乡镇人社所档案管理工作的实践与认识

乡镇人社所档案管理工作的实践与认识

杨述祥

山东省菏泽市巨野县麒麟镇政府山东菏泽274900

摘要：所谓人事社会档案管理工作，是指人力资源部门和社会保障部门对相关档案信息的收集、整理、管理以及转移等一系列工作内容所要进行的工作。档案管理的有序发展在一定程度上有助于促进人类社会事业的健康发展，是实现社会稳定的重要动力。通过对档案管理在社会中的重要性的研究和分析，旨在综合分析存在的问题，提出有效的发展战略，充分保证档案管理在社会中的优势和价值。

关键词：乡镇人社所；档案管理工作；实践；认识

1人社局档案管理工作的现状

当前我国正处于经济转型的关键时期，人社局档案局的管理工作更加困难，特别是参与经济发展过程中的人员流动，随着市场经济的进一步发展，因此，当前人社局档案管理局一直跟不上市场变化的步伐，有一定的滞后性，因此，必须针对存在的问题进行认真的思考和分析，并在此基础上，提出一些解决对策和建议。

1.1档案管理工作比较分散

目前，在档案管理方面，人民社会局自行实施各业务单位的管理，以减轻该局的管理压力。作者现有15个社交所和以下业务单位，每个业务单位都涉及大量档案，都存放在自己的档案中。当然，由于每个业务单位所涉及的业务性质不同，档案管理制度、管理措施和管理流程也各不相同。各业务单位的独立性相对较强，这将对档案的互借产生一定的影响，无法从根本上实现档案信息的互借。资源共享影响档案利用效率。当然，档案管理的分散化往往会导致另一个问题，即一些业务单位的档案由于档案数量庞大，需要存放两个档案，而有些档案由于档案数量少，档案中有许多档案柜，没有充分利用档案，增加了档案的规模。加大案件的管理费用。

1.2档案管理工作尚未进入数字化阶段

目前，随着计算机应用技术在我国的不断发展，计算机在许多领域得到了应用和普及。各种软件管理系统的引入大大提高了工作效率，节约了办公时间成本。我局在档案管理领域也积极顺应这一趋势。从传统的手工检索到现在的计算机辅助检索，极大地方便了我们的文件管理工作。减少了管理过程中人为失误的现象。然而，在人社局档案管理中，对档案建设的规范和指导并没有统一的标准。许多文件正在通过计算机进行搜索。在找到相关的目录后，有必要去档案馆查找相关的档案。这无疑增加了查找档案的难度，不利于档案的使用。虽然有些人已经通过内部研究开发出了数字软件，但是，进入数字阶段的整个过程还没有真正开始。

1.3档案管理人员专业素质较低

一般来说，人力和社会事务局的档案管理工作具有很强的政策性，需要专业的技术人员进行管理，以提高档案工作的管理效率。过去，作者所属的人事局和社会局的许多档案管理人员主要从事兼职工作。人社局共涉及档案管理人员20人，其中包括专职档案管理人员。总共只有两个管理人员，还有18个兼职文件管理人员。这些兼职工人中有一些是大学毕业生，他们刚刚开始实习。他们仍处于学习阶段，许多兼职工人在人力资源和社会保障局还有其他工作要做。因此，没有办法照顾档案的管理。再加上这些兼职工作人员没有受过专业的档案管理培训，在一些档案的管理方法和管理机制上还存在一些不足，这无疑给我们的档案管理工作带来了很大的麻烦。有些档案管理人员的责任感很差，只是把日常工作当作一种应对方式，而不是全身心投入到工作中去。因此，提高当前档案管理人员的专业素质，是我国人力资源和社会保障局解决档案管理问题的需要解决的问题之一。

