浅谈云南省公路工程竣工资料编制及归档

(整期优先)网络出版时间:2019-10-12
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浅谈云南省公路工程竣工资料编制及归档

张艳

云南顺捷科贸有限公司云南省昆明市650217

摘要:公路工程资料指自公路建设项目立项审批(核准)至竣工验收全过程产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改扩建和明确责任具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。将公路工程资料按照项目档案组卷要求,经系统整理及归档后形成的称为公路工程竣工档案。本文主要阐述竣工档案整理及归档的重要性,剖析了公路工程建设过程中各参建单位需整理及归档的竣工资料内容,并对归档过程中的应当注意及存在问题提出了完成这项工作的几点倡导建议。

关键词:公路工程;竣工资料;编制归档

1公路工程竣工资料未经过档案专项验收或验收不合格不得进行或通过竣工验收

交通运输部在2007年8月21日下发的《交通建设项目档案专项验收办法》(交办发〔2007〕436号)中指出:“交通建设项目档案是指在交通建设项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收。”由此可见公路工程竣工档案的重要性,也决定了竣工档案的编制及归档在整个公路建设过程中的地位。

2云南省公路工程竣工资料编制及归档的注意事项

2.1竣工资料编制及归档组成内容

凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工期、交竣工验收活动产生的、对工程管理、养护、改扩建及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料,都应收集齐全,归入公路工程竣工档案。云南省公路工程竣工档案共分为五部分,下面就其组成内容进行解析:

第一部分综合文件,此部分为项目法人需整理及归档的内容,包含项目立项审批、设计审批、工程准备阶段文件(建设用地、使用林地、征地拆迁相关文件)、工程招投标及合同文件、工程管理文件(施工许可、质量责任人登记、项目监督申请及通知书、项目管理文件、建设期往来文件、造价监督资料、工程试验抽检及验证资料)、竣工工程总体说明及交接表、环水保及消防单项验收、档案专项验收、交竣工验收全部资料;

第二部分决算及审计文件,此部分为项目法人需整理及归档的内容,包含支付报表、设备及工具器具购置费、工程建设其他费用;

第三部分监理资料,此部分为建设项目所有监理单位在建设过程中形成的资料,包含监理计划及细则、监理管理文件、质量控制文件、材料独立抽检资料、配合比及标准试验平行或验证资料、监理检验评定及试验抽检资料、合同、进度、安全、环水保管理文件、监理日志、监理巡视及旁站记录、会议纪要、备忘录、工程照片、缺项责任期资料;

第四部分施工资料,此部分为施工单位需整理归档的内容,包含竣工图表、工程管理及质量文件、材料及标准试验、(路基、路面、桥梁、隧道、交安、绿化、房建、机电、线外工程)检验评定及试验资料、施工进度、安全、环水保管理文件、合同管理文件、施工原始记录、缺项责任期资料、其他原始资料;

第五部分科研、新技术资料,此部分为项目法人需整理及归档的内容,包含每个课题报告、任务书、立项审批文件、合同文件、研究大纲及方案计划、调查报告、实验记录及相关分析整理数据、阶段报告、科研报告、技术鉴定等资料、经批准的新技术运用资料。

2.2云南省公路竣工资料编制及归档注意事项

2.2.1竣工资料收集注意事项

公路工程竣工资料编制前提是竣工资料的收集,应保证所竣工资料的原始性、完整性、真实性、准确性、规范性。

一是原始性,收集的竣工资料应反映工程建设过程的原始记录文件,一般情况下应是原件。二是完整性,所收集的资料应齐全、记录全面,记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标,并且质量控制文件应符合《公路工程质量检验评定标准》(JTGF801-2004)或(JTGF801-2017)中关于质量保证资料的有关要求。三是真实性,资料与现场同步进行,严禁伪造、闭门造车等方式捏造数据,保证数据真实、可靠。四是准确性:在保证施工原始记录数据准确、竣工图编制规范、图物相符的同时,还应严格按程序,以保证资料的准确无误,如控制的技术指标符合规范要求,数据的记录、计算、审核,采用的检测方法准确等。五是规范性,资料所用表格与工程项目相符,填写正确、记录齐全、数据的处理计算方法符合规范、规程要求,施工自检意见、监理意见应明确表达对试验、检测结果所反应的工程质量满足标准、规范要求的相关评价及工作要求。签署手续完备,字迹清晰,复印清楚,字迹材料应能满足长期保存需要。

2.2.2竣工资料编制及立卷归档要求

公路工程竣工资料编制基本原则:遵循公路工程文件材料的自然形成过程和成套性的原则,分类科学,收集系统,编目规范,便于保管和利用。应按工程文件材料的自然形成过程进行分类:首先是要按照项目基本建设程序的不同阶段,其次按照工程的自然进展过程,最后是结合文件材料自身的实际情况。做到不重不漏,不人为割裂其系统性,应分类科学,便于查找利用;统一管理,分级负责。

公路工程竣工资料编制基本顺序:一是档案案卷排序:案卷内封面-卷内目录-文件材料—备考表。二是卷内文件材料基本排序原则:管理文件主要以时间形成顺序原则。三是质检试验资料主要以工程部位顺序原则:以路线前进方向,先左后右、先下(基础)后上(上部)。

