浅谈中层管理者执行力中的时间审计

浅谈中层管理者执行力中的时间审计

花莉蓉

花莉蓉

（浙江九洲药业股份有限公司，浙江台州318000）

中图分类号：F272；F239.0文献标识码：A文章编号：1673-0992（2011）07-238-01

摘要：中层执行力是组织执行力的重要组成部分，甚至决定组织的执行力。提高时间利用效率是提高中层执行力的重要内容，时间审计是二者有机转化的有效工具。时间审计是指对时间利用情况进行总结和分析，进而找到提高时间利用效率方法的一种活动，可以分为三个部分，包括:明确目标和计划、进行时间利用分析及制定解决措施并实施。

关键词：中层管理者；执行力；时间管理；审计

对任何组织而言，执行力是及时、有效实现组织目标的重要保证，也是组织竞争力的重要保障。执行力可以分成三个层次，即高层执行力，中层执行力和基层执行力。近年来，无论是理论界还是企业界都将执行力的研究聚焦在中层管理者的执行力问题上，可见中层执行力的重要性。但中层管理者的概念是较难界定的，不同规模的组织对其中层的界定可能会有所不同。依照组织的职能和职责的分解，中层管理者可界定为负责组织的一个或多个部门或职能的人，中层执行力是中层管理者实现组织战略、完成部门职能和目标的能力和力度。

一、明确组织、部门的目标及计划

该阶段为中层管理者的工作指明了方向，是中层管理者具有强执行力的基础。它包括以下几个部分：

（一）准确理解上司对自己的期望，把握本人工作的总体目标和所负责部门的目标。中层管理者起着承上启下的作用，由于其工作角色的复杂性，在不同的时期和阶段，上司的期望可能会有所偏重，如变革时期，高层更期望中层能承担起变革推动者和障碍消除者的角色，因此，中层管理者首先要认清组织所处的阶段，扮演好不同阶段的角色。

（二）区分出任务的优先级，制定下一阶段的详细计划。中层管理者的任务繁杂，包括方方面面，如何合理、正确、及时、有序地处理任务是提高其执行力的重要一环。依据紧急性和重要性两个维度，可将各项任务分为四个方面，第一是紧急且重要的事情，该区一般是危机事件或将到期的项目，需要中层本人最优先来处理。第二是重要但不紧急的事情。该区事关组织、部门的长远发展，由于其非紧迫性，常会被中层一再推迟，使本应占用更多时间的事情没有得到应有的重视。中层应花费更多的时间来思考该区的事情，以保证未来工作的正确性。第三是紧急但不重要的事情。该区很吸引中层的注意力，经常发生，需要优先处理，容易打乱其计划；该区的任务，中层可以授权给可胜任的下属完成，减少对该区的处理时间。第四是既不重要也不紧急的事情，属于舍弃的区域，一般下放给他人处理或暂时忽略。

区分出任务的优先级后，中层人员需要根据分类及优先级情况，结合部门目标和个人目标，制定出下一阶段工作的详细计划，分为部门和个人两个部分，包括季、月、周和日计划，做好合理规划时间的前提。除此之外，中层还要做好目标和行动计划一览表、日记等，使目标、计划一目了然，利于事后的对照和审核。

二、分析中层个人的时间使用情况

该阶段是时间审计的关键环节，不仅是对时间的分配、使用情况的反省和审计，也是对部门、团队工作绩效的检视。该阶段通常可以分为以下几个部分：

（一）审视第一阶段的时间分配情况，估算其三个部分所用时间各占总时间的比例，考虑是否需要调整。一般而言，区分任务优先级、制定下一阶段的计划是最重要的部分，直接决定未来工作的执行、实施甚至成果，需要投入足够的时间来思考和准备；其次为团队工作效率的障碍分析，及时制定排除障碍的措施。

（二）仔细审计自己日常时间使用情况，通过审计来发现时间浪费的黑洞。日常时间使用审计分为三个步骤，包括会议时间审计、周平均工作时间审计和时间使用方式评估。

1.估算每周会议所占用的总时间。通过估算，衡量会议占用比例，考虑会议的必要性，回顾效果，并自问是否可以减少。中层人员需要参加上下级相关会议，因此会议占用了中层人员大量时间，降低了其时间利于效率。

2.计算每周的平均工作时间长度。它是中层人员执行效能的晴雨表，如果该时间长度过长，一般意味着时间管理存在严重问题，需要进行时间审计，采用科学的时间管理。一般要树立工作日内完成任务的理念，避免加班，自我调整，通过对工作任务的分类、计划和严格执行来解决问题。

（三）反思自己所采取的各项行动的必要性，了解团队对预期目标的清楚程度，追问下属是否清楚任务的优先顺序。中层人员所采取的行动中，相当一部分是不必要的，比如可以通过电话代替的面谈等，它们浪费了中层人员的大量时间，造成中层执行力的不足。中层可以通过回顾过去一个月内所有行动的必要性，总结那些不必要的行动或行为，并进行总结，为未来的行动提供指导，优化未来的行动，进而提高未来时间的利用效率。

三、制定解决措施并执行

该阶段是时间审计是否有效的决定环节，也是最终执行的环节。该阶段包括以下几个部分：

（一）依据前文的时间审计，考虑并明确改进时间管理的目标。这是时间审计的出发点，也是时间审计的归宿，只有明确了自己改进的目标和方向，才可能正确的做出改进。

（二）在确定了改进时间管理的目标后，中层管理者下一步要考虑的是为了实现这些目标，个人应持有那些信念。信念决定行为甚至结果，因此，中层人员要建立时间审计意识，强化时间效能感，树立时间管理定能够提升执行效能的信念。

（三）从目标、信念出发，制定既有针对性又切实可行的改进方法或措施，并深入追问这些措施的第一步是什么。改进的方法可依据前文的分析，从两个方面考虑，一是坚决杜绝不必要的时间占用，二是优化必须的时间使用方式。

综上所述，对事务繁杂的中层来说，其执行力的提升的一个重要内容是时间利用效率的提高。这需要一定的工具来实现，时间审计作为这样一种工具，可有效的管理时间，通过时间效能的提高，实现中层管理者执行力的提升，进而实现整个组织执行力的提升，强化组织的核心竞争力，最终在激烈竞争中立于不败。

参考文献：

[1]陶爱祥.提升中层经理执行力的途径[J].商场现代化,2005，（6）：26─28

[2]莉莎•汉尼伯格.执行在中层[M].石晓军译.机械工业出版社.2006

[3]狄振鹏.中层经理核心技能[M].北京大学出版社.2006

作者简介：

花莉蓉：1968年6月，研究生，浙江台州，浙江九洲药业股份有限公司，经济管理。