档案存储优化管理系统

档案存储优化管理系统

刘巧

重庆市酉阳自治县两罾乡卫生院   409800

摘要：随着人口数量不断增长，信息化进程不断推进，大学教育的普及，国家人才数量飞速增长。这同时也造成了相关部门员工数量增加，审核流程日益严苛复杂的现状。在信息时代下，数据的处理速度越来越快，企业部门档案调动的效率，在很大程度上影响着人才流动速度。因此，档案存储管理工作急需跟上时代，进行数字化转型，提升自身的数据存储与处理功能。而在数字化转型过程中，依旧存在部分问题需要解决。本文将从档案存储管理现状入手进行比对分析，提出一些行之有效的应对策略。

关键词：档案管理；数据存储；信息化；管理优化

引言

数字化进程不断推进，档案存储管理工作的要求也不断提升，此值借助互联网、大数据、云平台等方式，构建起数字化的档案存储平台，将在很大程度上能够帮助相关部门提升人员管理效率。而对于档案管理部门来说，如何能够应对这些变化，将成为其目前的主要攻坚项目。做好数字化平台建设管理，提升档案管理效率的同时能够保证用户信息安全，才能够获取用户信任，保证企业平稳运行。

一、档案管理工作要求

在当今时代，档案管理工作最重要、也是最迫切的要求便是进行数字化转型。现阶段纸质档案的弊端逐渐显露出来，而将纸质档案数字化、电子化很大程度上能够减少纸质档案的使用次数，延长档案寿命。在档案管理方面，现阶段对于档案的提取、传输效率越来越重视，传统的档案提取流程已经不能够满足如今人们的需求。加之科技进步、经济发展，人工智能逐步深入到多个领域，档案管理的数字化转型，已经成为了必然趋势。总之，档案管理未来应当向着高效性、智能化、技术性等方面发展，从而更好地服务大众，实现档案存储价值。

二、信息化时代下档案存储管理现状

（一）技术更新迭代速度较慢

在信息化时代，档案储存管理方式的数字化势在必行，许多企业事业单位认识到了档案数字化的重要意义，但是在实际操纵方面，还存在着诸多不足。其中最为明显的便是存储技术迭代问题。信息工具迭代速度较快，相关的存储、管理技术，也会由于数字化的革新而出现不适配的情况。因此，除了做好数字化信息技术的应用之外，还需要时刻做好技术革新维护等任务。在这方面，许多企业事业单位还需要加以重视。

（二）数据安全保障落实较难

对于档案来说，其保密性乃是重中之重。进行数字化的过程中，如何能够保证企事业单位档案数据安全，保证用户隐私安全，是一众档案数字化部门所需要慎重考虑的。信息化时代的到来，掀起了一阵企事业单位档案数据化的热潮，但也出现了不少信息泄露的案例，这些都是由于企业部门不重视数据安全，防范数据风险意识薄弱造成的。目前一众用户对于信息化查、数字化出现了信任危机，这对于未来档案数字化存储管理，带来了不小的挑战。

（三）档案管理相关流程陈旧

相关的管理制度落后，也是影响档案存储优化管理的一大阻碍。随着信息化管理不断推进，传统的管理制度难以适应当今时代的要求。同样的，在档案管理环节，传统的纸质档案管理流程难以满足企业高效、快捷提取信息的需求。在进行数字化管理推进过程中，形成一套与之相适配的信息档案提取流程，能够保证档案存储、调取环节有规可依，有迹可循。但是大多数企业并没有认识到这一点，仅仅是简单的对纸质档案数字化，便认为已经完成了档案存储，优化管理任务。不适配的档案管理流程，终究会形成反噬影响企业信息化建设。

三、档案存储优化管理系统策略

随着时代的发展，档案价值日益突出，如何能够通过优化档案的存储于管理，从而实现档案服务水平的持续提升，让人们真正的可以利用档案来方便工作与生活。本文对此也进行了思考，结合工作经验，认为未来可以从如下几个方面进行优化。

（一）做好技术引进应用

档案信息化建设过程中，引入人工智能大数据等先进技术，能够很大程度上帮助企事业单位提升档案存储提取效率。目前的智能化检索技术除了能够简单地进行分类整理索引之外，还可以利用数据分析法发掘档案间的相关性，寻找相关资料的潜在价值，如果运用得好，也可以为企业的各类决策、人员调动提供科学依据，增强企业决策的科学性合理性。

（二）防控信息泄露风险

前面已经分析过，做好数据安全加密工作，将能够赢取用户的好感度，也能够保证用户在接受服务环节减少质疑，配合相关工作。因此，企业在进行档案存储数字化过程中，要做好信息加密工作，防止信息泄露。

其次，在隐私保护方面，可以结合国家隐私保护政策，开展摸底核查工作。在进行档案信息数字化管理之前，就要对其所要面临的隐私风险进行识别防控，在信息传输过程中，也要设置隐私保护的基本原则，如最小化数据收集原则等。

（三）做好配套管理方案

针对档案信息化、数字化存储管理活动，企业要形成与之配套的管理规章制度，对档案信息数字化的事前如项目评估规划、技术资源编排；事中如数据安全保障、数字化质量评估、项目流程监控；事后如存储管理、归档、调取与利用等环节均做到严格把控，降低数据流失风险，尽可能保证档案数字化有规可依、落实到位，从而确保档案存储管理活动顺利实施。

同时企业也需要将监管落实到位，促使其形成一套完整的档案存储调取归档流程，在数字化项目革新环节，依旧能够与时俱进，达到长期稳定的发展目标。

（四）深化档案收集、整理、归档环节的互动性

档案存储优化过程中，不仅要注重档案收集、整理和归档的工作效率和工作质量，同时还要强调上述三个环节中的互动性，营造一个灵活、高效的档案管理生态系统。首先，深化档案收集环节的互动性，尝试打破传统的单项收集模式，增强开放性、包容性。建立档案沟通机制，明确档案收集范围、时间和要求，鼓励各部门积极主动提交有价值的档案资料。其次，在档案整理环节，互动性同样不可或缺。不仅仅考虑物理上的排序和分类，更应当注重对档案信息的深度挖掘与整合，让档案价值可以在沟通互动中凸显更深层次的价值，让其内在联系更强，为后续档案的利用做好铺垫。最后，在归档环节，注重归档成果的利用与共享，实现档案内部和外部的高效流转，推动档案相关研究成果和管理成果工作，实现档案的最大价值。

结论

现阶段企事业单位建设档案存储管理系统时，依旧会受到惯性思维的影响，只看得到表面，而忽视其本质，也因此使得诸如技术更新缓慢，隐私保护不当等问题层出不穷，阻碍了档案信息化速度，最终只能由企业自己吞下苦果。因此，在数字化建设环节中，需要企事业单位重视信息技术，多考虑档案建设需要什么，只有跟进时代，最终才能确保档案管理高效，准确科学。

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