事业单位档案规范化管理研究

事业单位档案规范化管理研究

杨彦梅

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摘要：近年来，随着信息化时代的到来，事业单位的档案保护与管理工作面临着前所未有的挑战和机遇。文章旨在探讨当前事业单位在档案管理方面存在的问题，如管理体系不健全、档案安全风险高、电子档案管理滞后以及跨部门协作不畅等，并提出相应的改进策略，以期为事业单位档案工作的科学化、规范化开展提供参考。

关键词：事业单位；档案；规范化管理

引言

事业单位的档案是事业单位财务、人事、行政、业务等方面活动而产生的资料、信息、数据记录，对于本单位选拔人才、分配岗位、对外服务、未来发展有着重要的参考作用及经济效益与法律效力。新时期，电子档案文件逐渐取代了传统的纸质档案，加强数字档案资源的整合与管理，实现创新性改革服务是各事业单位面临的重要机遇及挑战。

1事业单位档案规范化管理的重要性

1.1降低档案信息风险

信息化时代，档案服务的环境更加开放，服务项目日渐增多，档案管理需要适应多元化、智能化的环境。传统的档案管理方式已不适应时代需要。加强档案规范化管理工作，梳理现有规范，不仅能及时发现工作隐患，还能分析其深层次原因，避免人为因素对档案事业的损害，全面提升档案服务质量和可信度，对树立事业单位档案信息服务品牌具有重要意义。规范化还可用于评估当前档案管理行为，确保事业单位及其分支机构按照统一原则和程序运转档案，减少档案工作中的矛盾分歧。

1.2提高档案管理效率

事业单位档案管理规范对档案建设影响深远，它设定了基本流程，明确了要点，对档案管理人员起到了指导、监督和促进作用。规范有助于更好实现档案工作目标，构建符合时代需要的档案文化，优化档案工作氛围，促进档案管理技术的不断革新和运营体系的持续完善。从细节着眼，规范明确了具体工作步骤，减少了冗余工作，指出了当前档案管理的问题隐患，为改革提供了方向，降低了成本消耗，强化了质量控制，重构了档案运转体系，保障了档案事业的健康发展。

1.3发挥档案实用价值

档案规范化管理简化了不必要的流程，及时提炼高价值档案数据信息，为档案信息的共享应用做好准备。近年来，档案信息使用需求增加，档案信息流转频繁，人民群众档案使用意识不断增强。保证规范性是实现档案信息资源整合的基础，控制信息使用过程中的风险，确保相关方以最优方式及时找到所需档案。规范化是高效利用的前提，是实现档案管理创新发展的必要保证，是持续挖掘和展示档案利用效益的重要基石。

2事业单位档案规范化管理措施

2.1及时转变思想，主动更新理念

一是要主动更新工作理念。事业单位领导者要牢固树立信息化意识，针对现代档案工作创新发展新路径进行深入分析，并探索档案智能化管理新模式，并在顶层设计层面明确各项任务执行进程、主要内容、实现方式、重点环节，在政策、制度、资金、人力资源等方面给予倾斜，紧跟时代潮流，推动前进步伐。二是增强服务意识。坚持共享发展的理念。对于各事业单位尤其是涉及民生的部门来说，要把为人民服务摆在首位，不断满足人民群众日益增长的档案服务需求。从长远角度和战略角度认识新形势下为人民服务的重要性，在数据生成、信息流转、对外利用等流程全方位构建数字档案服务体系，做到“让数据多跑路”“让群众少跑腿”。进一步加大开放力度和开放范围，推出惠民、为民举措，使档案资源更好地服务于人民群众。

2.2建立健全档案管理工作制度，构建完善的档案管理工作流程

为了做好档案管理工作，应当明确档案管理工作制度、工作流程以及档案信息资料使用规范性之间的联系，通过各项管理制度约束档案管理工作人员的行为，避免在实际档案管理工作中出现不符合管理流程，甚至违法乱纪的情况。为此，需要从以下两方面来实施档案管理工作制度的优化，并形成较为成熟的档案管理工作流程。第一，结合事业单位档案管理信息化建设情况，制定完善的档案管理工作流程，保证档案管理工作制度能够完全契合当前事业单位档案管理工作的现实情况，以免出现档案管理规范性不足的问题。因此，对档案管理工作流程的改造和优化是一项长期性工作，需要结合工作实际来调整，采用定期梳理档案管理工作内容和工作流程的形式，并真正了解事业单位档案管理工作的变化，充分考虑档案管理工作与其他部门工作之间的业务衔接情况，从而形成更加成熟的档案管理工作流程。第二，围绕档案管理工作，优化和完善工作标准，并建立长期有效的档案管理工作制度，为档案管理工作的落实奠定重要基础。在档案管理工作标准制度中，主动针对流程规划、职能权重、组织架构以及成本效益等方面的内容展开综合考虑，确保档案管理业务标准制度能够实现对档案管理工作内容的全面覆盖，从而有效保障事业单位档案管理的工作质量。

2.3全面提升档案管理人员素质

加强档案管理工作还应当充分重视人才培养，提高工作人员能力和水平。首先，应该提高档案管理工作的准入门槛，要选择优秀人才进入工作团队，要设定明确的条件要求，要求工作人员必须具备档案管理方面的专业知识和工作经验，同时要具备较强的责任心，能够在实际工作过程中严格遵守规章制度，严格按照相关流程完成档案管理工作，同时在工作过程中能够有效应用信息技术。其次，应当加强对工作人员的培训，提高工作人员的工作能力，缩短工作人员的适应期。邀请工作经验丰富的人员详细介绍档案管理工作的内容、流程、工作要求等，加强与其他单位档案管理工作人员的交流，提升档案管理工作人员的能力和水平。最后，要完善考核制度，优化考核指标，根据档案管理工作的具体内容制定考核细则，对档案管理工作人员进行严格的考核，对于表现优秀的工作人员可以予以一定的物质或精神奖励，而对于表现较差的工作人员也应当制定相应的培训措施，从而最大程度地调动工作人员的工作热情。

2.4搭建先进系统，拓展共享平台

一是促进档案资源高度整合。利用现代化数字化加工技术，将库存海量且零散的各类档案纸质文件，根据相关标准进行数字化转型。寻求专业性强、口碑良好的外包公司，扎实开展数字化工作，真正实现“存量数字化、增量电子化”。同时，结合数据挖掘技术，对档案资源数据库进行深层次分析，为后续结合实际需求构建相应分析决策模型提供强有力的支撑。二是搭建科学系统。配套采购先进硬件设备，并将大数据、云计算、人工智能、区块链等高新科学技术与档案资源管理相结合，使档案管理服务的各项工作流程更为紧密。加强档案数据信息高效流通，就能驱动档案治理现代化的新引擎，使之由数字化逐步过渡到数智化阶段。

结语

综上所述，档案管理在事业单位属于比较重要的基础的工作，该项工作的落实情况会直接影响事业单位的现代化发展。因此，事业单位应当重视档案管理工作的开展，围绕事业单位发展的变化和国家对事业单位各方面工作的要求展开工作调整，构建更加符合事业单位工作需求的档案管理模式，充分把握事业单位档案管理工作的特殊性，重点解决档案管理工作中存在的实际问题，以推动事业单位的健康发展。

参考文献

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