关于高校教学秘书工作的认识与思考

关于高校教学秘书工作的认识与思考

王巧文

王巧文WangQiaowen（福建华南女子职业学院现代管理系涉外旅游专业，福州350108）

摘要：教学秘书在教学管理中起着举足轻重的作用，本文结合自己近6年从事教学秘书的工作实践和体会，阐述了高校教学秘书的工作职能和工作内容，提出了教学秘书应具备的素质，分析了日前教学秘书工作中存在的问题，探讨了教学秘书工作改进的方法与途径。

关键词：高校；教学秘书；服务；协调；监督；管理；职能；教学运行；综合素质；人性化；参谋助手；学习意识；业务水平；创新意识

中图分类号：G64文献标识码：A文章编号：1006-4311（2010）01-0114-03

对于一所高等院校而言，办学宗旨是培养具有综合素质的全面性人才，而要达成这一目标，提高教师的教学质量与教学水平是关键，加强教学管理、强化教风与学风建设是提高教学质量的有效途径，作为高校日常教学管理的基层执行者——教学秘书在日常教学管理中是不可缺少的，无时不刻地与各部门、系部领导、授课老师、学生频繁联系，起着教务处、系部领导、教师、学生间联系的桥梁与纽带作用，对保证高校教学秩序的正常运行起着至关重要的作用。由此可见重视教学秘书工作是加强教学管理、提高教学质量的重要保障。

笔者从事近6年的教学秘书工作，体会颇多，现结合自身从事教学秘书工作的实践来谈谈对该项工作的认识与思考，与同仁们共同探讨。

1高校教学秘书的工作职能

高校教学秘书的基本职能是贯彻执行学院制定的教学指导思想，协助院教务处（分管全院教学事务的部门）及系主任处理日常的教学活动，做好服务、协调、监督和管理等工作。教学秘书的工作质量直接影响着教学管理工作顺畅与否及教学质量的高低。教学秘书工作范围宽阔，涉及事务繁杂琐碎，在工作过程中必须认真细致，稍有疏漏就可能酿成教学事故，严重影响教学秩序，造成不良后果。因此，教学秘书工作举足轻重，必须加以重视。

1.1服务职能

教学秘书从事的是教学行政管理工作，涉及面广、事务繁杂，从另一层面来看，又是一项十分细致的综合性服务工作，始终扮演“服务于领导、服务教师、服务学生”的角色，这势必要求教学秘书应该加强与任课老师、学生间的交流沟通，主动为他们着想，及时向系主任反馈教学信息，树立自觉服务的意识，真正将服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动正常运作保驾护航，确保日常教学活动的顺利开展。

1.2协调职能

在教务管理工作中，为了规范学院教学管理，院教务处编写“教务管理汇编”，其中涵盖了教学管理各项工作的制度与规定，如教学管理部门制度、专业建设制度（含课程建设、师资队伍建设、实践实训教学建设、教材建设、质量管理）、课程建设、实训实践建设、教材建设、考务制度、教学事故认定等。

各系就是教学管理制度的执行部门，教学秘书则成了最直接的基层执行者。

一方面教学秘书要将教务处下达的教务管理汇编传达给系主任、老师和学生，另一方面又要协助系主任按教务管理汇编中所制定的制度来完成日常教学管理工作，还要通过有效地沟通手段，协调系主任与教师间、教师和学生间、系主任与学生间的关系。既要做到“上传下达”，又要做到“下情上报”，因此，教学秘书的有效协调与沟通是确保教学工作达到预期目标及教学秩序正常运转的基本手段。

1.3监督职能

为了保障教学质量和教学水平的不断提高，及时发现并改进教学过程中存在的各种问题，教学秘书应协助系主任时刻关注教学质量，随时掌握教学活动的各种情况。

1.3.1配合院教务处做好期中评教工作，即将院教务处下发的期中评教问卷发放到学生手中，让她们无记名填写，对每位老师在教学中的优点及不足处填写明确，而后收集汇总至系主任手中，让其审核并了解老师的教学情形，并凭此召开学生座谈会，系主任与学生代表展开面对面座谈，互相交流与沟通，对每位老师在教学中的可取处与不足处予以畅谈，教学秘书负责现场记录，座谈会为系主任提供了老师授课的第一手资料，为今后提高教师教学质量奠定扎实的基础。

