浅谈教学秘书在高校教学管理中的作用

浅谈教学秘书在高校教学管理中的作用

董洁芳邓椿

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〔关键词〕教学管理教学秘书角色定位

我国高等教育的发展，需要一支高素质教师队伍，同时也需要一支高素质的教学管理队伍。教学管理队伍的管理水平直接关系到高校教育教学改革与发展的成败。教学秘书作为教学管理队伍中的重要组成部分，是连接学校教务工作与院(系)教学工作的桥梁和纽带。教务处对学校教学工作的组织和实施，大部分都是通过教学秘书下达、执行和反馈的。同时，教学秘书又要完成本院（系）的教学管理和组织工作。教学秘书工作政策性强、业务性强、服务性强，工作量也很大。因此，有必要对教学秘书工作的作用进行研究，使之更好地为教学管理服务。

1教学秘书的角色定位

1.1领导的助手参谋。秘书，在本质上是领导工作的助手。教学秘书属于高校院（系）级教学管理中的一员，在辅助决策过程中，教学秘书可以通过自己的特殊职能地位，为教学主任科学决策提供信息和建议，协助教学主任处理教学管理中的具体事务，起到参谋助手的作用。

1.2基层管理者。教学秘书是学校教学管理人员中的基层管理者。一方面，教学秘书协助学校及院（系）分管领导管理教学方面的常规事务，保证教学工作的正常运转；另一方面，作为一线的管理人员，教学秘书还需将教师、教研室、实验室的工作情况、教师教学成果、科研成果和学生考试成绩统计汇总、归纳分析，并及时反馈给教务处。

1.3教学工作服务者。教学秘书是管理者，更是服务者。教学秘书要为教学服务、为教师服务、为学生服务、为校、院（系）领导决策服务。工作目标是尽可能为领导、教师和学生提供一切可能的帮助。如把教务处的有关通知、要求传达给教师和学生，执行教务部门和院（系）领导的工作指令。为院（系）领导提供教学数据，为学年度教学计划的制定，各项教学管理措施的出台出谋划策，及时提供教学工作所需的部分资料和设备，为教师的授课和学生的学习提供支持与帮助等。

2教学秘书在高校教学管理中的作用

2.1桥梁和纽带。在教学管理工作中，教学秘书肩负着将教务处有关教学工作要求的文件传达给教师，将教学信息员反映的有关课堂教学建议的情况反馈给教师。与此同时，将学生、教师对于院（系）教学管理工作的意见和建议整理提交给院（系）领导，将院（系）师生对于教务工作的意见和建议整理上报给教务部门，起着桥梁和纽带作用。

2.2保障正常教学工作秩序。高校中的教学管理工作千头万绪，总体目标是保障教学工作正常运行。教学秘书在教学工作正常运行中起着非常重要的作用。从宏观的人才培养方案的修订、课程教学大纲的编写到具体的每一次调、补课都需要教学秘书的参与和执行。

开学前，根据教学计划的要求与院（系）教师的实际，科学、周密地编排课程表，下发授课任务书；学期初，根据教师授课情况，编制本学期院（系）观摩教学、诊断教学、教师集中听课的相关表格；学期中，协助校、院（系）领导检查、落实、总结中期教学情况，召开学生座谈会，按时向教务处汇报本院（系）期中教学情况；学期末，精心安排期末考试科目的时间、地点及监考人员，确保考试顺利进行。

每一学年末，协助院（系）领导组织和协调毕业班的论文答辩工作，认真核实、准确填写毕业生与获得学位学生的名单；协助教务处、院（系）领导做好教师工作量的统计及教师学年度考核工作。通过种种具体工作的执行与落实，确保教学工作运行正常有序。

2.3促进教学质量提高、教学方法改革。《教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见》中指出，高等教育要巩固本科教学的基础地位，大力推进教学改革、加强教学建设、提高教学质量[1]。教学秘书参与教学工作的各个环节，对促进教学质量提高、教学方法改革有着不容忽视的作用。

一方面，教学秘书作为教学管理人员要树立正确全面的质量观，积极协助院系领导进行教学质量检查。在这个过程中，教学秘书要经常深入课堂，检查了解教师授课情况。同时，要充分发挥教学信息员的作用，定期总结学生对教师上课的意见和建议。检查与总结之后，要开展师生座谈会，及时准确反馈有关教学信息。教学秘书在进行教学检查和监督的过程中，要进行不断地总结，研究分析，形成自己的见解，为“教学质量体系”的建立出谋划策，逐渐改变过去经验型的，重结果轻过程的教学管理模式，探索以“为教师、学生服务”为宗旨，符合教学规律的教学质量监控体系，从而逐步提高教育教学质量。

