学校档案管理的创新举措之我见

学校档案管理的创新举措之我见

周川胜

山东省莱阳市财经职业中等专业学校265200

摘要：随着时代的发展，我国现在已进入“全民创业、万众创新”的历史发展新阶段，教育教学改革创新亦进入平稳发展阶段，作为学校管理重要组成部分的档案管理也应该在创新理念的指导下，实行创新管理新举措。本文将围绕固态档案和电子档案两方面的管理创新进行阐述，以期更好地促进学校档案管理工作的充分发展。

关键词：创新电子档案数据库建设

新时期，学校档案管理工作往往因为管理制度、管理人员素质、资金投入等方面的限制，呈现出低水平和低效率问题。作为学校档案管理的专业人员，本着对学校未来发展负责、对学校教师专业成长负责、对学生健康成长负责的态度，长期专注于档案管理问题的研究，对学校档案的管理创新进行了一些有益的探索，现总结如下，以期求得同行的共识。

一、创新学校固态档案管理的内容

学校档案管理分固态档案即实体保管和数字化信息两部分，在信息时代，如何有效保存学校档案是每一个档案管理人员必须认真思考的重要问题，因为只有档案全面、完整、规范，才能更真实地反映学校发展的过程和结果。

1.随时更新学校固态档案管理内容。在学校按规定保存的类别中，及时更新换代，如学校行政工作（领导机构及分工、规章制度、上级文件、学校重要会议内容、各类荣誉、学校工作计划与总结等）、教学管理（教学计划与总结、教学考核制度、常规检查记录、学科考试统计、试卷分析、各类试卷、教师备课资料、教研活动记录、课改实施方案和经验总结、各种考核材料、教科研成果原始材料等）、团委工作管理（工作计划与总结、各种活动方案、各种检查评比记录、各种外出活动材料等）、学校德育工作（德育工作计划与总结、升旗仪式讲话材料、社会实践资料、各种宣传资料、特殊学生档案、家庭教育材料、班主任培训交流材料、学校心理健康教育方面材料、家长委员会相关材料等）、教科研工作（各学科教科研工作计划与总结、科研制度、各种优质课活动资料、评课说课记录、科研成果、教育教学经验交流材料等）、师德工作（师德培训计划与总结、师德评价材料、师德工作成果等等）、师资培训工作（学校师资培训工作计划与总结、重点培养对象的成长经历、骨干教师的选拔及获得证书等）、后勤工作（学校建设规划、校产登记记录、总务计划与总结、办学条件改善情况、财务管理情况等）、学校安全工作（上级文件、学校制度与要求、各种应急预案、安全教育记录与检查记录、安全整改方案与措施、安全责任书、安全演练记录等），对于这些常规档案要及时更新。有的学校拿出来的档案只有数年前的，出现了断档，这就是档案管理人员失职。作为档案管理人员在细心、耐心工作同时，还要及时更新相关内容。

2.不断创新学校发展档案管理内容。学校要求教师做创新型教师，作为档案管理人员也要与学校要求保持高度一致。我还根据学校具体情况，创新了学校档案管理类别：

（1）学校招生工作（招生简章、招生人员安排、招生流程、招生人数等）。

（2）毕业生安置工作（安置办人员构成、国家和学校相关政策、安置单位基本情况、学生去向等）。此举得到了学校领导的充分肯定与大力支持，也为日后的新生招生和毕业生的安置提供了经验借鉴。身为档案管理人员，就要用自己的扎实工作，全面真实地反映学校的发展和管理水平。

二、创新档案信息数据库建设方法

目前，我国学校档案管理大体上还处在由文件处理向信息化管理进行过渡的阶段，要想缩短过渡时间，就必须尽快建立档案信息数据库，它不仅是档案信息管理的核心，同时还是档案信息管理的重要基础。如今，网络极大地改变着人们的生产和生活方式，对网络环境下档案管理进行重新设计，是档案管理工作与信息技术的有机整合，档案工作实现信息化管理，是社会对档案管理事业发展的必然要求。同时，也是向社会展开宣传学校的窗口，架起群众了解学校的桥梁，方便家长和学生网上查询学校的历史和发展情况，使档案信息资源真正为社会所用，变被动服务为主动服务。

1.创新栏目和版面。档案信息数据库建设的主要目的是充分发挥互联网的优势，达到“宣传学校、服务社会”的目的。因此，学校可以通过建设有自身特色的网站，根据学校自身特点，进行富有特色的栏目和版面设计，起到广告宣传的作用，并且可以通过信息的随时更新，始终保持学校的全新面貌。

2.借鉴先进的经验。虽然各学校档案数据库都是充分利用自己现有的档案内容建立起来的，自己的特色很浓，但是大家可以互相学习借鉴。如在自己的版面上，提供一些“同项链接”点，包含大量的有效信息，这些超级链接可以将国内外一些与主页有关的档案主页链接在一起，在为大家提供本校档案资料的同时，也搭建起访问国内外同类档案的桥梁。在这里要避免的问题是，不要只有内容的单调介绍，或人为设置阅读障碍，让来访者失望而归。

3.网络安全的保障。在数字化信息时代，由于电子档案容易被篡改、网站容易被攻击等不安全因素，电子档案的安全保密问题显得尤为突出。我们见过纷纷扰扰的国际大事件，如总统的大选结果都能被黑客左右，在西方发达国家，特别是美国，都在想应对之策，以确保网络特别是国家核心机密文件的安全防范。这就要求学校档案管理人员在日常工作中，一要增强安全防范意识，不要轻易打开陌生的链接；二要采取得力措施，如定期进行计算机杀毒、使用可靠的计算机软件等等，防止遭到黑客攻击；三要增强工作的责任心，随时关注信息技术的最新发展。

汤之《盘铭》曰：“苟日新，日日新，又日新。”意思是说，如果每天能除旧革新，就要持之以恒，从动态角度强调要不断创新。学校档案管理正处于从不完善到完善、从低质量到高水准的发展上升期，做为档案管理人员就需要用心研究，不断提升自己的工作能力和管理水平，做好学校有效档案的保存工作，做好学校对外宣传的窗口，让学校档案更好地为全校师生服务，为社会服务。

参考文献

[1]邵健档案信息网络化建设中的问题及策略[J].华东经济管理，2005，（11）：85-86。

[2]蒋华关于高校档案管理信息系统的几点思考[J].兰台世界，2008，（01）。