现代化视角下人事档案管理的问题及其提升策略

现代化视角下人事档案管理的问题及其提升策略

瞿蕊

华亭煤业大柳煤矿有限公司     甘肃省平凉市    744000

摘要：本文探讨了现代化视角下人事档案管理的问题及其提升策略。首先阐述了人事档案管理的重要性，指出其在员工选拔、岗位调整等方面的关键作用。随后分析了当前人事档案管理中存在的主要问题，包括信息不全面、人事变动频繁、专业管理队伍缺乏等。最后提出了改进措施，强调变革管理理念、推进数字化建设、完善管理团队和机制、加强部门协作等，以提高人事档案管理的效率和质量，充分发挥其在人力资源管理中的价值。

引言：在当今快速变化的社会环境中，人事档案管理面临着新的挑战和机遇。作为人力资源管理的重要组成部分，人事档案不仅记录员工的基本信息，还涉及其教育背景、工作经验等全面内容，对单位的人事决策具有重要影响。然而，传统的管理模式已难以适应现代化发展需求。本文旨在剖析当前人事档案管理存在的问题，并从现代化视角出发，探讨如何通过创新理念、优化流程、运用信息技术等手段，提升人事档案管理的效能，为单位的可持续发展提供有力支持。

一、人事档案管理及其重要性简述

提起人事档案管理，其中的核心内容包括人事档案及其管理工作。其中，人事档案在具备一般档案所共有的本质属性外，它还具备一些特点，这主要表现认识档案记录的信息更为全面，更为真实。具体的真实性也是人事档案管理工作的前提与重要基础。人事档案只有客观、真实地反映员工在现实工作和生活中的实际情况，才能为人力资源管理提供有力依据。

人事档案管理主要包含保管制度和利用制度，前者是指材料的归档和保密等制度，后者主要包括借阅手续和相关证明手续。人事档案管理对单位人事工作的开展具有重要影响，有助于人员考核，以及进一步优化改进管理制度。人事档案材料的收集与鉴别工作是用人单位对相关工作人员进行考核以及决定其是否具有晋升提拔资格的重要依据，所谓知人善任，知人是前提。对于工作人员的职务晋升，既要做到公平公正公开，又要做到符合单位发展利益。

二、人事档案管理现状及存在问题

（一）人事档案信息不全面

在各单位的发展过程中，人事档案管理问题频现。目前大多数事业单位的人事档案记录的都是员工在参与本职工作前的基本信息，包括年龄、学历、参加工作时间、主要社会关系和家庭关系等。有些单位会在固定的时间对档案信息进行更新，但是更新的内容较为单一，一般是在工作中的奖励和职称晋升资料等能够量化的数据材料。但是从单位的发展角度出发除了这些基本的信息外还需要更新员工的专业技能水平、近期取得的科研成果、业务能力等，只有这些信息得到了补充才能客观且全面地反映一个员工实际情况。

（二）人事变动较频繁

随着市场环境的不断变化以及体制机制的改革，一些单位的人事变动较为频繁。这就导致人事档案管理工作的难度及复杂程度有所增加。有些员工因为不满意或者不适应工作内容而出现的人员离职情况。所以我国事业单位档案管理工作中，除了存在一些在档案工作管理和经营方面的影响因素之外，还存在事业单位工作人员流动频繁的现状，这样会导致档案管理工作质量的下降。因为对于一些事业单位来说，他们本身的档案管理工作理念都是不同的，所以到达一个新的单位以及适应新单位的档案管理工作流程都是需要时间的，这样会制约档案管理的衔接管理和工作效率。

