当代企业档案综合管理工作思路分析

当代企业档案综合管理工作思路分析

张美

珠海汇达丰电力发展（集团）有限公司519000

摘要：档案是企业经营管理的基础依据，具有宝贵的历史价值。当前在激烈的市场竞争中，企业面临着越来越激烈的竞争。只有通过提高企业经营的质量和效率，才能增强企业的竞争力。企业档案的有效管理有利于指导企业经营决策。诸如人力资源管理，投融资，生产，销售，采购等档案资料无疑可为企业结合生产经营制定管理决策提供参考。笔者多年来一直在大型企业人力资源管理部门工作，结合实际经验，简要介绍了当代企业档案综合管理的思路。

关键词：当代企业；档案管理；思路及方法

随着现代科学技术的发展，使用的办公设备也逐渐自动化，社会对信息的需求也在不断增加。档案管理工作是企业生产和发展的重要组成部分。有效的档案管理可以为企业的生产提供有利的参考信息。是企业改革和发展的基本条件，让企业档案服务于企业的生产发展，解决企业生产中遇到的问题。本文主要分析企业档案的综合管理。

1.当前企业档案综合管理工作中存在的问题

企业档案的管理工作直接体现出企业相关部门在生产、工作、管理、经营中的问题，是对企业的政治、文化、经济状况等等最原始的记录。随着我国社会的不断发展，企业也得到迅速发展，这时的档案管理工作就显得十分重要，以下是目前在我国企业档案管理中存在的问题：

1.1企业档案管理存在安全隐患

由于企业自身环境问题，在档案管理的工作中存在一些问题。例如，部分企业会将档案管理室建立在企业中比较偏、比较潮湿的地方，因为空气中湿度较大，企业的档案经过长时间的存放，会出现发霉的情况，甚至是破损；也有部分企业将档案室建立在阳光比较充足的位置，企业档案经过阳光的暴晒之后，会出现资料受损的情况，这不利与档案的管理和保存；企业的档案管理室多数采用玻璃窗户，没有安全防护，在窗户上仅仅是粘贴一层纸，这样的做法不利于档案的管理保护。

1.2管理体制存在不规范

经济的发展，促进了企业的发展，同时档案的数量也在提升，传统的手工管理方式已经无法满足企业各部们对档案的使用需求。其中在传统的档案管理中，信套式档案管理方式在档案袋上标明档案中文件这种方式对企业的管理工作是极为不利的，工作人员在检索分类会耗费大量的精力和时间，影响工作效率。其中有的工作人员会使用单个的档案进行记录，这样记录管理方式会使用的非常多的档案袋，非常浪费，易出现丢失的现象，不利于管理。有部分企业，在进行档案的调动时，仍采用传统的手工操作模式，这样一来记录信息的纸张易出现磨损的现象，对档案资料的安全造成影响。

1.3档案管理与企业生产不能够有效结合在一起

有部分企业，在企业管理中引入计算机管理系统时，并没有将档案的信息管理融入其中，忽略了档案管理的信息化。因此，从事档案管理的工作人员不能够进入到计算机管理系统中，对企业的核心内容无法掌握，得不到有效的信息，这样不利于企业档案管理的完善。

1.4企业档案工作长期性和连续性不足

企业的领导对档案管理的重视程度提升之后，就会进行相关的完善工作，会对档案管理工作进行考核和评价。短时间的工作会取得一定的效果，当档案管理工作符合企业的要求之后，就不会再继续保持，缺乏长期性和连续性。还有部分企业对档案管理工作并不重视，对企业档案室的管理不重视，导致企业管理工作开展的不顺利。

2.当代企业档案管理工作思路分析

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为企业生产经营过程中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地服务于企业。

2.1完善管理制度

完善管理制度是做好档案管理工作的关键。笔者认为，企业可以成立档案管理领导小组，为档案工作的综合管理提供组织保障。因此，要建立健全相关管理制度。在建立健全管理制度的过程中，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。二是要按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断完善，加强对归档范围，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。除此之外，对档案设施要严格按制度执行，以确保档案的安全，保证档案管理沿着制度化、规范化的轨道行进。

2.2明确档案管理工作的计划和目标

档案管理工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案管理规则。鉴于此，笔者认为，企业各级管理者要意识到档案工作的重要性，把档案管理工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，并且结合当今信息技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又合乎实际的工作计划。

2.3加强档案基础管理工作

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

2.4通过培训不断提高档案管理人员的素质

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，必须要加大档案业务培训工作开展的力度。笔者在调查研究和归纳总结后认为，培训提高档案管理人员综合素质可以从以下几方面做起：一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班，新人加入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。特别是要加强电子档案管理的培训，要求档案管理员要懂得计算机相关知识，并掌握所应用的系统软件的功能。四是鼓励档案人员自学，要岗位成长。五是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩。

2.5搞好档案的信息化建设工作

运用高新科技对档案工作进行创新、完善适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势。笔者认为，企业应当大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新。在此过程中，要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；与此同时，要借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

2.6提升对档案管理的重视

企业的领导和管理者要加大重视档案管理工作，因为企业的领导者的决策直接影响企业档案管理工作的开展，只有企业领导的重视，才能促进企业档案管理工作的顺利开展。可以从以下几个方面进行：第一，加强档案宣传，提升全员对档案认识。定期为员工进行培训和教育工作，使领导和员工对档案管理有一个正确的认识，意识到档案管理对企业的重要性。鼓励员工参加企业档案管理部门的宣传活动，推广、宣传档案知识。在企业的总结会议上强调档案管理工作的重要性，将档案管理中的问题进行分析总结。第二，加强对企业档案管理工作的机制的建立和完善，建立管理系统，通过提升档案管理工作人员的薪资待遇提升员工的工作热情，做好相应的管理工作，来培养员工工作的积极性。

3.结束语

总之，档案资料作为当代企业生产和发展的重要历史证据，在各项工作中发挥着越来越不可替代的作用。企业各级管理人员应重视这项工作，使档案管理工作真正实现服务于企业改革发展大局的战略目标。

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