从教育评估谈中职学校档案管理面临的挑战

从教育评估谈中职学校档案管理面临的挑战

杨柳红

杨柳红(柳州市第一职业技术学校广西柳州545006)

摘要：文章阐述了教育评估与学校档案的关系，提出在教育评估中学校档案管理面临的诸多挑战，提出解决挑战的办法。

关键词：教育评估学校档案挑战

随着中职教育的超常规、跨越式发展，其教学水平、人才质量更是引起了社会的广泛关注，为促进中职教育的健康、可持续发展，各种形式的教育评估在中职学校普遍展开。如重点职校评估、示范职校评估、教学水平评估、示范专业评估、品牌实训基地评估、科研评估、职教攻坚评估等，评估内容涉及到学校的各个方面。这是国家对中职学校办学水平和教育质量所进行的全面而系统的评价，评估的结果直接影响到一所职校的声誉和地位，是关系到学校前途的大事。可以说，在当前的国情下，教育评估将在很长一段时期内作为教育行政管理部门检查学校教育教学水平和人才质量的一种手段。为此，中职学校在大力发展职业教育改革、提高人才质量的同时，必须有预见性地认真做好各类评估的准备工作，使教育评估与日常工作有机结合起来。

一、教育评估与学校档案的关系

教育评估是根据一定的教育目标和标准，通过系统地搜集学校教育的主要信息，准确地了解实际情况，进行科学分析，对学校办学水平和教育质量作出估价，为学校改进工作，开展教育改革和教育管理部门改善宏观管理提供依据。因而，每次的教育评估，教育行政管理部门都会根据评估要达到的目的，事先制定有针对性的评估指标体系。从以往的评估工作实践来看，评估专家组主要通过系统查阅学校在各项工作中形成的原始档案资料来搜集学校教育的主要信息。为此，中职学校在迎接教育评估的过程中，必须按照教育评估指标体系，搜集并整理相关档案资料以形成“迎评档案”供评估专家组查阅。

中职学校档案是广大教职员工在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表等载体文件。从内容上看，它详细记载了一所学校的历史全貌和发展过程，它是随着学校的建立而产生，随着学校的发展而逐渐积累的一种重要信息资源。从形式上看，它是学校文件有条件的转化物，详细地保留着形成者的亲笔手稿、领导签署、上级机关批示和起草个人的印证，以及当时形象的照片录像或原声声音，是形成者的原稿、原作、原声、原貌，是全校师生教学经验和学校发展的总结和智慧的结晶，是知识和信息的储存库。接受教育评估的学校，无论评估指标体系、评估程序如何确定，其基本内容都离不开大量的原始档案资料，否则评估就会成为无源之水、无本之木。

“迎评档案”是为迎接评估根据评估指标体系要求而形成的档案，它来源于学校档案，并客观记录和反映了学校教学管理与教学实践结果，为学校开展迎评工作提供客观的文献基础，成为教育评估的基本依据和对象。

二、学校档案在教育评估中面临的挑战

教育评估的主要方式是查看“迎评档案”，而“迎评档案”来源于学校档案。因而，学校档案的丰富、准确、完整与否，成为制约“迎评档案”质量高低的关键，并最终决定着评估的结果。然而，从多年的评估工作实践中，笔者发现，学校档案在教育评估中面临诸多挑战。

1.学校档案无法满足“迎评档案”对教学实践成果及社会评价档案的要求。从教育评估的评估指标体系及要求来看，很大一部分“迎评档案”主要是反映学校教学实践成果及社会评价的档案，这是传统中职学校档案管理范围所不包括，且也是极度缺乏的。

2.学校档案无法满足“迎评档案”对学校办学特色档案的要求。从以往的教育评估实践来看，大多数教育评估都单独设立了一个考核指标，即“特色项目”，具体指学校的办学特色、教育特色、教学特色、管理特色。包括办学理念、办学思路、治学方略方面的特色，特别是在质量观、发展观方面形成的特色；人才培养模式、人才规格和培养目标的特色；课程体系、教学内容、教学方法、教学手段等教学改革的特色；教学管理创新、制度创新、机制创新等的特色。从当前中职学校档案体系来看，有关学校整体特色描述的档案是难以找到的。

3.学校档案无法满足“迎评档案”对各类统计分析数据的要求。教育评估大多都有评估年限的确定，如国家级重点职校的评估，是每四年评估一次。评估针对的时限就是四年来学校的发展变化情况，相应的“迎评档案”就要求反映这四年来学校的教育教学情况。既然教育评估针对的年限不是一年，而是两年、三年甚至是四年，在教育评估过程中，评估指标体系往往要求学校针对评估内容、评估年限提供相关的统计分析数据，以便评估组专家从宏观方面了解学校。“迎评档案”要求的各类统计分析数据有（以三年作为评估年限为例）：三年来平均在校生人数；三年来毕业生就业率、升学率、双证率；三年来新增校园面积、建筑面积；三年来“双师型”教师增长率；三年来教学设备投入值等。这些统计分析数据是不能从学校档案中直接获取的。因为学校各类档案基本上都是按年度或学年度归档的，很少是针对两年或三年的。因而，学校档案无法满足“迎评档案”对各类统计分析数据的要求。

