新时代党政机关档案工作探究

新时代党政机关档案工作探究

刘辉年 马海玉 周舒

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摘要：随着社会的进步，档案作为人类社会各项活动的原始记录，是人类历史和记忆的证明，在党政机关档案管理工作中，档案安全是一项十分重要的内容，只有在保证档案实体安全的前提下，才能全面发挥档案的应用价值。当前，面对我国社会信息化的飞速发展，保障档案实体安全和信息安全的措施也更加现代化和多元化。

关键词：新时代；党政机关；档案工作

引言

档案不仅是各类资料和数据信息的存储媒介，同时也是各大企事业单位与团体组织的原始活动记录。近年来，我国在档案信息安全管理方面取得了一些进展，但在档案安全保障力度方面仍有很大的完善空间。在信息化时代，为保障档案管理工作的顺利进行，为人们提供安全可靠的信息，要对实体档案和信息化档案分别采取有效的保障措施，规避档案在保存、记录和查询过程中存在的安全风险，确保档案的完整性和真实性。

1党政机关档案内涵、特点和价值

（1）党政机关档案的概念。党政机关档案是指由党政党政机关、企事业单位和其他社会团体在从事公务活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等形式的历史记录。（2）党政机关档案管理工作的主要特点。党政机关档案管理工作对于维护党政机关正常运行、保障公民合法权益、促进社会公平正义、传承历史文化等方面都有着不可忽视的作用。一是法定性与权威性：党政机关档案是党政机关依法履行职责、实施管理的重要依据，具有法定效力，是确认权利义务关系、处理各种事务的重要凭证。二是原始性和真实性：党政机关档案是党政机关工作活动的第一手记录，内容真实可靠，反映了党政机关工作的真实面貌，是还原历史、查考事实的基础材料。三是完整性与系统性：党政机关档案按照一定的规律和程序积累而成，形成了一套完整的历史记录体系，可以全面、系统地展示党政机关工作的全貌和发展历程。（3）党政机关档案管理工作的价值。服务性与利用价值：党政机关档案服务于当前和未来的各项工作，对于决策参考、工作查考、经验总结、学术研究等方面具有很高的利用价值。长期保存与历史文化价值：部分党政机关档案因其记载了重要历史事件、政策法规变迁等信息，具有较高的历史文化价值，是传承和研究历史的重要史料。

2新时代党政机关档案工作路径

2.1加强集中化建设，完善标准化管理

（1）完善组织建设。设置档案信息化领导小组，以主要负责同志为组长，档案管理业务科室负责人为副组长，其他科室档案负责人员为组员，统筹推进档案信息化建设。按照“科学调控，持续投入，分步实施”的工作思路，结合实际建立长远规划，包括阶段性目标、实施路径、要素保障等事项。做到分工明确、职责清晰、落实有力。从而整合全体干部队伍力量，增强档案信息化工作的责任感和紧迫感，形成责任明确、分工协作、齐抓共管的工作格局。（2）完善制度建设。领导小组要参照《中华人民共和国档案法》《党政机关档案管理规定》《国家行政党政机关公文处理办法》《电子档案单套管理一般要求》以及2023年国务院出台的《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》等政策文件，结合党政机关发展方向与战略，制定科学性强、规范性高的管理制度标准体系。制定《党政机关档案管理人员岗位责任制》《党政机关档案信息化管理制度》，在档案的收集调取、分类录入、查询利用、共享传输等方面加强统一标准与制度约束。实现全流程管控，做到有章可循、有法可依，提升档案信息化建设准确度和有效性。

2.2加快党政机关档案管理工作的信息化升级，实现全流程信息化转型

党政机关档案管理全流程信息化的基本步骤包含：第一，档案收集与分类。需要收集并分类所有纸质档案。这通常涉及根据档案的类型、内容、日期等对其进行分类，并编制相应的档案目录。第二，档案数字化：将纸质档案转化为数字形式。这包括使用扫描仪或其他设备将纸质文档转化为电子文档，如PDF、JPEG等格式。同时，需确保数字化过程的准确性，避免在转换过程中出现信息丢失或错误。第三，档案存储与备份：将数字化后的档案存储在计算机或云存储系统中，并建立备份机制，防止数据丢失。这可以通过定期备份数据、使用冗余存储系统等方式实现。第四，档案检索与查询：建立高效的档案检索系统，使用户能够快速、准确地查找到所需档案。这可以通过使用关键词搜索、模糊匹配、全文检索等技术实现。第五，档案利用与共享：在保障档案安全的前提下，实现档案的利用与共享。这可以通过设置权限、使用加密技术、建立协作平台等方式实现。第六，档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，确定其保存价值，对于无保存价值的档案进行销毁。这需要遵循相关法律法规和标准，确保档案处理的合法性和安全性。在整个档案管理全流程信息化过程中，需注重信息安全和保密工作。

2.3加快人才培养与队伍建设，培育复合型档案管理队伍。

首先，党政机关单位要针对现有档案管理人员进行新时期的档案管理教育培训，开展档案管理人员的信息技术应用能力培训，提升档案工作者的数字素养和专业技能。例如，鼓励现有档案管理员工利用网络平台，如视频会议、在线教育平台等，进行远程培训。这种方式灵活方便，可以随时随地学习，适合大规模培训。在线下，一些党政机关单位可以组织实体培训班，邀请专家进行现场授课。这种方式可以提供更深入的交流和互动，有助于提升培训效果。可以定期举办研讨会和学术会议，邀请数字档案管理领域的专家和学者进入单位内部交流，让现有档案工作人员有机会交流最新的技术动态和实践经验，促进知识和技能的更新。另外，还可以让档案技术人员参与实际项目，通过实践提升技术能力。这种方式可以锻炼实际操作能力，提升解决问题的能力。其次，建立档案工作人员职业发展与激励机制，优化人力资源配置，设立相应的职业发展路径，鼓励档案工作人员积极参与档案管理现代化改革。

2.4提升档案利用效率

除了健全监督管理保障体系之外，《求是》杂志社同样重视档案的利用，在档案利用过程中防止档案损坏、遗失和信息泄露。《求是》杂志社根据档案的实际利用情况，制定了档案利用管理制度，保护档案在利用过程中的安全。严格履行档案利用审批手续，对于未开放的档案或涉密档案进行严格的管理和审批。此外，《求是》杂志社不断加强档案日常利用场所的安全保护管理，防止损坏及违法窃取档案信息。

结语

大数据时代，各党政机关部门要积极响应数字政府建设要求，抢抓党的二十大提出的“建设数字中国”的战略机遇期，紧跟时代潮流、转变发展思想，全面加快档案数字化转型升级，着力推动党政机关档案标准化建设，高水平地打造档案资源信息化管理高地，推动档案资源在更大范围内实现高效管理、知识共享、多跨协同，进而提升群众的幸福感和满意度。

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