浅谈商务标书编制过程中的主要注意事项

浅谈商务标书编制过程中的主要注意事项

李娜

中铁八局集团桥梁工程有限责任公司

摘要：随着市场的迅猛发展和招投标制度的建立与完善，招投标已然成为我国市场经济活动中一种重要的竞争方式，投标工作成为企业承揽项目的主要途径。因此，标书质量的好坏成为企业中标与否的重要因素。其中，商务标书是整个投标文件当中最为重要的组成部分之一，是整个标书质量的基础，也是企业中标与否的关键内容。基于此，本文对商务标书编制过程中的主要注意事项进行了探讨以及分析，并且给出了笔者自己的看法。

关键词：商务标书；编制过程；注意事项

现阶段，我国商务标书的编制工作模式已经发生了很大的改变，与时代现阶段的发展开始紧密契合，相关工作人员的自身专业素质也有了很大的提升，但是在实际展开商务标书编制的过程中往往还会面临着一定的问题，对这些注意事项进行总结以及分析是非常有必要的。

一、投标函及附录

投标函是整个投标书的开篇之作，也是整个投标书的灵魂，其中任何一个细节的错误都有可能导致废标，因此，在对其进行填写的时候应该小心谨慎，特别注意以下几点。首先，在进行投标金额填写之前，一定要对相关报价人员进行详细咨询[1]。在装订标书之前还要进行精准核对，保证投标报价与报价分册金额相一致，大写与小写相一致。对于报价金额的大写，建议复制小写的阿拉伯数字后采用word文档中的“插入编号”功能，避免输出错误。其次，在对项目概况进行填写的时候，应该注意与招标文件中项目概况描述进行核对，并及时与技术编标人员进行沟通，对工程项目现阶段的实际情况进行精准把握，在进行标书装订之前也要做最后的核对工作。最后，对投标有效期进行精准掌握是非常重要的。通常情况下，在投标的过程中有效期限需要详细填写至月或者日历天，并且要依据招标文件中投标人须知栏中的数据展开填写，这是非常关键的。

对于投标函附录上的内容来说，在原则上是不允许进行修改的，无论附录的内容是否与本标项目有直接关系也要将其写上，并且还要注意对其进行精准的区分[2]。附录中条款名称、合同条目号内容一定要在招标文件中查找出处、仔细核对，尤其要根据专用合同条款中的各项指标进行填制。

二、公证书

通常情况下，公证书的注意事项应该包含以下几个方面。一是按招标文件中的格式填制授权委托书及法定代表人身份证明，确认项目名称、招标编号、标段号等是否与招标文件中的一致，检查授权人与被授权人的姓名、身份证号是否正确。二是授权委托书中的投标人名称要与公章当中的名称一致。三是要注意公正日期以及授权书上日期填写的时间顺序是否合理。四是注意除了授权人与被授权人外，招标文件中是否对项目经理签字作出了公证要求。

三、投标担保

对于投标担保的环节来说，需要注意的地方也有很多，一般情况下，投标担保方式主要包括银行保函、现金、电汇、银行汇票以及支票等等，最为常见的是银行保函和电汇两种形式。

对附有保函各式的，要严格按照保函格式进行处理，从而避免不符合招标人规定格式导致废标的情况出现。首先，根据招标文件要求对担保方式以及担保金额进行精准确定，并且要尽可能早的开始保函办理流程，留足公司自身审批和银行审批流程的时间，同时还要考虑到银行开具出的保函与公司要求有出入，从而需要的沟通、修改时间。其次，在进行投标保函填制的时候，保函上的业主名称、项目名称、招标编号、担保金额、保函有效期等都要填写清楚准确，最好还能换人交叉检查核对。另外在将保函格式提交财务办理的同时，也要和财务明确招标文件中要求的保函开具银行的级别以及是否需要基本账户开户行办理。最后，拿到银行开具的保函之后，要仔细与招标文件核对格式与内容是否准确一致，如不一致，应及时与银行沟通，重新办理。