1.3.2为了协助系主任搞好教学管理工作，教学秘书加入成为专业督导组成员之一，与系主任共同参与不定期抽查老师的授课情况，如有否迟到早退、有否临时调课而无提前办理调课手续等。并于开学初将院教务处下发的“教学事故认定”文件电子版发放到各位任课老师邮箱中，告知学院对教学方面的规章制度，以便于老师们提前做好心理上、思想上的准备。

1.4管理职能

作为高校最基层的教学管理人员——教学秘书在日常的教学活动中承担着管理各种有保存价值的教学资料任务。

鉴于资料对于稳定教学秩序和深化教学改革有重要的继承和借鉴价值，教学秘书十分重视保管，采用分类、编排目录等方法进行分学年归档，以免教学资料流失，同时也为迎接教育部评估做好准备。

2高校教学秘书的工作内容

2.1下达通知

教学秘书需及时将院教务处、办公室、校友办、学工处等各部门下达的各项通知和任务传达给系主任，并协助系主任完成各项教学管理任务，敦促老师及时完成各项工作。在各项通知中，牵扯面最为广泛的是院教务处的通知，院教务处和系主任可谓是分管教学秘书最直接的领导，而院教务处是负责掌管全院教学事务的主管部门。教学秘书应积极配合教务处做好学生考务方面的通知。

2.2教学运行

教学秘书应协助系主任管理日常的教学活动，保障教学活动的顺利进行。

教学运行包括：排课、征订教材、收集教学资料、落实教学计划执行及调课情况、学生成绩管理、期初、期中和期末的教学检查、学生评教、毕业论文管理及英语四六级、计算机一级报名等。

协助系主任做好教学管理工作：

①排定课表

临近期末时分，教学秘书按照人才培养方案中设置的课程进行新学期课表的安排，公共课先由基础部安排，而后专业课由教学秘书开始安排，教学秘书在安排每一门课程的上课时间前需先征求任课老师的意见，在允许的条件下尽量按照她们提供的时间段安排，课表排定后交由系主任审核后通知老师与学生。

②征订教材

教材在教学中起到了不容忽视的作用，教师教学是以教材为核心再补充新的知识，教学内容不可能一成不变，这就使得教材也得时时翻新。

教学秘书在每年6月份征订教材时，除了参阅院教务处提供的高校教材目录外，一是征求各位任课老师的意见，由任课老师依据自身教学情形来决定教材是否要更换。

二是结合学生完成的教材满意度调查表结果来确定是否更换教材。教学秘书再依此拟订新教材目录，而后经系主任审核，上报教务处征订。

③收集教师的日常常规资料

教师上交教学资料是规范教学管理的措施之一，教学秘书按照院教务处要求，在每学期的不同阶段来收集这些教学档案资料，待所有的教学档案资料收集齐全后，再由教学秘书汇总至系主任处审核，如有误，需返还给老师重新修改直至准确无误为止，而系主任通过审核就能了解老师的备课是否充分、授课计划合理性与否。

④落实教学计划的执行情况、调课事宜

每学年，系主任依据院教务处下达的修订意见制定新一轮的人才培养方案，在课程设置、学分分配方面均作了适当的调整与补充，而教学秘书必须密切协助系主任按教学计划对任课老师提出授课方面的要求，即教师们必须严格按照教学计划中所规定的总学时数与周学时数、考核方式来授课。

⑤学生成绩管理

教学秘书负责收集学生所有课程考试成绩单。目前，课程期末考试成绩是由任课老师录入院教务系统中，而后打印出签名后交由教学秘书保存，补考与重修成绩是先由任课老师交至教学秘书处，再由教学秘书录入院教务系统中，学生通过进入院教务系统就能查询各科成绩了。

