浅谈加强学籍档案管理对提高函授教育质量的分析

浅谈加强学籍档案管理对提高函授教育质量的分析

吴禔祥

吴禔祥（惠州商业学校，广东惠州516003）

中图分类号：G647文献标识码：A文章编码：1003-2738（2012）05-0099-01

摘要：学籍档案管理的合理化、规范化为我国高等函授教育质量提供了重要的基础保障。本文主要针对性我国高等函授教育学生学籍档案管理的现状，提出了相应的对策，进而提高高等函授教育质量。

关键词：学籍档案管理；现状；对策

目前，高等函授教育作为培养人才一种主要形式，对我国的教育事业有着突出的贡献，而且在实践当中，也证明了对人才培养的重要性。但是，近年来，高等函授教育质量却直线下降，其中最为主要的原因就是缺乏对学籍档案管理的规范化和科学化。

一、学籍档案管理的现状

1.学籍档案管理人员素质偏低。

学校机构中严重缺少专职的学籍档案管理人员。通常情况下，都是由其他部门临时调过来的兼职人员，一方面，他们的工作精力有限，另一方面，他们缺少专业系统的培训，没有过硬的专业能力和管理素质，进而严重影响到学籍档案管理的及时性、规范化和科学化。

2.学籍档案管理意识薄弱。

学籍档案管理意识薄弱，档案质量较低，这当前我国学校教育中普遍存在的问题。可以说，从学校的领导到档案的管理人员都没有注重学籍档案管理工作，对学籍档案没有进行有效地收集、整理和保存。一些学校的学籍档案管理工作还仅仅是为了应付函授毕业生以及上级的检查，缺乏对学籍档案管理的高度认识，进而降低了人才培养的质量，影响了教学工作的可持续健康发展。而且，随着社会的发展和进步，现行的教育体制不断地发生变化，加强了对教学资源的整合。因此，在学籍档案形成过程中，如果学籍档案没有进行统一规范，根本实现不了学籍档案永久保存的要求，进而影响到后续工作的开展、进行。

3．缺乏完善规范的学籍档案管理制度。

目前，我国大部分学校的学籍档案管理还存在着诸多问题，缺乏完善有效的管理机制，仍然沿用传统的学籍档案管理模式，特别是基层学籍档案的管理，缺乏可以遵循的规章管理制度，即使有，也缺乏统一性、具体性、可行性，另外，一些学校在有规章制度的前提下，根本不按规章制度执行，进而形成了工作上的推诿现象。另外，当前教育体制进行了改革，实现了各个办学机构的联合，但是由于缺少了工作上的有效衔接，这给学籍档案的管理带来了很大的难度。比如：联合机构之间对于双方的责任和义务不明确，另外，由于校方提供教学大纲和教学计划缺乏科学性、先进性，影响到办学方教学课程的有序性进行，再加上校方没有规范化的管理制度，进行导致了整个管理系统呈现松散无序的状态。以上种种问题，都造成学籍档案管理上的混乱，从而降低了教学质量。

4.落后的学籍档案管理手段。

在当前这个科技飞速发展的今天，计算机技术和网络技术已经渗透到人们生活的各个角落，但是目前我国大部分的学校在学籍档案管理方面，仍旧沿用传统的管理模式，甚至于还以人工填写学籍的方式进行，随着现代科学技术的迅速发展和广泛应用，学校规模也在不断地扩大，专业类别的不断增加，人数也相应地增加，学籍的收集管理工作会越来越繁重，长期下去，管理人员对这种形势的发展是无法招架的，因此，这样的管理手段，不仅工作量大、准确性不高，而且还会造成管理者身心疲惫，效率低下。显然，传统的管理手段已经不能适应现代化的发展需求。

二、加强学籍档案管理，提高高等函授教育质量的相关对策

1.强化学籍档案管理意识。

学籍档案管理管理意识的提高，是在长期的工作管理中逐渐形成的，并不是一两天就可以达到预期的效果。因此，作为学籍档案管理部门，其首要工作就是积极有效地开展《档案法》的宣传，让相关工作人员认识到学籍档案的重要性及其管理的必要性，强化档案管理部门的工作的落实情况，提高有关人员的档案管理意识，并且加强对管理工作的执行监督，做好学籍档案的管理工作，进而从根本上强化学籍档案管理的意识。

2.加强和完善学籍档案管理制度，创新管理办法。

当前，我们必须要建立一套完善的学籍档案管理制度，进而提高学籍档案管理工作的有效性。因此，学校可以根据相关的法律法规，并结合学校的实际情况，做出适当的调整，规范各项规章制度，具体实施办法可以从以下几个方面进行：首先，要把学籍档案管理工作列入教学规划的范畴，制订相应的计划，其次，要将学籍档案管理归入教学管理工作，还有，关于学籍档案管理人员的岗位职责问题，要纳入教学考核评价体系。只有这样，才能从有效地提高高等函授教育质量。

3.加强学籍档案管理培训，提升管理人员素质。

由于学籍档案管理工作具有极强的专业性，再加上，教学管理信息的复杂多变，这就对档案管理人员的专业性提出了更高的要求。因此，学校要定期对档案管理人员进行培训，努力提高其业务水平、计算机应用能力、管理技术。另外，其培训的方式可以多样化，使管理人员能够接触到不同的管理方法，比如：开展培训班、组织交流会、进行业余讲座，有效地激发档案管理人员的责任心和事业心。总之，要利用一切可以学习的机会，提高档案管理人员的专业知识，并且还要熟练掌握现代信息技术管理，充分发挥学籍档案管理的作

用。

4.强化学籍档案管理手段，构建学籍档案网络管理体系。

现代化信息技术的应用，可以有效地提高学籍档案管理的高效性、准确性以及公平性和科学性，形成现代化的学籍档案管理管理体系。随着当前学校规模的扩大和学生人数的增加，传统的学籍档案管理模式已经完全不能适应现在的发展需求。因此，我们通过校园网，将现代信息技术引入到学籍档案管理的工作当中，建立和完善学籍档案管理数据库，实效管理的实效性，形成资源共享，进而使得学籍档案管理的水平得到提高，促进学籍管理的规范化和科学化，做到对函授教学计划的随时监督和管理。

三、总结

总而言之，目前我国成人高等学校的学籍档案管理还存在诸多不足，因此，要针对其存在的问题，采取科学性、前瞻性的有效措施，不断地探索高等函授学籍档案管理模式，改善当前的现状，提高高等函授教育质量。

参考文献：

[1]李玲,浅谈学籍管理信息化的现状[J].南昌教育学院学报，2010.

[2]殷涛,如何提高高校学籍管理工作水平[J].重庆文理学院学报，2010.

[3]张安富,靳敏,我国高校学籍管理改革与发展趋势分析[J].理工高教研究，2005.