人才中心人事档案管理的创新性方法探究

人才中心人事档案管理的创新性方法探究

李鹏

哈尔滨市南岗区人才交流中心

摘要：人才中心是人力资源配置的枢纽，其各项工作对人力资源配置起到至关重要的作用。在现阶段，人事档案的管理状况并不尽如人意，不仅给档案所有人带来了麻烦，更影响了档案管理人员本身的工作。因此，新时期人事档案管理工作应当从工作人员的思想、业务知识以及科学规范的方法等方面入手，并对具体问题具体分析，最终达到现代化手段与传统经典方式的融会贯通。

关键词：人才中心；人事档案管理；方法；创新

引言

在我国社会主义市场经济的纵深发展之下，人才不断的涌入市场，其流动、配置都对整个经济、社会的发展起到了十分重要的作用。人才中心作为人才流动的枢纽站，在人力资源配置方面起着至关重要的作用。在人才中心的众多工作中，人事档案的管理无疑是其中的重要一环，它直接关系到人才是否能有效、合理的发挥作用。本文即从人才中心人事档案管理改革的必要性入手，具体阐释人事档案管理创新的方法及策略，并指出在创新过程中应注意的问题。

一、人才中心人事档案管理改革的必要性

人才中心是人力资源配置的重要枢纽，人事档案管理又是这一枢纽的重中之重。然而不可否认的是，当前人才中心的人事档案管理系统运作并不尽人意，这就使有关部门将人事档案管理的改革提上了日程，具体来说，其有以下必要性。

1、管理程序繁琐，给人才带来许多麻烦。许多去人才中心处理人事档案问题的人都有一个相似的感觉，就是管理程序太过繁琐，为了简单提出档案的一个行为，往往得排很久的队，并且需要变换窗口，同时需要现场核对信息并签字不止一次，这为广大人才带来了极大的不便。

2、数据库管理混乱，易导致人事档案的存放错误。数据库管理是人事档案管理现代化进程中不可或缺的一环，在众多城市的人才中心已经得到了广泛的应用。然而虽然得到了较广泛的应用，但许多人才中心由于固守成规，不对数据库进行及时的升级和有效的规范管理，使得数据库根本无法起到人事档案管理的便捷手段作用，甚至为人事档案管理有效进行创造障碍，导致存放错误等问题的出现，为人才的合理配置应用制造麻烦。

3、人才档案的网络化管理尚不能有效应用。网络是现代化的重要标志，在人事档案的管理方面网络化也起到了十分重要的作用——人才市场能够凭借网络的共通性对人事档案进行跨地区的管理。但不可否认的是当前网络化在人事档案管理方面的应用还十分有限，这不仅表现在应用的广泛性，还表现在网络化对档案本身管理内容的局限性，总而言之，网络化管理还只是人事档案管理的辅助性手段，没有发挥其应有的重要作用。

二、人才中心人事档案管理的创新方法及策略

1、思想方面的有效创新

要想转变人才中心人事档案管理的方式，首先就应当从思想上转变各级工作人员的“老旧”观念，这主要包括以下方面：

⑴要通过培训的方式使人才市场工作人员认识到人事档案管理已经不是单纯的档案保管，而应当成为人才有效流动及合理配置的重要根据。在人才市场的许多工作人员看来，人事档案管理就是简单的档案“保管”，在如今传统的人事档案管理方式下（即专门保管、专人登记、密封保存），档案的安全保留是最重要的。这种观念无可厚非，但在新时期人才流动频率不断扩大、人力资源配置不断向纵深发展的前提下，人事档案应当发挥其应有的其他作用，诸如采用复件的形式使其得以流动等等。人才中心工作人员应当认识到这种“复件”的存在能够杜绝许多“造假”的产生，不仅净化就业的环境，更为人力资源配置提供有效的参考标准。

⑵要通过竞争上岗等方式使工作人员重视人事档案管理的现代化改革趋势，从自身做起积极创新方式方法。人才中心从事人事档案管理的工作人员在长期的传统管理模式下，都有着较为“僵化”的思想，认为按部就班不出错，将档案放好该进进该出出就行了。这种思想正是导致人事档案管理工作止步不前的重要原因之一，要想对其进行改变，就必须通过内部培训尤其是竞争上岗等方式，使工作人员真正认识到创新改进工作方式的重要性。