按院教务处规定，教学秘书不得向学生透露成绩，学生如要查询成绩就自己进入系统中查询。

⑥上报教师课时数

教学管理中一个十分重要环节便是授课老师课时数上报工作，教学秘书是此项工作的直接执行者，教学秘书配合院教务处在每个月的月末上报授课教师的月课时数，为了确保课时数的准确无误，教学秘书在月末时让任课老师自行上报课时数，而后再一一核实，最后交由系主任核对后上交。

⑦配合教务处做好学院教务系统相关工作

自开学起，教学秘书配合辅导员与班导师做好新生报到上报工作，协助教务处做好各年级在校生的电子注册工作，完成系统中的新生报到缴费、学生补考与重修考试成绩的录入、各年级人才培养方案的录入，以便于今后学生能通过系统查询科目成绩、老师在期末结束后能录入各科期末成绩。

⑧配合教务处及班导师做好在校生的专业选课及公选课工作

每学期开学后不久，教务处及院基础部将专业选课及公选课相关信息下发给专业，由教学秘书及时通知辅导员及班导师，学生在班导师的指导下进行选课，选课结束后由教学秘书上网将院教务系统中的学生选课结果打印出给班导师，由班导师进行核对，如有误，则及时通知学生进行更正。

⑨协助班导师做好学生职业技能证考试报名工作

随着社会的进步，高等院校的办学理念亦在不断更新，越来越重视在校生动手能力的培养，获取一门职业技能证成为毕业资格之一，系主任分配班导师负责组织学生职业技能证考试报名，而后由班导师收集报名表上交至教学秘书处，由教学秘书与相关考证学校在考前两周甚至三周联系相关事宜。

⑩做好日常设备的维护工作

在当今社会中，电脑已成为人们日常工作不可或缺的工具，固定多媒体成为老师们的教学必备工具。

为了保证日常工作的正常运作，教学秘书要做好电脑、移动多媒体、固定多媒体等日常设备的维护工作，一是要求老师们在使用电脑时尽量不用使用U盘，以免重毒，造成电脑死机，二是要求老师们不要将不必要的资料过多地保存于电脑中，时时进行清理，以免占用空间太大，导致电脑运行缓慢，三是定期通知计算机中心派员对计算机、打印机进行检查、查实电脑运行速度是否正常、打印机运作是否正常、网络开通情况有否异常等，如遇异常情形应及时处理，四是配合院计算机中心做好固定多媒体、移动多媒体的维护工作。

2.3材料上报

教学秘书协助系主任撰写工作计划与工作总结，完成平时日常设备及其它事宜的申请报告的拟写，毕业论文相关文献资料（如毕业论文安排计划、指导老师须知、毕业学生毕业论文须知、毕业论文答辨须知等）、记录平时定期召开的教研活动及专业会议或系会议，负责收集教师人才评估表格数据，材料上报均有严格的时间要求，教学秘书要细致、准确、及时地完成。

上报材料有工作计划、工作总结、人才评估数据表、申请报告等。

2.4协助管理

教学秘书的工作既要协助系主任把好日常的教学关，又要为教师的教学活动提供服务，更要为学生们从入学到毕业的课程学习和实践活动做好咨询服务工作。

课表的安排、收集老师教学档案资料、试卷的打印、专业考试及监考安排、教材征订、老师课时上报、学生学籍档案录入等都是管理的范围。

3高校教学秘书应具备的素质

教学秘书在教学管理中起着十分重要的作用，工作涉及面广且杂，在工作中会遇到很多压力和挫折，要成为一名合格的教学秘书，仅仅拥有学历学位是不够的，还必须具备以下素质：

3.1热爱自己的岗位和工作

教学秘书需协助系主任做好行政、教学、后勤等一切工作，包括上级通知的传达、各种资料的归档、信息的收集、整理、传递等等，可以说是一项较为枯燥的工作，要在枯燥的工作中始终保持工作热情，需要良好的心态。

