数字化转型背景下的事业单位人事档案管理优化研究

数字化转型背景下的事业单位人事档案管理优化研究

李茜

邵阳市中心医院

摘要：在数字化转型的背景下，人事档案管理的优化显得尤为重要。本文首先分析了当前事业单位人事档案管理的现状，识别了存在的主要问题。其次，基于数字化转型的需求，提出优化策略和改革路径，以期提高认识档案管理效率。本研究对提升事业单位人事档案管理水平和推动数字化转型具有重要意义。

关键词：数字化转型；事业单位；人事档案管理；优化研究

随着信息技术的迅猛发展，数字化转型已成为事业单位提升管理效率和竞争力的重要手段。人事档案管理作为现代人力资源管理的核心环节，其数字化转型对单位的整体运营和战略发展具有重要意义。然而，传统人事档案管理在效率、数据共享和安全性等方面存在诸多不足，亟需通过优化以适应数字化转型的要求[1,2]。

本文旨在研究基于数字化转型的人事档案管理优化路径。通过分析当前人事档案管理系统的现状，识别其主要问题和挑战，从而提出具体的优化方案，搭建优化后的人事档案管理系统。通过优化人事档案管理系统，来提高人力资源管理效率、信息安全性和提升干部人事档案管理的信息化水平，助力事业单位在数字化转型过程中获得竞争优势。

一、数字化转型背景下事业单位人事档案管理工作的现状

（一）管理手段落后，信息化水平低。目前，大多数事业单位的人事档案管理系统以纸质档案为主，这种方式不仅耗费大量人力和物力，还存在信息丢失和损坏的风险，导致人事档案管理和利用效率不高，距离实现人事档案工作信息化、数字化的要求尚远。

（二）跨部门协作不畅，信息孤岛现象严重。人事档案管理工作需要多个部门的协同配合，但实际操作中各部门之间缺乏有效的沟通机制，档案信息的数据难以共享，导致信息传递效率低下和重复录入现象频繁[3,4]。这不仅影响了档案管理工作的效率和质量，也制约了事业单位整体的管理水平提升。

（三）信息依赖明显，档案需求多样化。人事档案是发现人才、管理人才、使用人才的重要依据。现阶段，部分单位已开始尝试数字化转型，引入电子档案管理系统。然而，传统档案管理系统和新型电子档案管理系统的整合度不高，造成新旧系统并行运行，增加了管理复杂性和成本。

总之，当前的人事档案管理在数字化转型过程中面临着管理手段落后、信息化水平低，跨部门协作不畅、信息孤岛现象严重，信息依赖明显，档案需求多样化等现状。针对这些挑战，事业单位需要进行系统优化，以提高管理效率，提升用户体验，保障信息安全，实现档案管理的现代化和智能化。

二、数字化转型背景下事业单位人事档案管理工作存在的问题

（一）重视程度不够，开发力度不足

有些单位对人事档案管理工作缺乏重视，认为该工作是没有任何技术的事务性工作，只需不遗漏、不泄密、可查档就可。此外，由于档案管理就是收集、整理、审核和立卷等传统思想的影响，档案信息开发用于事业单位人才选拔、教育培养等方面相对较薄弱，档案资源综合管理效能未能得到充分发挥。

（二）档案利用服务不到位，价值未能充分体现

人事档案管理工作的核心是档案的利用和服务。当前许多事业单位在档案利用服务方面存在明显不足。一是档案利用效率低下，档案信息未能得到及时、有效的开发和利用；二是档案服务方式单一，缺乏创新。这些都导致了人事档案的价值未能得到充分体现，也制约了档案管理的进一步发展。

（三）档案安全意识薄弱，风险防控措施不足

随着信息技术的发展，人事档案信息面临着越来越多的安全风险。主要体现在档案保护设施不足、网络安全管理缺失及档案利用中的保密工作不到位等。

三、数字化转型背景下加强事业单位人事档案管理工作的优化策略

（一）提高重视，加大投入

管理人员应积极学习现代化的人事档案管理理念，强化单位领导对人事档案管理工作的了解和重视。只有认识到人事档案管理是促进人力资源开发的重要基础，才能充分使用优秀的人才资源。

