新时期人力资源档案信息管理研究

新时期人力资源档案信息管理研究

张嘉芮

克拉玛依市城市建设投资发展有限责任公司新疆克拉玛依834000

摘要：改革开放以来，随着我国社会主义市场经济的不断发展和城市化、工业化建设进程的不断加快，企业数量不断增多、市场规模逐渐扩大的同时，人力资源档案信息管理工作的工作质量和工作效率在现代企业发展中的作用也日益凸显，故此为在当前多元化的社会主义市场竞争环境下，充分发挥企业的竞争优势，加强对人力资源档案信息管理研究是企业发展的重要基础和根本前提。

关键词：人力资源档案；信息管理；影响因素；提升途径

引言

在当前的人力资源档案管理工作中，存在着诸多影响因素，在很大程度上制约着人力资源管理水平的全面提升。对此，要充分挖掘各类影响因素，有针对性的提出改进措施，从根本上提高档案管理的整体水平，为企业培养人才、任用人才提供参考信息，促进企业人才队伍的不断壮大。

1新时期人力资源档案信息管理的基本概述

简单来讲，所谓的人力资源档案信息其实主要指的是企业人事任用、考察及升职的重要参考依据，即在当前多元化的社会主义市场竞争环境下，为从根本上最大程度地实现员工个人效能，企业人事管理部门依据人力资源档案信息，在全面了解和掌握相关人员历史工作表现、目前工作态势以及未来发展潜力的基础上，实现对人员的合理化配置，进而为企业的进一步发展奠定良好基础。从目前来看，伴随经济全球化和一体化建设进程的不断加快，企业在发展过程中不仅面临着国内企业的竞争压力，同时也面对着国际同行业的市场竞争，故此为从满足企业的生存发展需要，作为企业经营管理重要组成部分的人事档案管理工作也需紧随企业经营机制的变化而改变，换句话说在当前电子信息技术不断发展和广泛应用的时代背景下，企业的人力资源档案管理也需从传统的纸质档案逐渐向无纸化方向发展，而经大量科研数据分析可知，人力资源档案信息化管理的实施，在一定程度上不仅极大地提高了人事档案管理的管理质量和管理效率，同时也极大地降低了档案管理的工作难度，进而为企业的整体发展打下了坚实基础。

2人力资源档案管理的影响因素

2.1管理制度不完善

目前，很多企业或者单位都缺少一套完善、科学、极具约束力与可操作性的档案管理制度。导致档案管理工作缺少必要的制度支撑，整体工作状态陷入到个种混乱之中。例如档案内容不完整、缺乏真实。其中，最常见的问题是出生日期时而按照公历，时而按照农历，其结果相差一个月左右；参加工作的时间也不准确，有的按插队开始计算工龄，有的则按照招工时间计算，这两种算法会导致相差一年甚至几年；还存在学历材料不完善的情况，这一问题在高学历人才的档案管理当中比较常见，例如硕士或博士研究生缺少专家推荐表；同等学历申请硕士、博士的人员缺少全国英语和专业综合水平考试成绩合格证书复印件等资料。这些不健全的人事档案，导致档案的基本利用价值大打折扣。

2.2管理方法不先进

人力资源档案工作主要负责对员工工龄、职位调动、文化程度及任职经历记载、先进材料、薪酬水平这一类信息进行搜集、建档、查询与借阅。在当前的档案管理中，由于缺乏一个科学的、简洁的、系统化的管理方法，导致这项工作需要消耗大量的人力、物力与时间，不但工作效率较低，档案资料的有效利用率也比较低，更容易在人工操作的过程中出现人为失误。目前，大多数企业或单位的档案管理工作还在继续沿用传统的管理方法，档案资料基本上都纸质的，档案归档、储存、调用、检索、借阅等工作全部由人工方式来完成。然而，这一系列操作不但需要消耗大量的人力、物力及时工作时间，查找起来也非常的繁琐，工作效率十分低下，在归还管理方面也不够及时，时常出现档案丢失、破损等问题。