公路工程竣工资料编制分册立卷要求:一是文件材料按册、分册、卷进行组卷。组卷完毕后,填写《案卷目录》。二是文件材料按预立卷确定的册号和内容进行组卷,册号为固定号,不得因工程缺项而改变册号。册以下设分册,分册以下设卷,分册和卷号根据篇幅据实调整。三是每册资料超过一盒的设分册,只有一盒的不设分册;每分册资料超过一盒的设卷,只有一盒的只设分册,不设卷。如每册不足一盒的可与下一册合并,但册名必须加以注明。四是分册数量的编号只对册,卷数量的编号只对分册。五是文件材料组卷厚度:应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放,不允许大盒少装和小盒超装(如4厘米厚的档案盒,A4纸一般不超过300张,或A3纸85张左右)。

3影响竣工档案编制及归档工作的原因

多年以来,公路工程对工程资料的管理认识不够深入,且容易忽视资料产生过程的控制和管理。

3.1不重视资料管理,资料编制人员素质参差不齐。

工程项目建设期间,项目各参建单位不注重资料的管理,在项目初期未形成一套统一的管理办法或实施细则,未建立健全竣工资料管理制度。施工过程中内业资料相关人员频繁更换,部分参建单位只注重工程的现场管理,忽视资料的编制及收集,更有甚者在工程交工验收后才开始编制及整理竣工资料。由于各参建单位资料人员素质的参差不齐,在填写资料时也不会翻阅相应的规范及标准,按照自己的理解方式随意填写,就造成基础资料填写不统一、不规范。甚至于为了省时省力,把一个分项工程的资料复印后修改部分地方用于另外一个分项工程;更有甚者,签字及签字意见部位也进行复印。由于内业资料缺失、填写不统一、不完整、收集不及时,给竣工资料的编制及归档造成很大的困难,导致很多项目在缺陷责任期满后甚至更长的时间都达不到档案专项验收的条件。

3.2责任落实不到位

在资料编制及归档工作责任划分不明确,责任落实不到位,导致部分资料无人收集及管理,部分资料又重复收集。在承担责任方面互相推诿,各部门不能明确自己部门的职责。

3.3项目立项审批、设计、施工准备阶段文件、建设期文件收集不够完善

凡是在公路工程建设过程中围绕项目立项审批、设计、准备、施工管理、交竣工验收活动产生的、对工程管理、养护、改扩建及明确责任具有查考利用价值的各类不同载体文件材料,都应收集齐全,归入公路工程竣工档案。由于公路项目立项审批、施工准备阶段的建设用地、征地拆迁工作基本由项目所在地的地方政府负责,在完成前期工作后移交建设方,这就会造成了部分关键性资料保存不完整。在公路项目建设期间,项目业主、施工方、监理方相关管理人员不注重建设期相关文件的保存,上级单位下发的文件存放未集中统一管理存档,致使工程完工后重要文件丢失,导致工程档案专项验收、竣工验收等工作无法在规定的时间内完成。

3.4竣工图纸不规范不完整

首先,参建单位的竣工图绘制人员在绘制竣工图时未按照国家及《云南省公路工程竣工资料编制及立卷归档实用范本》中的规定,图纸字体、字号、图框不统一,说明中未增加其变更内容,导致不完整。其次,绘制人员在绘制竣工图时未认真核对设计图纸及变更图纸,使得绘制好的竣工图出现缺项、漏项,工程数量、里程桩号、断面尺寸也与实际竣工的不符。

4做好公路工程竣工资料编制和归档工作的建议

为做好公路工程竣工资料,加快竣工资料档案验收的步伐,现提出几点建议。

4.1接收相关单位以及业主的监督和指导

项目业主是公路工程的法人单位,应对整个建设过程中竣工资料编制的起主导作用,在提出指导性建议时也应与参建单位相关人员相互沟通。质量监督及行业主管部门在工程建设期间进行监督时对竣工资料提出的指导意见及建议,业主应要求各参建单位按监管部门的要求执行。

4.2落实竣工资料编制及归档责任制

项目业主及各参建单位在开工时,应建立竣工资料编制及归档工作组织机构,分工明确、各司其职。在工作组织机构建立后,明确各部门、各单位的责任制,制定相关的规章制度,做到责任落实到人,避免在竣工资料收集过程出现无人管理现象。

4.3完善项目竣工资料编制及归档指导意见

项目业主应当根据本项目工程情况,制定一套系统的竣工资料编制及归档指导意见,做到监理、施工、第三方资料编制统一化。业主也可以根据自身情况,与具有相关资质的竣工资料编制咨询单位合作,由其对本项目负责各参建单位资料编制的统一化及规范化工作。

4.4加强对竣工资料编制人员的培训

加强对竣工资料编制人员的培训,在项目开工时及建设期间可由业主或负责本项目竣工资料编制咨询单位开展培训,同时积极参加由行业主管部门主办竣工资料编制培训班,让编制人员对编制竣工资料有系统性认识。各参见单位可根据自己的实际情况,定期或不定期组织竣工资料编制相关学习。资料编制人员在工作中应加强对相关规范、项目统一要求的学习,对症下药,抓关键,不断提高自己的业务素质,为编制竣工资料打下良好的基础。

5结束语

总而言之,公路工程竣工资料编制及归档工作是一个在整个环节中重要的一环,是一个具有复杂性的整合性工作。只有对竣工档案整编归档工作有深入理解,深刻认识,真正把这个工作当回事,从而加快每个公路项目的进程,减少人力及物力的浪费,节约成本。

参考文献:

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[2]冉雪萍.浅谈公路工程竣工档案整编及归档[J].黑龙江交通科技,2015,38(05):192.

[3]王丽,张宇.浅谈公路工程竣工档案整编及归档[J].内蒙古公路与运输,2012(02):81-82.

[4]《云南省公路工程竣工资料编制及立卷归档实用范本》,2012.12.31.