医院档案管理与档案升级工作浅析

   医院档案管理与档案升级工作浅析

张旭

四川凉山彝族自治州喜德县人民医院 616750

摘要：现阶段，我国国力和水平在不断提高，理念也有了质的提升，工作人员对于医院档案管理工作也有了很大的认知，医院档案管理能更好、更有效地对资料进行存储保存，关乎着档案工作管理能否有序、良好地进行。医院档案管理是一种各种门类和各种载体的档案，是医院在工作管理中最重要的财富。

关键词：医院档案管理；档案升级

引言

医院日常管理内容多，其中医院档案管理是日常管理工作的一个重点。随着医疗改革的持续深入以及信息化技术在医院不同科室、不同管理部门的应用，对档案管理工作提出了更高要求，并强调各项档案工作管理的规范化，提升档案管理质量与效率。当前医院档案管理工作中还存在一些不足，需要在分析档案管理工作现状的基础上给出对策，促进档案管理工作的规范，发挥档案在医院不同方面工作的应用价值。

1档案管理信息化的优势

（1）数据共享与协同性。信息化档案管理系统实现了数据的共享和协同。医务人员能够在不同部门和地点实时传递和获取患者信息，促进了医疗服务的协同性。患者在不同医疗机构就诊时，医生可以更容易地获取其完整的就诊记录，提高了综合医疗服务的水平及诊断率。（2）空间与成本节省。电子档案的存储成本相对较低，且不占用实体空间，解决了纸质档案的存储问题。医院能够有效利用数字化存储空间，降低了存储成本。此外，电子档案的备份和恢复更加便捷，降低了因信息丢失或损坏引起的额外成本。（3）信息安全性提升。采用数字化手段实行数据备份和加密，提高了医疗信息的安全性。信息化档案管理系统能够设定不同层级的权限，保护患者隐私，降低信息被泄露的风险。医院能够更好地应对信息安全挑战，保障患者隐私权。（4）提高工作效率。信息化档案管理系统实现了智能化的检索和整理，减轻了医务人员的工作负担。医务人员能够迅速获取患者信息，提高了工作效率。此外，系统还能够提供自动化的报告和分析工具，辅助医生做出更准确的诊断和治疗决策。（5）提高医疗服务质量。信息化档案管理系统使医生能够更全面、准确地了解患者病历，有助于提高医疗服务的质量。医生可以更好地制定个性化的治疗方案，提高了医疗决策的科学性和针对性。

2医院档案管理现状

2.1欠缺规范化的档案管理制度

由于对医院档案管理工作的重要性欠缺正确认知，导致档案管理制度设计不合理、执行不到位，降低了医院档案管理工作的有序性与实效性。例如，在没有档案管理制度约束下，部分档案管理人员会产生消极工作态度，对各类档案资料收集与管理随意，从而影响档案管理成效，降低了医院档案的作用发挥。除此之外，伴随着医院产业规模及业务范畴的扩大，档案资料总量明显增加。如果医院不及时建立规范化档案管理制度，容易出现随意借阅档案、档案内容被篡改、丢失等问题，不仅降低了医院档案管理质量，还会影响档案收集与利用效果，甚至给后续档案调取工作增加难度，制约医院档案的作用发挥。

2.2医院档案管理人员素质水平有待提升

在当前医院档案管理中，很多医院档案管理工作人员的专业能力、文化素养等都有待提升，只注重提高医护人员素质水平和继续教育，忽视了对档案管理人员的学习教育活动。主要表现为：医院在进行档案管理时，人员分配不够完善，人员变动较大，出现了一人任多岗位的现象，而有能力且专业强的人员却寥寥无几，大多数档案管理人员都没有进行过专业的知识培训。正是这样专业知识以及专业素质比较落后，且受到很多局限，知识结构也不能公平分配，学历也无法填补对人才的需要，在管理能力和知识层面二者形成了对立面，进而导致医院档案事业无法有序发展。

2.3基础设备设施落后

在医院进一步展开现代化建设的过程中，实现了医疗设备设施的更新优化，以先进的医疗设备设施为患者提供高质量的医疗服务。但是，由于档案管理工作长久以来不受重视，导致其存在严重的基础设备设施落后问题。大多数医院仍旧采用传统的管理办法，由人工采集、整合档案资料，并以纸质版的档案加以储存，将其集中放置于某一房间内。进入信息化时代，有的医院仍旧没有为档案管理工作提供充足的先进技术和设备设施，档案管理信息化水平相对较低，无法创建电子档案管理模式，不仅会影响医院档案管理工作效率，无法及时为医院提供重要的参考资料，还可能因为保存不当造成纸质档案的损坏、丢失等。医院整体档案管理的现代化水平相对较差，并未在行政预算中考虑档案管理现代化的支出，包括设备设施投入、用房面积和网络化管理等方面均存在着严重的不足。