4.学校档案无法满足“迎评档案”对教学管理与实践环节过程档案的要求。教育评估特别注重对教学管理和实践环节过程的考察，由此，就需要有相关反映教学过程的档案作为“迎评档案”。反映教学过程的档案有：教师教案、学生实习巡点记录、课堂日志、学生上课点名册、上课出勤统计表、课堂巡堂记录等。这些档案由于数量较多、分布较散、保存价值不大，往往不在学校档案收集保存之列，从而导致在教育评估中往往较缺乏这方面的档案。

5.学校档案无法满足“迎评档案”对实物档案的要求。从以往的教育评估中，笔者发现“迎评档案”还需要提供实物档案供评估组专家对有关情况进行核实或验证，或者学校主动展示有关实物档案，以佐证学校的教育教学成果。这类实物档案主要指奖品实物，即学校、教师以及学生在各项活动中获得的省级以上（含省级）颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌和证书、锦旗、荣誉册、光荣册等。近年来，由于国家大力发展职业教育，学校及师生获奖机会大大增加。但由于对实物档案认识不足，没有归档的意识，从而使得这些奖品实物大多散落在教师及学生的个人手中。这些实物档案也是现有学校档案体系极为缺乏的。

6.学校档案无法满足“迎评档案”对声像档案的要求。目前学校声像档案大多以照片、影片为主，内容大多是反映学校开展各类活动的。而教育评估PPT或视频汇报材料中，大多需有反映学校办学条件、办学规模、教学成果、毕业生、社会评价等方面的声像档案，而这部分档案正是学校声像档案所缺乏的。因为如办学条件、办学规模、教学成果的内容，较难以通过声像来反映，因而平时较易忽视对这些材料的收集；再如毕业生、社会评价的内容，因都发生在校外，且范围较广，所以此部分材料较难收集。

三、解决学校档案在教育评估中面临挑战的办法

笔者认为，要解决学校档案在教育评估中面临的挑战，除要加大学校档案宣传力度、强化档案意识、加强领导、建立健全学校档案管理制度外，还需从以下方面加强学校档案管理工作。

1.适当扩大学校档案收集范围，提高学校档案质量。鉴于学校档案无法满足教育评估“迎评档案”要求的实际，学校档案管理部门应对各类教育评估“迎评档案”的内容进行分析与研究，以确定哪些档案是学校档案收集范围中没有，而在教育评估“迎评档案”中却多次用到的，从而有意识地将这些档案纳入学校档案管理范围，适当扩大学校档案收集范围。笔者认为，既然教育评估将在很长一段时期内作为教育行政管理部门检查学校教育教学工作的一种手段，学校档案管理部门应将一些在教育评估中经常用到的档案列入学校档案归档范围，如：官方或社会组织对学校的综合实力、办学水平、师资队伍、办学条件等方面的档案。通过扩大学校档案收集范围，并加强收集力度，提高学校档案质量。

2.建立学校特色档案，丰富学校档案内容。几乎每次教育评估都涉及学校特色的内容，所以建立学校特色档案显得尤为重要。每个学校都有自己的办学特色，学校档案管理部门要努力收集相关的档案资料，形成学校特色档案。学校档案工作要站在广阔的社会文化背景之下努力与校园文化建设相结合，努力体现独具个性的文化氛围，努力与德育教育各类活动相结合，成为校园文化建设的重要基地，最大范围反映学校的文化风貌和历史面貌。体现学校在具有一般学校共性基础上的与众不同个性，避免“千校一面”，体现出学校的特色与优势。

3.加强档案信息资源的开发与利用。现代社会，档案信息资源开发与利用越来越受到重视。学校档案内容丰富，是宝贵的信息资源。学校档案管理部门应围绕学校教育教学中心工作，努力更新思想观念，加强档案信息的需求研究，把重要的学校档案信息编制成专题材料，如：学校专题数据统计分析信息库、学校基础数据库、历届优秀毕业生信息库、学校人力资源信息库，学校管理制度汇编，教师论文及科研成果汇编等，并通过档案网页、校园网及其相关网络及时提供给利用者，真正实现资源共享，利用方便、快捷，以最大限度地满足利用者对学校档案信息资源的各种需求，为教育教学以及教育评估服务。