（二）创新管理模式，优化人事档案管理系统

为适应数字化转型需求，人事档案管理系统的优化需从多方面入手，旨在缩短人事档案日常管理工作时间、提升人事档案信息安全性和进一步提高干部人事档案信息化水平。优化后的人事档案数字化管理系统如图1所示。

图1 优化后的人事档案管理系统

在图1中，优化后的人事档案管理系统包括档案数字化模块、智能查询模块、数据分析模块、用户界面模块和安全保障模块。其中，档案数字化模块将传统的纸质档案全面转换为电子档案，通过高效的扫描和数据录入技术，实现档案的电子化存储和管理。这不仅节省了物理空间，还提高了档案的检索速度和准确性。数据分析模块则通过大数据分析和挖掘技术，对人事档案中的数据进行深度分析，提供决策支持。安全保障模块则通过多层次的安全措施，确保档案信息的安全性和私密性。该模块包括数据加密、访问控制、日志审计和灾难恢复等功能，有效防止数据泄露和未授权访问。此外，定期的安全评估和漏洞修补，进一步提升系统的安全水平[6-8]。通过各模块的有机结合，优化后的人事档案管理系统能够更好地满足现代人力资源管理需求，实现档案管理的高效化、智能化和安全化。

（三）优化服务流程，提高利用效率

通过引入电子化的档案管理系统，实现档案信息的快速录入、查询和调用，提高档案的利用效率。同时，优化档案的借阅、归还等流程，减少人工操作，降低出错率。还需要实施优化服务流程、推进档案数字化、深化开发利用等具体措施，全面提升人事档案管理工作的质量和效率。

四. 结论

为了应对数字化转型背景下人事档案管理的挑战，本文通过对当前事业单位人事档案管理工作的现状和问题进行分析，提出了基于数字化转型的优化策略。首先，必须深刻认识到人事档案管理工作的重要性。同时，加强与其他领域的交流合作，引进先进的管理理念和技术手段，为人事档案管理注入新的活力。其次，信息技术和方法的提升是当前背景下最关键、最重要的手段。事业单位应积极引进和应用现代化的信息技术，推动人事档案的数字化、电子化管理。通过建立档案管理信息系统，实现档案信息的共享和利用，提高档案工作的效率和质量，为单位发展提供有力支撑。最后，数字化转型背景下的事业单位人事档案管理工作是一项长期而艰巨的任务。只有不断创新管理模式和方法，提升信息技术水平，才能最大程度地发挥人事档案管理工作在事业单位高质量发展和人才管理中的积极作用。

参考文献

1. 张春子.干部人事档案管理系统深化应用分析[J].兰台内外,2023,(26):52-54.
2. 许冬玲.基于大数据的高校干部人事档案信息化管理系统架构理论模型[J].智库时代,2020,(09):249-250.
3. 王月霞,韩世明.大数据时代西部高校人事档案管理系统信息化建设探究——以六盘水师范学院为例[J].办公室业务,2019,(11):58-59.
4. Mohamed S A, Mahmoud M A, Mahdi M N, et al. Improving efficiency and effectiveness of robotic process automation in human resource management[J]. Sustainability, 2022, 14(7): 3920.
5. 杨辉.RFID技术在人事档案管理系统中的应用研究[J].信息通信,2020,(04):140-141.
6. 俞娟.浅谈人事档案管理系统的建设与应用[J].公关世界,2023,(24):11-13.
7. Zavyalova E, Sokolov D, Kucherov D, et al. The digitalization of human resource management: Present and future[J]. Foresight and STI Governance, 2022, 16(2): 42-51.
8. 王辉,陈博,刘玉祥.基于区块链的人事档案管理系统研究[J].计算机科学,2021,48(S2):713-718.