人事档案管理问题及对策分析

人事档案管理问题及对策分析

王彩云

工作于山东省枣庄市公路管理局

人事档案是人生轨迹的记载，是做好组织、人事工作不可缺少的重要资源，与国家、单位和个人利益紧密相连。现行机关事业单位人事档案制度建立于上世纪50年代，作为常规公共管理手段，发挥了固有功能，体现了积极作用。但是，随着经济社会发展进步，传统人事档案制度存在的现实弊端逐渐显现，本文在对人事档案管理相关问题进行剖析的基础上，对人事档案管理提升策略进行了具体分析。

一、人事档案管理的问题分析

（一）对人事档案认识欠缺，重视不够。依然存在认为档案工作就是资料保存保管的基础性工作，仅仅满足于查档、外调等业务需求；对档案原始资料的真实性、完整性看法不严肃，认为可以随意涂改更换；档案管理人员认识偏差、责任心弱，不能认真及时地收集、转送、归档材料，对档案内容不予审核鉴别，致使人事档案失实、丢失。

（二）对人事档案管理不严，硬件落后。一些领域的档案造假现象时有发生，三龄一历等重要内容填写不实，影响了人事档案的公正性和客观性，给人事工作带来较大负面影响；人事档案必须专人管理、单独存放，很多档案管理人员没有经过专业培训，不能按规定及时妥善处理相关业务。在县、乡级基层单位，管理手段相对陈旧，没有相应的电子信息管理系统，编辑、检索和调阅多依赖手工操作，不能适应档案管理科学化、信息化发展需要。

（三）对人事档案开发较少，作用局促。现有人事档案管理模式下，档案利用工作大多是被动服务，停留在常规立卷归档、接受查阅和提供凭证上，缺乏主动精神，占档案多数的党团、政审、工资等方面的材料，不能全面有效反映个人的选拔基础、培养条件和聘任能力，没有充分发挥出人事档案的应有价值和作用。死档弃档、虚假档案、人档脱节等问题开始增多，人才壁垒、身份阻隔等负作用时有出现。

二、人事档案管理的对策建议

（一）更新观念，以创新思维为人事档案工作增添新活力

人事档案工作有许多传统做法和管理模式，对做好不同时期的档案工作起到了重要作用。但是随着时代的发展，一些既有经验做法和现行制度已不再适应当前社会发展的需要，长此以往，必将使档案工作失去活力和形势适应能力。所以，解放思想，更新观念，提升档案创新意识，为档案工作增添新理念、新活力、新动力，对于推进档案事业持续健康发展，具有至关重要的现实意义。注重发明革新，进一步改善现有程序制度，简化操作步骤，消减繁琐环节，把服务范围由窄变宽，管理层次由浅变深，使组织可以更加准确可靠地“以档取人”，发挥其“全景式扫描”、“凝聚式记录”、“基础性参照”的独特作用，使人事档案工作更好地适应社会形势和现实需要。例如，在干部考核方面，一方面，应增加有关德、能、勤、绩表现材料、社保缴纳记录、个人健康档案等，以提高人事档案使用频率和利用价值，以及单位和个人对档案的重视程度。另一方面，要尽量缩短立卷归档周期，分类建立干部业绩档案，将年度考核表和职称评审表中的一份抽出另建为个人业绩档案，既方便放入新材料，又方便部分借阅，避免材料磨损，减少工作量。

（二）健全机制，以制度刚性约束维护人事档案的公正严肃

人事档案事关个人的成长、发展前途甚至“政治生命”，对档案资料的产生、收集、归档、保管等应制定一整套严格、规范、统一、协调、可操作性强的管理制度，保证人事档案管理的权威性和严肃性。首先，应及时收集和补充档案材料，实行档案材料的分层审核，履行严格的审查手续，对手续、真伪、内容等认真鉴别，把好鉴定关，严防虚假材料混入档案。对不符合规定的，立即退回，限期纠正，对于不属归档范围的，及时退还，做到不积压、不散失、不多收。适当增加人事档案形成程序的透明度，对三龄一历等重要资料要按政策严格操作，统一标准。其次，应适时开展既有纸质档案的数字化加工整理工作，利用扫描、数据库、存储技术等科技手段，为档案原件安全树立一道技术屏障，确保人事档案材料的客观公正、标准规范和长久安全。建议赋予档案部门相应的知情权和监督权，保证能够了解、掌握、监控档案文件形成或修改的全过程，保障档案材料的真实有效、系统完整，逐步形成个人、单位、社会相互监督制约的互动机制。再者，应积极引进奖罚机制，提高档案管理人员职业素质，强化业务培训，建立以绩效工资、职称晋职为纽带的激励政策，实现良性循环。对丧失工作热情、人浮于事、推诿扯皮的，实行倒查问责、待遇削减，确保不形成负能量。

（三）加大投入，以标准化硬件建设保障人事档案规范安全

加强资金设施投入。按标准配置阅档室、档案柜、电脑、空调等硬件设施，并做好防火防潮等配套保护。坚持人事档案数字信息化和客观实体化并存发展、相互补充，逐步建立人事档案计算机信息存储和检索系统，以及以数字档案和多媒体档案为主体的数据库系统，实现资源合理配置。充分利用现代信息技术，积极推行档案原件监管系统，借鉴利用条形码或二维码等新兴技术，通过摄像拍照、资料扫描、电子查阅等方式联网查询、无线调阅、远程操控，使查档人员在不接触档案原件的前提下查阅，不仅可以提高人事档案的查全率、查准率和整理效率，更有利于人事档案的保密和安全，运用科技手段辨别真伪、判定价值、保护隐私等。同时，可以通过信息化手段，对个人政绩业绩的考核评价提供数据量化、对比服务，实现计算机对人事档案的动态立体管理，从而极大提高组织人事部门的工作效率，加快人事档案管理的现代化进程。

（四）强化管理，以实现价值为抓手开创人事档案工作新局面

改变重藏轻用传统，提高认识管理水平。人事档案管理部门要进一步转变观念，积极获取、充分挖掘人事档案中蕴藏的大量潜在价值信息，为人事决策提供全面准确的深度服务。增强机关事业单位人员对人事档案的认识程度和各级组织机构对档案工作的支持力度，制定完善人事档案管理长期规划，强化档案管理人员的政治素质和业务培训，坚持学用结合、按需施教，提高工作积极性、责任心和职业道德。引入竞争机制，通过择优录用，竞聘上岗，把真正优秀的人员选拔到档案管理岗位上来，并为其学习进步、职称晋升等创造机会、广开渠道。严格监管考核，加强党政部门、企事业单位、人才服务机构、劳动资源市场的沟通协调，探索开发人事档案的社会服务功能。对相关服务机构实行许可证年检制度，对档案管理人员实行资格证制度，定期开展业务指导检查，对工作不负责、考核不合格的单位和个人，取消或降低人事档案管理资格及权限，确保人事档案工作健康、科学、可持续发展。激发释放人事档案的潜在价值。档案的机密性一定程度上疏远了其与社会和当事人的关系，在新的时期，要尽力改变这种被动观念，在保密原则下，尽可能全面准确地满足社会需求，挖掘档案资源，扩大服务范围，拉近档案与政务服务、个人事务之间的距离，使档案室成为信息资源的“集散地”和“加工厂”。同时，引导人们更加有效地利用档案信息，达到“知人善任”、“量才为用”，真正彰显人事档案的无形价值和实用价值，助推人事工作“人尽其才、物尽其用”。