2人社档案管理工作存在的问题及其解决策略

2.1人社档案管理工作存在的问题

1）人社档案管理工作较为复杂，重视程度不高

我国人口众多，人口分布结构极其复杂。这种现象往往导致社会档案管理具有复杂性的特点。此外，有关领导和工作人员也不能十分重视人社档案的管理工作。在实际工作流程中，往往缺少硬件，促进了人社部门的内部管理。很可能一些文件信息最终会丢失和遗漏。

2）人社档案管理工作缺乏健全的管理机制

人民社会档案管理经常与许多部门和领域保持密切联系，档案种类繁多。到目前为止，大部分地区都采取了分类保存的措施，将不同类型的档案信息按不同的部分进行分类处理，进一步提高了档案管理的专业性。然而，这些措施往往需要不同部门之间的协调和适应。如果不同部门之间的关系处理不当，将会阻碍档案信息的管理，从而增加档案管理的难度。此外，档案管理受到机构发展不完善、设备使用落后、保存管理不善等诸多因素的影响，这也是当今社会组织档案管理的一大障碍。

3）人社档案管理工作缺乏高素质的人才队伍

除了人事档案和社会档案管理的重要性之外，相关人员的专业素质和业务能力还有待提高。人类社会档案管理人员的影响也是档案工作中存在的各种问题的原因之一。一方面，人类社会档案管理人员相对陈旧，不能正确认识当前先进的管理技术。另一方面，人力资源和社会保障部门的人才选拔和培养机制存在缺陷，导致员工积极的工作兴趣不足，影响了人力资源和社会保障档案管理的有序发展。

2.2人社档案管理工作实现优化的实施策略

1）加快转变档案管理理念，强大档案管理工作的多方面建设

为实现有效的人社档案管理工作，必须进一步增强自身的管理理念，利用积极的思想观念强化领导和相关工作人员对人社档案的管理。另外，还需要对人社档案管理的相关工作进行积极有效的宣传，从中得到其他部门的支持和辅助，以便确保档案管理工作过程中的设备齐全、人力物理有效投入。人社部门应当实现档案管理工作的综合化发展，针对已有档案信息进行不断完善、更新，做好档案信息的收集和整理等工作。

2）实现人社档案管理工作各种资源的合理配置

人社各部门需要进一步完善人力资源建设。有关部门应加强档案管理人员的配备，确保档案管理人员的实际人数满足日常生活档案管理的具体需要。此外，档案管理应实行明确的权责分工制度，明确相关人员的具体工作，以保证档案管理人员权责的统一。人民社会档案管理应重视对人才的吸收和引进，积极培养优秀人才，有效避免人才短缺的局面。人民社会的档案管理要适应档案管理的实际需要，不断完善档案，实现档案管理各种资源的合理配置和利用，为人民社会的档案管理提供宝贵的基本保障。

3）强化人社档案管理工作人员的职业素养和专业能力

人社管理部门应当积极做好有关人员的培训，形成系统的培训机制，同时督促有关人员研究档案管理的政策法规，并能够做出相应的管理观念转变。结合当今社会的发展状况。在档案管理人员的培养过程中，应注重档案管理人员的专业素养，注重提高自身的专业能力，同时注重理论与实践的结合。确保理论在实际生活中得到充分应用。

3结语

综上所述，基于档案管理的重要性，无论是领导干部还是基层工作人员，档案管理都应该得到全体工作人员的支持和重视，这关系到我国重要战略的实施。当然，由于种种原因，我国人民社会局档案管理还存在许多问题，如档案管理的分散化、档案管理还没有进入数字化阶段、档案管理人员专业素质低下等。因此，必须在此基础上加强档案的集中统一管理。加强数字化建设，实现档案管理资源共享，培养具有专业知识的档案管理人员。当然，档案管理也要结合时代发展的特点，适当采用现代技术手段加以改进，以更好地改善和发展我国的档案管理。

参考文献：

[1]康国伟，盖建波.关于政府档案管理工作中相关问题的思考[J].办公室业务.2016（02）

[2]袁昌平.浅析政府采购档案管理工作中存在的问题及对策[J].现代经济信息.2016（24）