办公室行政管理精细化的思路与对策分析

办公室行政管理精细化的思路与对策分析

吕健

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摘要：办公室行政管理的精细化体系不仅是提升整个管理效率的最佳手段，能够通过较低的管理成本来获取较高的收益，同时还能够在整个办公室内建立起一整套完善、科学的规章管理体系，通过合理化、精细化、科学化的方式将精细化意识贯彻到每一名员工的脑海中，为全中国的经济社会建设贡献一份力量。鉴于此，本文主要分析办公室行政管理精细化的思路与对策。

关键词：办公室；行政管理；精细化

1、办公室行政精细化管理中存在哪些问题

1.1、管理者的管理意识不强

确保精细化管理得以实现的基本条件是企业的管理者应该具备一定的精细化管理意识，只有管理者具备了这样的意识，才能使精细化管理能够深入的贯彻和执行下去，具体制定一些相关规章制度，对存在问题进行合理的调整和改正。但是通过调查发现，我国很多办公室管理人员严重缺乏精细化管理意识，

致使管理工作产生很多问题，管理水平也受到了较大程度的影响。

1.2、制度体系不健全

建立一个合理的制度体系，对于一个企业而言，是实现管理办公室工作的最基本要求，也是办公室工作的基本职责所在。只有提高管理制度的合理性，才能促进办公室工作的顺利开展。那么现实中都有哪些问题需要改进呢？首先是管理制度不够精细，没有针对不同的办公室制定相对应的办公制度。导致不同的办公室管理工作内容极其相似，从而影响了工作效果。其次是很多企业没有将办公室工作进行明确分工，所以很难落实相关责任。也很难激发办公室人员的积极性。再次是奖惩制度的不完善，尽管制定了奖惩制度，也没有得到贯彻落实。那么为了促进企业工作更加条理有序，责任更加清晰，实行办公室行政管理精细化是非常必要的。

2、办公室行政管理精细化的思路

2.1、量化、细化的管理科目设定

现阶段的企业在行政管理过程中是没有完全做到“延续性”与“时效性”的，究其原因主要是在于管理上的不足，长期以来一直处于模糊状态的管理，往往都是注重了管理者发挥个人水平而忽略了整个工作环节的细化与量化管理。为了扭转这种局面，就要从某个工作或者任务自身所具备的逻辑性入手，将其科学地分为若干个组成部分，以便高层管理者能够对这些工作与任务进行直观监督与思考，对其中一些细节和步骤进行精准监控。

2.2、将标准化、流程化理念融入实际的行政管理当中

进入新世纪以来，许多企业，特别是生产企业实现了流水线生产，这是传统生产工艺的一大革新，它对提升整体的生产效率均具有较强的现实意义。对于现阶段的办公室行政管理而言，同样也可以借鉴这种流水线的管理方式来实现“精细化”管理。这种流程化的管理手段，就是要将每一项任务进行细化分解，同时再结合其发展规律与发展情况来安排具体的工作顺序。

2.3、通过经济化意识的渗透来提升全员的协同化意识

对于现阶段的企业而言，要想实现办公室行政管理的“精细化”并不是仅凭一个人、两个人的力量便可实现的，它不仅是一个漫长的过程，而且还需要多个环节、多个部门、全体员工共同协作才可实现。例如以实际的“精细化”管理中文件签收为例，从收到文件到上传下达的处理环节，直至最后的存档，每一个步骤都需要各个相关部门密切配合、相互协调而完成。所以这种状况下，各部门、各员工之间的协调必须要具备高度的经济化与协同化，要时刻想到用最精简的工作成本获取最大回报。

3、实现办公室行政管理精细化的具体对策

3.1、强化制度管理

正如古语所言：无规矩不成方圆，完善的规章制度是企业得以运转的基本前提，强有力的激励和约束机制可以在充分调动员工积极性的同时，加强自我约束。以事业单位为例，事业单位人员编制相对固定，但也容易因此导致人员工作散漫，遇事推诿，形成慵懒的工作氛围，这样的企事业运转起来就很吃力。事业单位管理层应该制定科学合理的流程化制度标准，建立规范化的行政管理，提高管理水平和工作效率，使单位各项行政工作有章可循、照章办事，并随时总结推广好的经验做法，提出改进的意见和建议，根据形势和任务需要，不断充实和完善。落实公司规章制度，重在执行与坚持，对于难以贯彻的制度必须坚持原则，加强各项工作的督促和检查，保证上情下达和下情上报。

3.2、加强企业文化宣贯力度

很多企业对企业文化的重视程度不够，往往制定的企业精神和经营理念与自身并不相符，至于后期的宣贯工作更是没有执行。这种环境下的员工对企业而言是没有灵魂、没有凝聚力，必然不利于办公室行政管理工作的开展。企业文化是企业管理的精髓，企业的宣传传递出企业的形象，所以企业文化的建设宣贯工作必须放在重要位置。企业的宣传是一个由内而外的过程，首先应加强企业内部员工的认同感，定期举办企业文化考试，并且把成绩纳入到员工绩效考核当中，开展企业文化培训会，实行员工文化考核常态化，对各部门自身的企业文化执行情况随机抽查，目的就是加强员工纪律性和团队凝聚力。

3.3、细化岗位设置，明确岗位职责

办公室作为企业的枢纽，它起到承上启下、沟通左右、联系八方的作用，它是一个相对独立又相互联系的系统。基于它的特殊性，精细化就成为了办公室工作必不可少的条件和手段。以综合办公室为例，办公室的管理工作包含了行政管理、后勤保障、企业文化、对外接待、媒体宣传等内容，是公认的工作繁琐的部门。但就目前来看，办公室岗位设置普遍存在随机性和任意性，造成各部门工作内容横向的重叠和纵向衔接的不顺畅，不但浪费了人力成本，如果出现问题，因为各部门分工不明确，很难追究某个岗位的责任。因此，办公室在设置岗位职责时一定要考虑横向和纵向的需求，细化岗位职责，明确分工，指派专人负责和衔接工作，这样不仅能够提高工作效率，还能激发人员的积极性和协同配合的热情。

3.4、通过提升员工自身素质来实现办公室精细化

在现代化企业办公室行政管理精细化理论提出的同时，

对企业每一名员工、心态、综合素质、专业技能掌握均提出了较高要求。从现实角度看，实现精细化的基础目标便是将企业中每一名员工的综合技能与专业素质融入日常工作中。所以在实现行政管理精细化管理的进程中，必须要不断培养、引进一批高技能、高素质的专业性人才来实现真正的科学化、精细化与标准化。除此以外，为了能够对工作成果与工作成绩进行更加直观的反映，还需要对每月制定出来的工作内容进行精细化分解与量化分解，确保工作环节中的每一个环节与步骤都精确到每一名员工。

总之，现阶段，电力施工企业不断强化管理力度，以促进企业更好的发展。办公室在企业中处于核心地位，其管理效率如何，直接影响着施工企业效能的高低，也会影响着工程项目任务完成情况等，因此需要加强办公室行政管理。在当前的发展形势下，加强精细化与科学化管理，能够提升办公室服务效能。

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