对使用银行电汇方式的，要注意三个方面：一是招标文件中是否要求投标保证金从投标人的基本账户开户行汇出；二是满足招标人对汇款备注内容的要求；三是确认电汇的最后截止时间，避免超期汇款无效。

四、财务状况

一般情况下，招标文件中会要求提供近一至三年的财务状况，只要是提供资产负债表、利润表、现金流量表、股东权益变动表和财务情况说明书或者附注。编制时主要关注是否对负债率、现金流量等有指标要求，投标人是否满足招标文件的强制性要求。

对要求开具银行信贷证明的项目，要及时与财务部门沟通，确认公司信贷额度是够满足招标文件要求。满足条件时，应与投标保函一起开始流程审批，及时办理。与投标担保一样，信贷证明上的业主名称、项目名称、招标编号、信贷金额、保函有效期等都要填写清楚准确，与招标文件中的格式一致。

五、人员方面

人员选择必须满足招标文件的强制性要求，比如专业类别、专业人员数量、职称、工作年限以及工作资历等。项目经理和项目总工的人选要求比较高，一般要求持有招标项目相应专业的一级建造师证、安全考核B证、高级工程师证并且具有相应的业绩证明材料。在公司人员数据库选择到符合要求的人员后，要与人力资源部沟通并确定人选，以便中标之后尽快实现人员的调配工作。在对专业工程师人员进行选择的时候，要保证所学专业与工作要求相符合，参加的工程项目与自身的专业相符合。

在进行人员资历填写的时候，应该注意保证信息的准确性以及具体性，通常填写的内容会包括职称、年龄、工作年限以及担任职务等等，这些信息可以使其对相关工作人员现阶段的工作状态有一个最为基本的了解。另外还要注意各种证件是否在有效期内。

六、业绩方面

近年项目招标一般要求提供投标日期之前五年内的业绩，且是招标项目相应类别的工程业绩，如高速公路项目招标就不要填制高速级别以下的或者市政公路的业绩资料。填写业绩表时金额、里程等各种数据一定要准确，与业绩合同上的数据相符。工程内容要侧重填写与招标要求相应的方面，对于强制性业绩要尽可能详细列出。

业绩数量不宜过多，一般满足强制招标要求即可。但是要特别注意个别评分制的招标文件中会给出取得最高分的条件，例如总分10分，满足最低要求得6分，每增加一个业绩加2分。这样就必须在满足强制要求的情况下再增加两个业绩才能取得最高分。

七、其它注意事项

编制投标文件前，要认真审阅招标文件和补遗答疑中的全部内容，不能有任何遗漏。如果有不清楚的地方，要在答疑截止时间前书面向招标人提出质疑。

编制时必须对各强制性条款逐条响应，否则将会视为与项目的实际情况存在差异，严重的时候甚至会导致废标的情况出现。

编制完成后交叉检查，注意要求签字和盖章的地方是否有遗漏。包封前详细阅读招标文件的包封要求，是商务、技术、报价分开包还是统一包一个，是正本、副本分开包还是分内外层包等等。

结束语

商务标书的编制说难不难，只要按招标文件要求逐条响应，提供资料；说简单也不简单，需要编标人员在编标之初有一个系统的规划，合理安排各种资料的时间节点，细致认真的对待一字一句。在投标的最后阶段，也更考验编标人员的体力、精力以及抗压力。因此在平时的工作中及时完善商务编标资料，更新资料数据库，进行动态管理，才能在第一时间对招标文件作出有效反应；另外也要积极学习国家的、地方的招投标文件制度，熟悉投标流程，分析其共性与个性，努力做到融会贯通，联系实际，以适应新时期商务编标工作的需要。

参考文献：

[1]綦凤.商务标书编制中主要环节的对策[J].建筑工程技术与设计，2017，12（36）：2696.

[2]肖晖.试论商务标书编制中主要环节的对策[J].科技与企业，2013，25（1）：30.

[3]赵校.浅析建筑行业设计投标管理及商务标书编制要点[J].建筑设计管理，2014，27（9）：14-16，13.