性，从而对档案信息的安全性构成威胁。④缺乏合理的权限控制：电子档案管理系统中缺乏合理的权限控制措施，导致未经授权的人员可以访问和操作档案信息。这可能导致档案信息被滥用、泄露或篡改，从而对档案的安全性和可靠性造成威胁。

1.3 管理队伍素质水平偏低

档案管理工作开展，离不开高素质人员支持，但由于档案管理受重视程度不高，导致档案管理队伍整体素质水平偏低。事业单位档案管理工作涉及信息技术的应用和管理，但一些管理人员对信息技术的认识和理解相对较低，对信息技术的应用和管理模式缺乏深入了解，导致在信息技术的选型、应用和管理方面存在一定的盲区，影响了档案管理信息化水平。档案管理信息化需要工作人员在掌握扎实的档案管理专业知识和技能的同时，能够熟练运用信息技术辅助工作开展，但实际上却与之相反，很多档案管理人员缺乏信息化项目管理、风险管理、资源管理等方面的知识和技能，种种问题导致信息化建设过程中管理困难，影响项目的实施和效果。

1.4 管理制度建设落后

缺乏完善的信息化项目管理制度、风险管理制度、数据管理制度等，导致在信息化建设过程中，管理人员难以对项目进展、风险评估和数据管理等进行有效地监控和控制，从而影响了信息化建设的顺利推进和管理效果。需要注意的是，信息技术的发展日新月异，信息化建设需要具备灵活性和适应性，以适应不断变化的环境和需求。但很多档案管理制度较为僵化，缺乏灵活性、创新性和适应性，难以满足信息化建设中的需求变化。

2 档案管理工作中信息技术的实践应用措施

2.1 开发档案管理信息系统

为了提升档案管理信息化水平，需要相关领导干部和工作人员转变思维观念，提升档案管理信息化认知水平，整合优势力量开发档案管理信息系统。具体表现在以下几点：①实现档案管理业务流程的数字化和自动化：档案管理涉及大量的文件、资料和业务流程，传统的手工处理方式往往效率低下且容易出现错误。而通过开发档案管理信息系统，可以实现档案管理工作流程优化升级，包括文件的录入、查询、借阅、归还等，从而提高档案管理的工作效率，减少了烦琐的手工操作[8]。②提供便捷的档案查询和检索功能：传统的档案管理往往需要人工去查找和检索文件，耗时且容易出错。而通过开发档案管理信息系统，可以实现便捷的档案查询和检索功能。用户可以通过系统进行关键词搜索、条件查询等方式，快速找到所需的档案资料，提升档案资料利用率和服务质量。③强化档案管理的安全性：由于档案资料类型多样，保证档案资料安全性是非常重要的。通过开发档案管理信息系统，可以实现对档案资料的权限控制，实时跟踪和记录，以此来增强档案管理的安全性和可控性。只有经过授权的用户才能进行相关操作，有效地防止了信息泄露和滥用。④支持多地点和多部门的协同工作：事业单位档案管理涉及多个部门和多个地点的协同工作，而传统的手工处理方式往往存在沟通成本高、效率低等问题。通过开发档案管理信息系统，可以实现多部门和多地点的协同工作，包括文件的传递、审批、签字等过程，从而提高了协同工作的效率和准确性。

2.2 做好档案备份存储和安全防护工作

档案管理信息系统中的档案数据应该定期进行备份，以确保档案数据的安全性和可恢复性。备份数据应该存储在不同的位置，避免单点故障和数据丢失。并且备份数据应该经过加密和压缩处理，确保数据的机密性和完整性。使用先进的安全防护技术来保护档案数据的安全，包括防火墙、入侵监测系统、病毒防护系统等。这些技术可以有效地防止恶意攻击、病毒感染等安全威胁，保障档案数据的安全性。建立完善的档案数据存储和管理机制，包括规范的数据命名规则、文件夹结构和权限设置。只有经过授权的人员可以访问和管理档案数据，避免未授权的访问和篡改。另外，事业单位应该建立灾备和恢复机制，以应对各种突发情况，包括自然灾害、硬件故障、网络故障等。灾备和恢复机制应该包括备用设备和备用网络的建设，以确保在突发情况下能够及时恢复档案管理工作。

2.3 加强档案管理队伍专业培训

工作中应根据档案管理队伍的实际情况和信息技术的应用需求，制定具体的培训计划。培训计划应涵盖档案管理基础知识、信息技术应用技能以及安全防护等方面内容，以全面提升档案管理队伍的专业素质。组织各类培训课程，包括线上和线下培训形式，如培训讲座、研讨会、培训班等。培训课程应根据档案管理队伍的实际情况和信息技术的发展趋势，注重实用性和实战性，提供实际操作和案例分析，帮助档案管理人员掌握实际应用技能。同时，也可以基于在线学习的方式，通过自主学习平台、在线学习资源等方式，不断提升档案管理人员的信息技术知识和技能。并设置配套的学习考核和奖励机制，激励档案管理人员积极参与专业培训和自主学习。

2.4 建立完善的档案管理制度体系

实践中要契合单位实际情况和工作需要，建立科学合理的档案管理制度，明确档案的归档、检索、借阅、销毁等方面的规定。制度应包括档案管理的组织架构、职责分工、工作流程、操作规范等内容，以确保档案管理工作的规范化和信息化。在信息技术的支持下，对档案管理的流程进行优化和改进，以提高档案管理的效率和准确性。通过引入电子文档管理系统、数字化扫描技术等，可以实现档案的电子化管理，加速档案的归档、检索和借阅流程，提高工作效率。另外，也可以引入先进的档案管理技术，如条码、RFID（射频识别）、云存储等技术，实现档案的智能化管理和远程访问。

3 结语

综上所述，顺应时代发展趋势，在改革深化背景下，应积极整合优势资源，积极引入信息技术辅助档案管理工作改革创新，优化工作流程，在提升档案管理工作质量同时，实现档案资料价值充分发挥。

参考文献：

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[3]陈文玲.现代信息技术语境下事业单位档案管理的路径选择[J].黑龙江档案,2022(6):142-144.

[4]朱小瑜.信息技术视角下机关事业单位档案管理工作的实施对策[J].人才资源开发,2022(20):63-65.

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