浅谈如何完善采购成本控制及管理体系

浅谈如何完善采购成本控制及管理体系

傅红霞

傅红霞/平顶山天安煤业股份有限公司运销公司

【摘要】随着市场经济体制的不断完善与发展，企业对于采购成本控制及管理体系的建立越来越重视，但是在实际工作中，仍存在一些不足,导致企业成本增加,直接影响了企业的生存和发展。本文从成本控制体系的重要意义入手，浅谈了如何构建起有效的采购成本控制及管理体系，从而有效控制企业成本,为企业创造更大的经济效益。

【关键词】成本控制；成本管理；体系

控制采购成本对一个企业的经营业绩至关重要。采购成本下降不仅体现在企业现金流出的减少，而且直接体现在产品成本的下降、利润的增加，以及企业竞争力的增强。加强采购成本的管理和控制，完善采购管理体系，对采购环节诸要素进行科学规范和有效管理，在保证产品质量的前提下，减少不必要的成本成分，构建采购成本控制体系，通过确定最优“性价比”进行采购决策，实现减少采购支出、提高采购效率、扩展利润空间、提升经济效益的目的。

一、如何构建完善采购成本控制体系

（一）加强计划、采购、合同三个环节的管理。在保证无计划不允许采购的前提下，以“完整、准确、及时”为原则，参照生产计划、原始统计数据、消耗定额及其它内部资源制定采购计划，充分发挥计划的指导作用。以质量和效益为中心、坚持比质量、比价格、比服务、比资信，做到采购程序公开、厂家参与机会平等、竞争有序。建立合同签订标准和审批程序，确定合同审查机制，避免合同欺诈。对合同执行的时间、成本、质量情况进行追踪管理，对合同变更和变化进行有效控制。及时总结合同完成后的执行效率和供货商的总体表现，为以后的采购决策提供依据。

（二）建立到货验收和供应商考核制度。凡是采购的物资必须经检验和验收合格后，方可投入生产。物资验收坚持质量优先和“责任追究下移”、“连带责任上推”原则，保证每一级人员能够认真负责、严格把关，杜绝由于物资采购质量引发生产事故的产生。实行准入制度，严格供应商资格审查。建立科学的供应商绩效评估体系，通过质量、价格、交货期、服务等基本评估要素定期进行综合考评，淘汰绩效较差供应商，与评估为A级的供应商建立长期的双赢合作伙伴关系，实施供应商激励机制，促进供需双方良性循环。

（三）完善采购组织建设，构建采购成本控制的组织保障体系。

（1）加强生产、财务、仓管、采购等部门的联系，建立采购需求的联动机制。仓管部门要积极协调存储与采购的矛盾关系，确保合理库存水平，全面核算仓储成本，有效规避缺贷损失，为经济批量的确立提供科学依据。财务决策部门通过运用现金流分析确定企业的健康程度，规定财务计划，在充分考虑资金的时间价值兼顾风险和报酬基础上，应对采购计划设定一个资金预算目标，并力求二者高度统一。采购部门将企业的生产计划、合理的库存水平、资金的现金流量配合有效结合起来，通过综合分析制定出采购计划和经济订购批量，实施采购。

（2）在采购部门内部建立有分工有合作、既能紧密衔接、又能相互制约的内部运行机制。严格岗位责任制、明确工作职责和任务，通过落实采购人员月度绩效评估制度，有效激励采购人员的工作积极性，实现责、权、利完美的统一。将采购、验收、结算等职能划分不同部门执行，建立决策层、管理层、现场层梯级树状管理模式，形成层层相连、上下衔接、左右协调管理体系。建立由采购员、业务经理、中心领导组成的集体讨论决策制，实现隐蔽的权力公开化、集中的权力分散化，确保物资采购相互制约、相互监督，公开、透明。

（3）建立采购工作监督、评价与服务机制。在采购部门外部组建由使用单位、财务、法律、审计监察部门和企业领导组成的采购工作领导小组，对采购方式、采购过程、采购结果进行监督，检查采购部门对有关采购的政策、规章制度和法律法规执行情况，查处违法违规活动，评价采购工作并提出改进意见，不断加强监督部门对被监督部门的服务意识，促进企业的采购管理工作更加顺畅。

（四）合理选择采购方式，构建采购成本控制的运行体系。

（1）采购方式是企业获取物资、工程、服务的途径、形式与方法，它决定企业能否有效地组织、控制物品资源、以保证正常生产和经营以及较大利润空间的实现。那种拘泥于定点采购、或迫于人情采购、或流于随机采构、委托采购等做法在今天已不适应，企业必须改变其采购方式。

（2）现代化采购方式是指主要依靠现代化科学成果来完成采购过程的一种采购方式，解决了传统采购方式下难以克服的时间和空间问题，使采购活动更加方便、快捷，提高采购效率，降低采购成本。可以采用MRP采购、JIT采购、供应链采购、电子商务采购等形式。

（五）与供应商建立合作伙伴关系，构建采购成本控制的风险防范体系。

（1）实行供应商准入制度，制定供应商选择标准和程序，明确科学规范的评审项目，审查供应商资质和合法有效证件，了解掌握供应商的质量、价格、服务、技术力量、科研水平、应变能力等指标，并在此基础上进行有目的谈判，允许合格供应商准入并建立相应的信息档案，淘汰不合格供应商。

（2）加强供应商绩效考核的组织领导完善制度建设。为避免个人权力太大、主观成分过多等消极因素影响，成立供应商绩效考核小组，建立供应商绩效管理制度，科学规范地进行供应商绩效考核。

（3）建立供应商综合评估体系，从品质、价格、服务、成本降低情况、交货周期、反馈与沟通、履行合同的承诺与能力等多方面进行综合打分，按得分高低评定ABC等级，实行末位淘汰机制，并将结果反馈给供应商，督促供应商采取相应的措施加以改进。进行动态管理，实现最佳采购环境。

（4）与优秀供应商建立长期、稳定的合作关系，通过实施价格折扣、柔性合同、商誉激励、信息激励、淘汰激励等鼓励政策，促进供应商提高供应的连续性、改进供货质量、提升业绩，达到“双赢”共生的目的。

（六）树立成本价值管理战略的理念，指导采购成本控制。

理性分析企业、供应商优势和和劣势，制定在采购策略。通过分析，找到努力的方向,在竞争中保持先机。估算供应商的产品或服务成本，真正做到对物资采购成本的全面控制。通过参观供应商的设施，观察并适当提问以获得更多有用的数据。在估计供应商成本并了解哪些材料占成本比重较大之后，加强与供应商的沟通和联系，即与供应商一起寻求降低大宗成本的途径，从而降低自己企业的物资成本。

二、结束语

综上所述，在市场竞争如此激烈的情况下，企业完善采购成本控制及管理体系具有重要的现实意义。在企业具体的实际工作中，一方面，企业管理人员和广大职工要从自己做起，树立工的成本意识，充分发挥降低成本的主动性，严格要求自己，尽职尽责、克己奉公。另一方面，通过完善的内部控制制度和管理体系,建立适合自身的财务制度和薪资制度。

【参考文献】

[1]邢矫健.探讨项目管理中材料采购的成本控制及完善相应体系的研究[J].代经济信息，2012（22）75.

[2]刘军红．浅谈企业物资采购成本控制[J]．科技信息,2009(06)：343．

[3]李云峰．加强企业成本控制管理方法初探[J]．会计之友,2008(08)：50．