2.4档案管理信息化程度较低

新医改下医院档案管理基本已经实现了从传统纸质档案管理向电子化档案管理的转变，提升了医院档案管理的信息化程度。但是档案管理信息化程度较低，不同医院在档案管理信息化水平方面参差不齐，同时医院其他相关系统与档案管理信息系统尚未实现兼容，无法完成信息共享。此外，医院档案信息较多，但信息化程度较低使信息检索效率不高，影响对档案中各类信息的利用，不能更好地发挥档案信息在医院管理方面的作用。

3医院档案管理与档案升级工作措施

3.1完善档案管理制度

医院要想顺利开展档案管理工作，使各类档案资料发挥应有价值，就需要结合实际情况完善和优化医院档案管理制度。第一，明确各部门的档案管理职责，并为各岗位划分档案管理工作任务，在医院内部形成全员、全过程、动态化的档案管理与利用范围。医院可以建立档案管理责任追究制度，对档案使用者的行为、档案管理人员的工作行为加以约束，从而减少医院档案资料丢失、损毁等情况；第二，建立档案收集与归档管理制度。应规定医院档案归档环节至少有两名工作人员在场，共同审核档案是否完整。在档案借阅环节，规定使用者应持有相关使用证明正常借阅档案，利用完善的管理制度降低医院档案丢失和损毁风险；第三，针对电子档案制定管理制度。例如，使用者需要通过实名验证方可登录平台，在平台中完成档案的借阅工作。这样可以使该项工作更加规范，杜绝人为引起的档案丢失或被篡改现象。在整个过程中，需要经过严格的批准核实之后，才能够开展档案调阅工作，从而保证档案管理的规范性。

3.2加强医院档案管理人才队伍建设

创建一支高素质的人才队伍对医院档案管理工作十分重要。医院应重视培养优秀人才，积极引进具备专业知识和专业能力的档案管理人员，并对其进行系统、全面的培训，不断提高档案管理人员的整体素质，从而提高档案管理工作的效率。对于档案管理人员而言，具备专业知识是基础，也是重中之重。因此，医院应定期开展针对档案管理人员的教育培训活动，鼓励管理人员参加继续教育以及职业资格考试，以获得档案管理资格证书，提高其理论水平和专业技能，确保他们在工作过程中能够保质、保量地完成任务；同时，还要加强档案管理人员的计算机技能培训，推动医院档案管理工作与信息技术的深度融合；此外，还应对档案管理人员进行相应的考核，以便发现他们在工作过程中存在的问题，继而进行有针；性的培训，提高其工作积极性和满意度。

3.3加强基础设备设施投入，实现档案管理现代化

医院档案管理是一项规范化、制度化以及现代化的高标准系统工程。随着时代的发展，对档案管理工作也提出了现代化的要求。信息技术的普及和应用，促使医院档案工作人员要通过新兴技术对档案管理工作开展科学创新。现代化的档案管理离不开必要的基础设施与办公设备设施的投入，计算机、打印机及扫描仪、网络等现代化设备设施和软件，促进了医院档案管理的信息化、数字化、自动化，充分发挥了现代科技的优势，提高了医院档案管理工作的效率。医院要注重基础设施建设和信息化建设，信息化建设是医院的重要内容，也是新医改对医院的重点要求。通过引进先进的技术和现代化设备设施，利用医院计算机储存系统、电子档案管理系统，开展电子档案与纸质档案并存的“双轨制”，提高档案管理的工作效率，减少档案存放的空间，增加档案资料的保密性。在信息化建设过程中，医院要重视利用计算机、互联网等科技手段，建立医院完整的档案数据库，提高档案管理的便捷度，有效降低档案的错误率。医院需要搭建资源共享平台，档案管理人员根据要求筛选、提取有价值的资料信息，加强与外界的联系，建立互通平台，逐步实现信息资源共享，逐步满足医院医疗、教学以及科研的发展需求。但在搭建与外界资源共享平台的同时，医院档案管理人员要通过网络管理、设置访问权限等手段，确保医院重要档案的安全。

3.4提升医院档案管理的信息化程度

医院在档案管理方面不仅需要注重信息化技术的应用，还需要提高档案管理的信息化程度。应强调电子档案管理系统的应用，并注重该系统与医院其他相关系统的兼容与部分信息的共享，实现不同管理系统的信息联动，提升医院档案管理的规范化与高效性。运用信息技术实现对医院档案信息的数字化存储、查询与检索。重视大数据技术、云计算技术等在医院档案信息管理中的应用。为了提升医院档案管理的信息化程度，要做好硬件设备的支持工作，如购置高性能计算机、高性能快速读取存储设备、较好的网络设备等，确保医院档案管理有较好的信息化基础设施。医院档案信息化管理过程中也需要做好信息防护，避免档案信息可能被非法获取、非法篡改或者泄露等，要求档案管理人员及时做好档案数据信息备份、通过相关加密技术以及访问控制等确保信息化背景下医院档案管理的安全性。

结语

总的来讲，要想提高医院档案管理的水平，不仅应具备有效且完整的管理体系、管理制度，还需要管理人员不断提高自身的素质，并使用现代化、数字化的信息技术，保障档案管理工作有序、良好运行，提高医院档案管理工作的质量和效率，给医院发展带来更大的提升空间，从而满足人民所需。

参考文献

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