2、工作人员业务知识方面的创新

除了思想方面，工作人员还应当在自身的业务水平上进行提升，以为创新提供技术上的支持。

⑴首先工作人员应做好咨询服务工作，要主动利用多种渠道学习有关人事档案的管理知识，并充分认识到人才市场的人事档案对于人力资源流动与配置的重要影响——人事档案是反应不同层次人才不同能力素质的重要方面，是企业和人才双向选择的重要依据，了解了这些内容，工作人员在人事档案管理的工作中就能有针对性的开展工作，进而将人事工作的服务性提升。

⑵加强自身学习，提高自身素质也是人事档案管理人员在工作中应当加以创新改善的方面。在现代化高科技不断发展的今天，人事工作也随之遇到了许多前所未有的新问题，这就对其提出了更高的要求。在此情况下，人事档案管理人员必须从工作方式、工作效率等方面入手，采用电子化、数据库等现代手段将人事档案管理归并到现代化技巧上来，使其能够有效批量化的进行操作，以保证其在外存在时间的有限性，确保其远离遗失等危险。

3、科学规范化的细致管理提升

⑴定期细致抽查不同卷宗的档案，做到去糟取精。相对于传统的全面普查方式，定期细致的抽查不同卷宗有助于减轻工作负担且确保工作的有效性，因此可以称得上是一种创新的方式。具体操作起来，每次抽查到的卷宗应当以群体集，并且做好记录，以确保下次不会再抽查到，但被抽查到的卷宗则一个都不能落，必须得到细致的查阅。

⑵做好即时补充完善档案新内容的工作。具体来说，在每次接收新档案的时候，应做到“嘴勤”，即提醒一下档案所有人全面补充档案中应有的内容，尤其是那些能体现实践能力、思想品德、政治素质等方面的材料，其近期经历还未来得及补充进档案的，这些材料的补充与完善，能有效的提高档案的利用价值，为人力资源的合理配置提供有形的依据。

⑶合理实行专人专管。这里的合理，是在原本办理档案需穿梭不同窗口的基础上升级而成的，在进行人事档案管理时，应有专人负责档案的专门工作，并按照接收或者提取的顺序对这些人员进行时间上的合理排位，这样的好处就在于：对人事档案本身的内部管理来说，专人专管便于档案的查找与利用，而对于外部来说办理档案托管与提取则会容易得多，潜在的提升效率。

4、实现现代化管理与传统经典管理模式的融会贯通

现代化的手段在人事档案的管理方面是必须的，但这并不能完全否决传统经典管理模式的合理性以及其存在的价值，因此，人事档案管理创新元素的重要一环就是实现现代化管理与传统经典管理模式的融会贯通。具体来说，在档案数据管理以及流通管理方面，应当采用现代化当中的诸如数据库、网站管理等技术为当然管理人员乃至其他人员提供便利，而在档案保存方面，应当说，传统的手段和方式具有极大的优越性，无论是在查阅还是保存，传统方式安全、规整，能有效的将档案保存至较完整状态。

三、创新人事档案管理方式应注意的问题

然而，创新手段也并不是说在任何地方都可以无限制的应用，在人事档案的管理过程中，更应当做到的是从本地现实状况出发酌情处理。例如，对于现代化程度较高，人才数量较多且较为集中的大中城市来说，现代化创新手段应当占据人事档案管理方式的主流，因为现代化方式在“万里挑一”方面的优势是其他手段不能比拟的，而在中小城市尤其是小的县、乡镇等，由于人才数量有限，档案数量也不多，没有必要非得耗费财力引进高科技档案管理工具，在此情况下，采用传统方式为主的档案管理也无可非议。

结语

总之，新时期人事档案管理对人才中心来说是极为关键的，这不仅关系到人力资源流动的效率，更关乎其配置的合理性，对我们当前的经济社会发展起着至关重要的作用，因此，人才市场及其工作人员务必应当重视人事档案的管理，需要在方式、手段上不断的创新，以推动人事档案管理工作不断走上更高效、更便捷的道路。

参考文献

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[2]吴化.非结构化数据库在人才市场人事档案管理中的应用前景[J].科技档案，2002（01）.

[3]李彩霞.如何做好新形势下人才市场的人事档案管理工作[J].科学之友（B版），2009（02）.