（三）专业的人事档案管理队伍欠缺

人事档案材料的收集与鉴别工作需要对大量的数据信息进行综合性整合以及细节性调整。其本身极为复杂且繁琐，故对于相关工作人员的专业知识素养以及职业道德等综合素质具有较高要求。就目前工作现状来看，缺乏专业性的人才管理工作队伍是影响人事档案材料收集与鉴别工作质量的一大问题。其原因首先是管理人员的相关理念问题，致使其本身对于档案材料收集与鉴别工作的重视度不够，进而对于该项工作的具体资金投入以及相关工作人员的任用存在一定缺陷。其次，由于工作人员队伍建设不到位，部分疾控中心在开展档案材料的收集与鉴别工作时会采用部门借调的方式进行，即从其他部门或岗位调用工作人员进行材料收集与鉴别。

三、现代化视角下提升人事档案管理的措施

（一）变革管理理念，以数字化思想指导工作

首先，单位领导者要认识到人事档案信息化建设的重要性，将人事档案管理信息化建设纳入单位发展规划中，为信息化建设提供保障，保障人事档案管理工作的稳定性；其次，营造和谐、团结的工作氛围，从长远的角度出发，由管理者组织人员配合人事档案管理的信息化建设，通过下发手册等方式让单位员工认识到人事档案的重要性和信息化建设的必要性；最后，以数字化思想指导工作，在信息化建设的过程中，不断推进人事档案数据库的建立，推动人事档案向着电子档案的方向转型升级。在人事档案的信息化系统中，数据库是必不可少的存在。在信息化建设的过程中，传统纸质人事档案会逐渐转变为电子档案，并借由信息技术进行存储和管理，数据库则是储存电子档案的载体，以保障电子档案的完整性，另外，借助数据库管理人事档案，也能够提高人事档案的调取速度和管理质量，并且有利于提高人事档案的利用率。

除此之外，相关工作人员要形成良好的服务意识，明确自身的责任，在为个人资料服务的同时更服务于单位的人力资源管理；具备共享意识，一些可公开的人事档案信息具有一定的共享性，在信息化建设完整后，人事档案的共享性会进一步增强。因此，相关工作人员要具备一定的共享意识，将可公开人事档案的管理成果在内部进行展示，提高人事档案的影响力，发挥人事档案在单位管理中的价值。

（二）人事档案管理团队及管理机制建设

单位要结合自身发展情况，适时建立专业的人事档案管理团队，并设立相应管理机制。进而合理优化和完善人事档案管理工作流程和规范，确保岗位分工清晰责任落实到个人，从而保证人事档案管理工作能够有序开展。明确规定人事档案资料的存档要求，建立规范化标准包括采用信息化技术时的档案录入流程、借阅流程、归还流程等全方位内容以实现人事档案资料共享，有效转变传统各方资料信息不对称现象。

（三）全面增强各部门之间的协作

人事档案的内容比较多，在进行管理时会涉及较多的部门。为了提高档案的管理效率，在实际管理过程中应该结合管理现状，创新档案管理模式。人事档案信息不仅包括一些基本信息，还包括一些个人经历以及取得的成绩等信息。因此，在记录档案信息时，要内容明确，充分展现出每个人所具备的特点，丰富档案内容。所以，需要多个部门来共同协作配合，填充档案信息内容。比如，在科研人员的人事档案信息中，可以将其成果进行记录，同时将其创新的思想记录其中，评估其科学素质以及综合素养。这样人事档案才能真正助力于个人的发展，让国家发现更多的优秀人才。档案的收集和提供等工作，需要由各个部门及本人共同来完成。所以，各个部门之间要相互配合，利用信息化技术提高效率，进而完善档案管理体系，提高人事档案的利用价值。

结束语：

人事档案管理是一项复杂而持续的工作，需要与时俱进，不断创新。在现代化背景下，我们应当充分认识到人事档案管理的重要性，积极采取措施应对当前面临的挑战。通过推进数字化转型、培养专业管理团队、完善管理机制、加强部门协作等方式，可以显著提高人事档案管理的质量和效率。未来，人事档案管理将朝着更加智能化、精细化的方向发展，为人力资源管理决策提供更加全面、准确的信息支持，从而为单位的长远发展注入新的动力。

参考文献：

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