谈中职学校档案信息资源建设

谈中职学校档案信息资源建设

李庆高王传仁

(临沂市卫生学校山东临沂276002）

【中图分类号】R-1【文献标识码】B【文章编号】1672-5085(2009)24-0239-02

【摘要】信息资源是一种特殊的无形资源，涉及面广，综合性强，是现代社会的生产要素。本文从五个方面入手对学校档案信息资源的建设进行了探索。

【关键词】信息资源档案资源建设

【Abstract】InformationResourcesisaspecialkindofintangibleresources,whichiscomprehensiveandcoversawiderange.Itisafactorofproductioninmodernsociety.Inthispaper,wewilldiscusstheconstructionofschoolarchivesinfiveaspects.

【Keywords】InformationResources,archives,ConstructionofResources

中职学校档案信息资源建设是学校档案信息开发利用的根本，离开档案信息资源就无法谈档案信息的开发利用，做好档案信息资源建设工作是档案信息资源开发利用的关键。

1档案信息资源建设规划的制定

1.1加强档案信息化基础设施建设，强化基础管理

切实抓好档案管理部门的内部管理工作，是实施信息资源建设的基本条件。因此，我校建立了规范、完整并适应信息资源化建设运作的规章制度，按章办事、依章管理；理顺部门、岗位之间的接口，形成良好的界面，并不断沟通和协调，加快馆藏及检索工具建设。

1.2合理制定档案资源规划

1.2.1扩大与优化馆藏我校档案馆藏无论是数量还是质量、结构、内容方面都有待进一步提高。应保证档案的质量，为丰富和优化馆藏打下坚实的物质基础。

1.2.2提高馆藏利用率档案资源建设要勇于接受挑战，与网络时代同步，充分利用网络资源，保障广大师生全面、快速、准确地获取档案信。

2档案信息资源的布局

档案的实体布局，是指所保存在各级各类档案馆、室中的原件。这些档案原件的绝大多数是以传统的纸张为载体，大多数是孤本和原件。档案实体布局是一种较为传统的布局方式。

档案信息资源的布局，是一种脱离档案原件而独立存在和可移动的信息内容，具备信息所具有的一切属性，可以依靠现代信息技术、传播技术等进行档案信息整序、传递和利用。档案信息资源的实体布局和信息布局，从根本上讲，是一种资源的优化配置。这种资源优化配置是为最大限度减少宏观经济浪费、实现社会福利最大化，而对现代技术成果与各种投入要素进行的有机整合。

2.1我校档案信息资源原有布局

我校档案信息是以实体布局为主，信息布局为辅。原件的绝大多数是以纸张作为载体，以实体保管为主要方式。这使得档案信息资源在作用发挥上受到一定的限制。

2.2网络时代，我校档案信息资源布局的调整

以发展的眼光看，我校馆藏信息的布局有待调整，以达到合理布局。（1）运用现代管理、信息处理技术和计算机技术，对档案实体信息和内容信息进行编目、整序，实现多次文献信息的开发和档案全文信息的数字化，进而建立内容丰富和各具特色的档案信息数据库。（2）成立档案目录中心、档案缩微中心、综合性档案信息数据库、档案网站和数字档案馆等。实现档案信息资源的互通有无、优势互补，打破档案信息的条块分割，加强档案馆（室）及其他答案管理机构之间的联合，实现档案现场重要的共享。

3档案信息资源建设的对策

3.1加强电子文件归档管理

我校应加强对电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作指导，保证各部门产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。

3.2加快名师档案建设

所为名师档案，是指在教学、科研等工作中做出重大贡献并取得显著成绩，具有一定影响的教师的历史记录。建立名师档案，可深化教学管理，激励人才，是打造名校的前提。建立名师档案，推举名师教学，培养学生，研究名成果，从而扩大学校的社会影响，提升学校知名度。丰富馆藏，以反映教学特色，提高馆藏使用率。做好名师档案的收集、归档工作。特别要做好各种奖励证书、成果证书、聘书等收集工作，以全面反映名师的工作业绩。

4丰富馆藏，注重编研

世界已进入信息时代，档案作为信息资源，长期以来一直处于封闭状态。随着档案事业的发展，对档案信息资源的收集、整理、开发、利用已成为衡量一个单位管理水平的标志之一。因此，丰富馆藏、开发信息资源、开展编研工作应成为我校档案工作的一项重要任务。

第一，作为编研开发的基础，收集工作应做到数量充分、质量优化、门类齐全、结构合理。

第二，做好分类管理。对档案信息的处理，要根据目录限定的内容范围、时间范围和涉及问题分别采取不同形式进行整理、分析研究，做到系统化、科学化，充分利用检索工具，以案卷目录和卷内目录为依据，在全宗目录上寻找利用者感兴趣的文件条目，编制专题目录。

第三，立足学校教学、科研、管理和工作特点，根据需要，即学校档案的“三用性”（重复用、经常用、综合用）确定编研的内容和形式。编写名人传记等所需要的系统、综合的档案资料。档案编研是一项具有较高层次的信息开发工作，它能为学校的提供更好的服务，能够为领导决策提供准确信息。

5加快我校档案信息数字化与网络化建设

对现存档案信息资源进行全面的数字化处理，这是学校的馆藏信息向数字化转化的重要基础性工作，逐步建立健全一套完善的数字化档案工作体系。同时利用校园网进行档案信息收集与传递。档案中心网站中发布通知，提供已开发的档案目录数据库等，并在网上建立专门的档案信息检索入口，利用者可以通过身份认证后快速方便地查询和利用相关档案信息。注重数字化档案的收集、编研、管理、利用工作，真正使学校档案信息在教学改革中发挥其应有的作用。通过校园网和科研网与国际互联网的对接，拓展档案利用范围，实现学校档案信息资源服务社会化，实现真正意义上的信息资源共享。

参考文献

[1]金凡.再议档案信息资源布局[J].前沿.2004.8:196-197.

[2]陈玉花.学校档案信息资源建设的思考[J].档案时空.2006.8:36-37.