另一方面，教学秘书要协助教研室主任组织富有成效的教学研讨活动，积极探讨高校教学方法改革的途径，创新教育教学方法，倡导启发式、探究式、讨论式、参与式教学。另外，为教师提供一切帮助，使其将科研成果转化为教学内容。对于一些课程，可以灵活变动，增加实训课时，切实培养学生实际操作能力。鼓励支持学生参与科研活动，使其早进课题，早进团队。要逐步改革考试方法，鼓励采取结构成绩考核法，注重学习过程考查和学生能力评价。

2.4教学档案整理和教学信息管理的作用。教学秘书在参与教学管理的过程中，需要编制大量教学及教学管理的文件或资料。其中相当一部分要立卷归档以备日后查考。这些教学信息都是多年积累下来的智慧结晶，对稳定正常教学秩序和深化课堂教学改革具有重要的继承和借鉴价值，需要教学秘书专门管理[2]。教学档案既是教学安排、教学管理的原始资料，能够全面反映教学实践活动的全貌和教学管理水平，也是进行教学反思、教学交流、教学发展和改革的重要依据。随着电子技术的迅速普及和广泛运用，对于教师多媒体授课的PPT，电子教案以及教学改革中参与式教学的示范课视频等资料，教学秘书都应积极收集并妥善管理。

3教学秘书的素质要求

作为基层教学管理人员，教学秘书工作任务重、头绪多，这要求教学秘书具备多种能力，方能在工作中游刃有余。

3.1业务知识学习能力。教学秘书要提高工作效率，必须具备业务知识学习能力。在工作中，要通过各种学习途径获取与在岗位所需要的知识与信息，如本院（系）各专业的基本概况，院（系）师资情况，在校学生基本情况，各专业教学计划内容及特点，每学期课程开设情况，学校的学籍管理规定等等。秘书工作常识也要懂，各类教学相关会议安排，对外学术交流与合作等都要做到场合适宜，程序正确，策划周全。除此之外，教学秘书还要懂得高等教育教学知识，熟悉高校教学管理规律，掌握高等教育与社会发展规律、高等教育与人的发展规律，主动吸收、掌握和运用先进的管理知识，使得本职工作得心应手。

3.2沟通协调能力。教学秘书因工作岗位的原因需要经常与学校教务处、学生处及各院（系）各部门进行联系，特别是与本院（系）的教师和学生联系，在这些关系中要学会有效的沟通。沟通是管理的最为重要的组成部分，只有与人良好的沟通，才能得到他人的理解与支持，才能得到必要的信息。协调是在沟通的基础上进行的。教学秘书一方面要完成教务处、院（系）领导所布置的各项工作；另一方面要协调本院（系）教师与学生有关教学的事宜。因此，教学秘书必须具备一定的沟通协调能力。

3.3教学管理的一般能力。教育部有关文件指出，高等教育要巩固本科教学的基础地位。高校工作要以教学为中心，教学管理在整个教学环节中占据非常重要的地位。二级教学单位教学工作的管理和实施，很大程度上由教学秘书来完成，所以教学秘书工作的好坏直接关系到教学质量的高低。教学的日常管理，首先要按教学计划组织实施，稳定和维护正常的教学秩序。其次要在教学活动规范化的基础上，提高教学质量，凸显教学特色。这些工作，都要求教学秘书有一定的统筹能力，做到事前有计划、计划有余地、管理有方法、方法有实效。

3.4服务意识和奉献意识。教学秘书是基层管理者，也是服务者，所以要树立服务意识，教学秘书要以“三个服务”为宗旨，即全面地“服务教学、服务教师、服务学生”，这是教学秘书的中心任务和本职工作[3]。在服务的过程中，教学秘书要提高自身的道德修养，要淡泊名利、懂得奉献，真诚热心地为师生提供力所能及的帮助。

在现阶段，高校教学秘书的岗位存在很多问题，诸如工作不受重视、管理体制不健全、工作职责不明确、整体素质偏低等问题，所以，要切实提高高校的教学管理水平，教学秘书队伍应得到应有的重视。学校应结合实际建设好这支队伍，发挥其在稳定教学秩序、深化教学改革、提高教学质量、服务师生、全面推进学校发展中的积极作用。

参考文献

1教育部.教育部关于全面提高高等教育质量的若干意见.教高[2012]4号，2012

2徐东.教学秘书在高等教学管理中的作用及素质要求[J].山西财经大学学报(高等教育版)，2005.8(3):58-60

3吕阳.高校教学秘书素质之我见[J].浙江工商大学学报,2005(2):86-90

作者单位：运城学院经济管理系