浅谈医院档案管理工作的调查与思考

浅谈医院档案管理工作的调查与思考

刘小梅

刘小梅（黑龙江农垦总局总医院，黑龙江哈尔滨150000）

摘要：医院档案工作是当前医院经营和工作的重要环节。随着当前社会技术的日益发展，在医院作为一个公益型企业，其在发展的过程中对档案管理需求逐步的增加。本文就当前医院档案管理工作中存在的各种问题和制约因素进行分析，就当前档案管理现状和未来发展趋势进行思考，结合当前实际情况和技术措施指出其相应的发展趋势。

关键词：认识；调查；思考；服务

随着当前社会发展的过程中，各种技术措施和管理规范的日益完善，在医院管理当中，对档案管理要求不断的增加。医院档案管理工作是医院科学管理中重要的一环，更是当前医院管理中的基础性工作，随着当前社会发展中，医疗改革的日益深化，使得其在档案管理的过程中存在着巨大的机遇与挑战。信息化是当前社会发展的必然趋势，更是当前社会发展中其发展的主要趋势。随着信息技术在当前的飞速发展，更是在当前各个企业和单位被广泛的应用，成为当前企业发展的重点。信息技术在医院档案管理过程中有着重担的促进作用，更是其档案管理改革的主要方向。

1医院挡案管理工作现状堪忧

医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录。是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视。尽管如此，医院档案管理工作仍存在诸多问题，无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应。

1.1档案管理制度不完善、事倍功半

随着当前社会发展过程中，各种科学制度的日益完善，然而在档案管理的过程中，大多数企业和单位由于其管理措施和管理制度的不完善，还采用传统的管理措施和管理制度，使得当前的档案管理中存在着诸多的问题。大部分医院对纳入档案管理的内容没有明确的要求，其在档案管理中对档案管理标准和模式没有进行统一的归档和立卷管理制度的制定。在当前医院档案管理的过程中是采用当前医院的实际情况进行自我管理的方式和方法。有的医院没有把档案工作纳入目标管理考核方案中，以至于在当前的档案管理工作中，其管理效率不高，档案管理和整理的不够齐全，这就制约了医院在正常进行的过程中的发展趋势。挡案管理工作也没有配备专业人员，使得其在档案管理的过程中，对管理措施和管理规范的不够严谨，存在着巨大的问题和隐患。

1.2档案意识不强，档案利用率较低

大多医院领导只注重医院医疗建设和经济效益。对档案管理方面的认识较淡薄，认为档案工作可有可无，而忽略了医院发展的连续性和历史资料的完整性。有的医院领导班子变换频繁，只抓眼前医疗工作而忽视了对医院长远发展有利的档案管理工作。造成医院档案信息资源开发不足，导致档案利用率不高。

1.3档案管理人员业务水平不高

在医院管理中，只重视医疗技术人员素质的提高和继续教育，尚未将提高档案管理人员的素质纳入计划和要求，大部分档案管理人员专业出身较少，知识面较窄、学历偏低，有的是兼职人员。甚至于有些档案管理人员是从其他的岗位转调过来的，且平时档案管理人员进修学习的机会不多，缺乏系统的档案知识培训，致使许多档案管理人员的综合素质和管理水平跟不上形势的发展，缺乏创新和活力。

1.4档案管理分工不明，多头管理

由于历史的原因和医院行业管理的要求，档案管理类别不明，医院综合档案室一般只管理文书档案、科技档案、房产档案和部分实物档案、音像档案等，而医疗文书档案、X线胶片档案、病理切片档案、各种检查影像图文档案、会计档案、医疗设备档案等都分属各个科室分散管理，形成了多部门管理档案的格局，不利于档案的完整和安全。

1.5档案管理设施不全，档案现代化管理水平不高

随着医院的快速发展和规模的不断扩大，医院档案的种类和数量也在不断增加，这就在一定程度上给档案管理工作增加了负担。但目前大部分医院存在着档案库房不够规范，档案管理设施不全，档案设备比较陈旧、管理技术落后等问题，制约了医院档案管理工作的发展。

2改进医院档案管理工作的思考

2.1加强领导，增强档案意识

领导重视是做好档案管理工作的重要保证，是档案实现科学管理的前提。院领导要把档案管理纳入医院发展和管理的重要内容来抓，与医院业务建设同步规划、同步发展;要大力宣传医院档案管理的意义，加强档案法律法规学习，使全院干部职工充分认识档案的重要性，认识档案与医院日常工作的密切关系，更好地支持档案管理工作。

2.2健全档案管理制度，规范档案管理行为

档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。医院要根据《档案法》、《医院卫生档案管理办法》等有关法律法规，结合本单位档案工作实际，逐步完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁及库房管理等各项规章制度，使档案工作的每个环节的运行都有章可循，都有明确的要求和制度的约束。并将医院各个门类、不同载体的档案统一管理，统一考核，使档案管理与医疗业务同步考核评价，同步发展。

2.3加强档案人员培训，提高档案管理人员素质

提高专、兼职档案管理人员的业务水平，创造条件吸引和培养一批具有现代科学知识和专业技能的人才，同时加强对现职人员的业务培训，或聘请专家讲学，或派出人员参加学习班、学位班。鼓励自学，把学习情况与人员的晋升、聘任挂钩。

2.4解放思想，更新观念，提高档案开发利用率

档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益，要从被动坐等上门的服务方式，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用档案信息通过统计、分析、总结等方法编写资料捉供给医院领导和有关部门及人员，为医院整体发展提供借鉴和参考。

2.5适当投入，强化档案室的硬件建设

根据医院的具体情况，逐步配备计算机、照相机、摄像机、打印机、扫描仪等设备，并采用档案管理系统专用软件进行辅助立卷、编目、检索、统计、借阅等工作，改变传统的手工操作、信息储存量少、检索慢的状况，提高效率。具备条件的医院，可以将档案目录和部分内容纳入局域网，利用网络系统加强各部门之间，院际之间的资源共享，沟通档案信息，以满足医疗、教学、科研等多方面的需求，从而推动医院各项事业的发展。

3结论

在信息技术日益发展的今天，市场经济已成为当前社会发展的主要趋势，随着市场经济发展中，各种发展机遇和发展措施不断出现，在医院档案管理工作中挑战与机遇并存，做好医院档案管理工作是保证医院正常有序工作的前提。