事业单位档案规范化管理策略探讨

事业单位档案规范化管理策略探讨

程瑾

桂林市园博园管理处541004

摘要：档案是对客观事实的记录，是对历史的真实还原，具有真实性和可靠性。随着我们社会的进步档案管理越来越被运用于我们的事业单位。在不断的实践中，我们渐渐发现档案管理可以很好的科学的管理我们的工作，所以档案管理更是在事业单位中扮演越来越重要的角色。虽然不可否认的是档案管理在我们的事业单位中有着极其重要的作用，但在目前在事业单位里的档案管理工作依然存在诸多不足，这就使得相关单位在对档案进行规范化管理得过程中，会受到诸多因素产生干扰。所以，我们就要解决这些不足之处，来保证事业单位的规范化。本文就以档案的规范化管理为根本，来讨论在事业单位中如何实现档案规范化管理，并给出几点建设性的建议。

关键词：事业单位；档案规范化；管理策略

一、事业单位档案管理规范化的意义

事业单位是为国家服务的，是给国家出谋划策的担当。所以，国家的很多工作都是以事业单位为参考进行开展的。要想保证国家各项工作的正常有序的进行，对事业单位的工作效率和工作质量就有很高的要求。档案管理作为事业单位的基础工作就显得非常重要。

在档案管理的工作内容包括对事业单位的各种的档案信息进行汇总、分析、整理等工作，做出相应的对比信息、表格及各种数据，就能从中发现在工作过程中出现的错误极其原因，再根据当前形势和之前的经验，为下一步的工作制定出合理的建议。在科技飞速发展的现在，事业单位的工作内容也越来越复杂，对档案管理方法也寻求新的突破：完善管理制度、创新档案管理的方式，像档案的电子化等等。规范化的档案管理是保证事业单位的工作效率的关键所在、保证事业单位工作的协调进行、保证工作成果的质量、也很好的树立了事业单位的形象。

二、事业单位档案管理中存在的问题

2.1档案管理的队伍不够完善

档案管理工作是事业单位的基础工作，对事业单位的发展，甚至是国家的发展都有重要的作用。但在目前还是有很多的事业单位不重视：没有完善的档案管理制度、不注重培养专业的档案管理方面的人才，所以档案管理在事业单位内部是极其不规范的。尤其存在档案管理人员专业性不高、内部人才流失严重、没有良好的档案管理技术等等问题。

2.2档案管理的信息化技术应用不高

随着计算机技术、信息技术的飞速发展，档案管理越来越趋向于信息化、电子化。虽然计算机技术和信息化技术也已经应用于档案管理提高了档案管理的工作效率，但依然还是信息化应用程度不高，没有完善的信息化管理平台，没有和实际的形势相结合，导致资源的浪费，也没有很好的发挥档案管理的价值。

2.3没有充分认识到档案工作的重要性

一直以来档案管理工作在我们看来就是一些简单性的服务工作，就像是尘埃那样微不足道，使档案管理失去了其本该有的重视，以至于大大低估了档案管理工作的重要性。就因为有这样的偏见存在，致使大家普遍都没有科学的档案管理意识，各部门对于档案管理也没有该有的监督，更不要说其他的保障工作了。在事业单位的日常工作中，多半是吧档案管理搁置在一边的，没有硬性的规定、没有规定相应的指标，所以对档案的管理没有那么有序，没有做到档案管理的规范化。

2.4档案管理没有好的硬件设备

一个好的档案保管条件对于档案的管理也是很重要的：可以让档案尽然有序的归类、可以保证档案的安全、可以便于工作的需要，便于查询，存档。在经济飞速发展的现在，很多部门都已经改善了档案的保存环境，但还是有相当一部分单位还没有做到这一点，所以在档案管理工作中存在许多隐患。

2.5档案管理者的综合素质水平低

档案管理的工作是具有专业性和技术性的，所以作为一个档案的管理人员就要有基本的思想道德素养及专业素质。但现实是，大多管理者都不具有专业性，都是凭感觉上手，随心所欲职责权限模糊；也有的管理者并没有按照要求做好档案管理的工作，对档案的管理疏松；也有的单位把档案管理工作当作是“兼职”，只有在完成其他比较重要的工作后，才来做这个本该很重要的工作。

三、加强事业单位档案管理规范化的有效措施

3.1在单位内部建立完善的规章制度

首先，为了保证档案管理工作的正常有序的进行，就要根据本单位的实际情况和发展需要建立完善的规章制度；其次是剔除档案管理策略中的错误的管理方法，并在此基础上建立新的、有效的管理办法；再者，单位内要严格遵循档案管理的规章制度，要做好档案管理的监督工作，各个部门要积极相互配合工作，一同为档案管理的规范化建设努力。

3.2提升档案管理队伍的管理水平

一方面是单位领导者要重视档案管理的工作，制定出科学有效的、规范化的规章制度、制定出科学合理的管理方法、积极开展实践活动；另一方面是档案的管理者，要有工作工作责任心以及职业道德，使其能够认识到档案管理工作的重要性以及自身的责任，进而在未来的管理中能够严格遵守各项规章制度，充分发挥自身职能，促进档案管理规范化建设。

3.3做好档案的资源开发

就目前来看，档案的价值没有很好的发挥出来，所以我们积极的开发档案的资源。而要做档案的资源开发就需要经费，事业单位就要应该建立档案管理专项资金，做到专款专用，但同时也要做好预算，不能随意浪费；要充分利用信息技术、计算机技术使档案管理趋向信息化、电子化，这样管理起来更方便、有效；积极利用新媒体技术、网站等充分发挥档案的价值和优势。

3.4做到档案管理工作的信息化

随着信息技术和计算机技术的飞速发展，传统的档案管理已经不能适应现在的事业单位的工作步伐了，所以为了解决这个差距，就要学会利用合适的信息技术来管理档案。比如：利用信息技术把档案编码存储成像索引那样的形式，这样就不必再在繁多的档案里来回穿梭，只要敲敲键盘就能解决档案的查询和归档，大大的提高了其工作效率；再比如可以把档案整理成电子档，这样既方便查阅，又能保护档案不会因经常的翻动而被破坏，也简化了平时的管理。

结束语：随着档案管理慢慢的渗透到事业单位的工作中，档案管理也成了事业单位工作顺利进行的关键所在。所以，为了做到事业单位档案规范化管理，就要从档案的规范化管理着手。事业单位要明确档案管理的重要性、要认识到自身档案管理中存在的问题、要利用现代的先进技术简化档案的管理、积极开发档案管理的资源等等措施。相信在不断的摸索中，一定会实现事业单位档案规范化管理。

参考文献

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[2]魏艳明.提升事业单位人事档案管理水平的几点建议[J].中外企业家.2017（14）

[3]赵媛媛.事业单位人事档案管理发展方向研究[J].信息记录材料.2017（01）