首先，教学秘书要能认识到工作的重要性。

可能在许多人心目中，教学秘书工作不受重视，甚至认为这个职务可有可无，然而一旦缺少了教学秘书，教学秩序就无法正常运行，即陷入混乱的状态中。教学秘书只要能充分意识到自身工作的重要性，在工作岗位上才能较易保持饱满的工作热情和积极性。

其次，教学秘书要不断地培养高度的责任感及“四心”。

教学秘书工作的重要性要求教学秘书必须时刻保持高度的责任心和事业心。竭尽所能将各项工作做好，树立“服务领导、服务老师、服务学生”的意识，服务在教学工作的第一线。在工作过程中培养自己成为拥有“四心”的人，即虚心、热心、细心、耐心。

3.2人性化工作

所谓人性化的管理，就是在解决问题时不要死搬教条，做事一成不变，处理问题不能够僵化，而是应根据具体事件和实际情况，作出具体的分析并采取相应的措施。教学秘书在处理日常事务时，要时时与教师或学生进行沟通，从而发现问题，采用一种大家都乐意接受的方式来解决问题，而不是一意孤行。遵循规范化的管理制度、采用科学的方法来进行人性化的教务教学管理，这样才能更好地发挥广大师生甚至是领导的积极性，促进三者间的协调。

3.3做好参谋助手工作

教学秘书由于其工作特点，获取信息准确、快速，在工作中应及时地向系主任反馈信息，包括：任课老师在教学中对学生的反映、学生对老师教学的意见、辅导员在管理学生中发现的问题等，让系主任对各方面情况有个总体的了解，从而更好地采取合理化措施进行有效的管理。当然，教学秘书还有必要将以往的信息进行总结，从中得出一些回溯性、经验性的东西，供系主任参考。只有这样，才能辅助系主任对教学工作作出正确的决策，使得上级的指令能够更快更准确地下达，得到更有效率的回馈。

3.4具备学习意识，持续性地提高自己的业务水平

教学秘书工作看似只是简单的资料收集、传递信息等。是一个不需要动脑子的职业，其实不然，教学秘书其实就是教学管理秘书，要想使庞杂的工作变得井井有条、处理得有条不紊，教学秘书不仅要有学习的意识即利用多种渠道，而且还要善于总结，模索科学合理的工作方法，将工作项目理清头绪，按分阶段划分成若干条目，令其富有条理性、可操作性，甚至提出合理化建议，从而大大提高工作效率。

4高校教学秘书工作中存在的问题

目前，教学秘书辛勤的付出对完善教学管理起到了一定的积推动作用，但因涉及工作环节多，仍普遍存在着一些问题。分析当前高校教学秘书工作中存在的问题，加强教学秘书队伍的建设、提高教学秘书的综合素质，有利于教学工作质量的全面提高。

4.1工作未受到充分的重视

高校最核心的工作就是教学，而教学秘书又是负责全面教学活动的最直接的管理者。许多人不能清楚地认识教学秘书工作，认为教学秘书工作只是简单地打打电话、收发文件、下传通知等事务性工作，对教学秘书工作的支持力度远远不够。教学秘书每天繁杂的工作平凡但是不可或缺，每件事情都会影响到教学工作的顺利进行，工作面涉及到系主任、老师、学生，但日前很多高校并不是十分重视教学秘书工作，很少提供机会让教学秘书介绍自身的工作及工作中所遇到的问题，缺乏对其工作的理解与了解，认为教学秘书承担繁重的事务是理所当然，这样严重挫伤了教学秘书工作的积极性。

4.2责任重、精神压力大

教学秘书的工作涉及到日常教学活动的方方面面，不仅包含了常规性的日常管理工作，而且还有很多突发事件需要及时处理，繁杂且责任重大，每一件处理不好都会可能发生教学事故，造成不良后果，影响教学工作的顺利进行，然而教学秘书的工作性质又相对特殊，质的要求高、量的范围大、完成任务的时效性强，而职务与责任的承担不对等，虽然有一定的管理权限但是有责无权，这就使得教学秘书承担了相当大的心理负担，工作上有很大的精神压力。