2.3人员素质不过关

人力资源档案管理工作对工作人员的专业知识水平、岗位技能、责任心、工作态度、学习能力等方面都具有比较高的要求。但是，目前真正具备高素质、高水平、责任心较强的档案管理人员数量并不多，很多档案管理人员在综合能力素质方面并不过关。有些企业或单位的人力资源档案管理工作甚至是由其他岗位人员兼任的，他们并不具备从事档案管理工作的相关资质；有的档案管理人员年龄偏大，难以接受新鲜事物，工作方法陈旧落后。尤其在当前的信息化时代，如果档案管理人员无法熟练操作计算机系统以及档案管理专业软件的话，则难以实现档案资料的数字化与信息化管理。

3提升企业人事档案管理工作水平的有效途径

3.1人事档案管理制度的灵活化

人事档案信息是对员工进行全面反映的重要流动信息，是企业管理层进行人事统筹调动的必备工具。长期以来，人事档案管理工作制度僵化，文件信息流通不畅，加上档案信息更改及补充等程序繁琐，导致管理效率低下。为了促进人事档案管理制度的灵活化发展，需要建立全面合理的人事档案流通制度。为避免档案在流转过程中被遗失或缺损，企业单位要不断简化档的案迁移流程，对部分问题档案进行针对性处理，及时和当事人联系，并与其达成一致后对档案进行有效处理。除此之外，人事档案管理制度的灵活化还要求企业完善信息更改或人事档案补办制度。随着员工的个人发展和职业经历变化，人员履历会不断变化，人事档案信息也需要不断地丰富与更新，灵活化的人事档案信息更改及补充制度能优化人事档案管理效率，进而为企业管理层和专业管理人员提供准确的人事信息，充分发挥人事档案的作用。

3.2提升人事档案信息的准确性

人事档案在整个流转阶段总是难以避免地会出现信息不完整或不准确的问题，人力资源管理部门在管理档案信息时，必须高度重视信息的准确度，保证档案质量。首先，管理人员要定期对在职人员的人事档案信息加以补充完善，保证其全面性；其次，对于新增员工的人事档案信息，企业人力资源管理部门需对新增内容加以审核，排除错误，保证信息的准确性；最后，当企业内部出现人事变动时，企业人力资源部门则要根据人事档案信息管理制度要求对变动情况进行有效更新和迅速传递。

3.3人事档案管理工作的现代化

在人力资源管理领域，企业要积极将计算机信息技术引入工作中，实现人事档案的高效管理。首先，企业人力资源管理要借助信息技术和互联网平台建立并逐步完善人事档案信息库，形成有效的信息库管理、阅读、更新、维护机制；其次，企业人力资源管理部门要通过信息手段，实现人事档案信息电子表格化，保证档案信息得到科学管理、及时更新及顺利传递。实践证明，在科技迅速更新换代的背景下，企业不断增强技术实力，利用信息化技术实现人力资源管理工作的现代化、智能化是促进该项工作不断优化发展的必然措施。

3.4挖掘人事档案信息的价值

人事档案信息记录了该人员以前的主要经历，企业应该积极挖掘人力档案信息的价值。当然人事档案信息虽然不能完全作为企业用人的标准，但企业在人才利用及人事调动时可以参考人事档案信息，对职员更加充分地了解，进而更加科学地配置企业人力资源，提升企业人力资源管理工作的水平。

结束语

人事档案是企业进行人才培养、选拔、任用、调配的重要依据，档案管理更是促进人力资源开发与利用的重要保障。但是，在当前的人力资源档案管理中还存在着一些影响因素，制约着其职能任用的有效发挥。因此，必须针对这些影响因素提出相应的改进策略，从提高人员档案管理水平这一角度出发，促进企业人力资源管理水平的全面提升。

参考文献

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[2]魏玲.美国人力资源档案管理启示[J].人才资源开发，2010（7）.

[3]靖敏杰.浅谈人事档案管理信息化建设[J].华章，2012（12）