4.3缺少进修机会

教学秘书的工作涉及到教学活动的每一件事情，几乎无法离开办公室，需要随时关注着教学运行情况，随时接听电话和处理老师、学生们发现的各种问题。终日忙忙碌碌，很少有机会出去参加讲座、培训班、参观学习和参加各种教学培训活动，导致视野不宽阔，知识匮乏，从而阻碍了创新能力和整体素质的提高。

4.4需要各方面的积极配合和协助

教学秘书的工作是为领导、教师和学生服务的，一个教学秘书需要服务于几十位教师、上百个学生，工作量之大可想而知。如果没有各方面力量的支持和协助，教学秘书的工作开展实在是难上加难。这就需要领导对教学秘书工作的支持，辅导员对教学秘书工作的协助，教师和学生们对教学秘书工作的配合，否则教学活动无法正常开展。

5高校教学秘书工作改进途径

在正确认识教学秘书工作存在问题的基础上，提出改进教学秘书工作的新方法是很有必要的。

5.1重视教学秘书的工作

首先要在观念上进行更新，充分意识到教学秘书承担的责任重大，并不是随随便便就能做好的，明确教学秘书相应的职责和权利，确保工作的顺利进行。其次在政策导向上制定相应的教学秘书职称和职务考核的评价体系，充分肯定和评价教学秘书的工作和业绩，对其教学活动中的劳动成果和业绩给予认可，给予相应的物质奖励和精神鼓励，充分调动教学秘书的工作积极性，让每一位教学秘书都能感觉到有良好的发展前途与方向，增加做好本职工作的信心。

5.2注重提高教学秘书的综合素质

为教学秘书提供教学管理方面的培训，使其能系统地学习到教学管理方面的知识理论；给予教学秘书外出参观学习的机会，学习其他院校先进的教学管理经验，并与其他教学秘书互相探讨交流，接触新思想、新理念，共同提高业务水平；给教学秘书进修的机会，加强理论知识的学习和全面素质的提高，关注前沿的教育教学方面的动态，提高自身的整体水平。

5.3加强教学秘书的创新意识

当今社会是激烈竞争的时代，这就需要教学秘书具有创新精神和创新意识，不能因循守旧用老经验老方法办事，应不断更新教学管理知识和观念，在自己的工作岗位上有所创新和突破，使自己的工作能力和水平不断提高。

5.4各部门员工的大力支持和积极配合

教学秘书的工作需要有领导的大力支持，辅导员和师生们的积极配合与协助，各项工作才能及时而顺利地开展。因为一个教学秘书不可能独自处理所有繁杂的教学任务，每个教学任务都涉及到相应的人和事，只有各岗位人员的大力支持和积极配合才能保证所有教学任务顺利开展、及时完成。

5.5建立专业的教学管理信息系统

随着高校办学规模的不断扩大、专业设置不断增多、师生数量增加等因素，教学管理工作也日趋走向办公无纸化。为了加强师生间的沟通、提高教学管理效率及管理水平，可以建立一个教学资源共享和交流平台，即将专业中全体教师与各年级学生、教学秘书建成一个QQ群或设立一个公共邮箱，用于加强教学秘书与师生间、教师与教师间、教师与学生间的交流，形成安全可靠的系统平台，达成初步的教学管理无纸化办公、规范教学文件管理、提高工作效率和提高学院教学管理水平的效果。

高校教学秘书的工作是具体的、繁杂的，是教学管理工作的重要组成部分。了解高校教学秘书的工作职责、工作的主要内容，正确认识教学秘书在教学管理过程中的地位和重要作用，明确其应具备的素质，分析教学秘书工作中存在的问题并提出好的改进方法，有利于提高教学秘书的工作效率、更好地发挥其在教学管理工作中的作用，保证教学活动的顺畅进行。

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