试析中小型企业人力资源档案管理信息化的实现

试析中小型企业人力资源档案管理信息化的实现

吴艳凤

内蒙古华电辉腾锡勒风力发电有限公司内蒙古呼和浩特市010011

摘要：就企业实现人力资源档案管理信息化需要从树立全新的观念、有效对接人力资源档案管理与信息化的关系、组织健全稳定的人力资源档案管理体系和拥有素质较高的人才队伍等方面，阐述了企业实现人力资档案管理信息化，不仅可以提升组织效率、节省开支，还可以增加企业利润、提高员工的满意度。

关键词：信息时代；人力资源档案管理；信息化管理

一、及时升级硬件、软件，是中小企业人力资源档案管理信息化的基本保证

1.信息化建设内容构成系统软件的开发。第一，综合性布局系统的软件开发需要根据中小企业建设发展的人力资源信息进行软件开发除了中小企业共性资源内容的系统外，还要重现不同类行业的信息，尤其是本单位企业的综合性资料开发。第二、网络系统的可靠性、安全性、实用性、扩展性是设计的要件要针对中小企业人力资源档案管理的特殊性，进行统筹设计开发，尤其要注意防火墙的安全性、快捷性开发。第三、其身份验证系统是档案信息化管理的重中之重必须建立身份验证系统，运用非对称和对称密码技术建立严密系统，以保证信息不被接受方除外的他人窃取，并保证在使用输入中不被篡改第四，数字化系统，包括数字化加工、缩微等系统，尤其是综合性档案管理系统，要健全完善。第五。安全系统要保证硬件、软件统一，包括门禁系统、视频系统、广括系统等。尤其是档案库管理监控系统，要通过电动秘籍架支撑等系统，计算机温度、湿度管理等系统，保证智能化的有效管控。

2.计算机的及时升级和更新。中小企业人力资源档案管理的硬件设备，关键是计算机及其系统要及时升级和不断更新，以保证其信息收集、梳理、整合、检索、发布、回馈的快捷有效性，尽快缩小其与大型企业硬件建设和软件开发的差距，以适应中小企业的发展需要。

二、紧紧围绕经济发展新形态、供给侧结构性改革，是中小企业信息化管理实现的核心

1.体现党和政府的经济发展方针、政策、法律、法规、法令，是中小企业信息化档案管理的首要要求。档案信息的选择，必须以动态化的理念指导、实施要使资料能够充分体现党和政府在深化改革中不断出台的新的方针、政策、法规、法令，以认真学习、研究、分析，找出与国家大型企业要求相区别的利用点：体现对中小企业新要求的针对点：体现同行业与自我企业相关联的区别点，从而进行正确判断，保证所选择的信息对企业发展的科学有效性。

2.体现人才培养、使用的特殊性这是中小企业档案信息化管理的重要要求中小型企业的产品与社会生产、生活的要求与大型企业有着很大区别，由此带来市场效应的不同功能性特征由于中小企业的人才精神品质、知识、技术层次要求。与社会大企业相比较来说，具有特殊性，尤其是人才的类型相较前者，也带有相应的复杂性所以，中小企业人才的信息内容宽泛性，如人员选择、培养、管理、使用等，有其独特性特征。档案管理人才信息积累的内容，必须充分体现这一点，如此，信息才能针对性强和科学有效。

3.体现动态型的运作方式，是中小企业档案信息管理的重要手段随着经济发展的日新月异，社会的日常生产、生活发展变化，公民消费观念的发展变化，中小企业的产品，更加接近民众的日常生活，其相应变化的因素必然会带来中小企业生产方式、产品生产与之相适应，如此才有市场，才能保证企业的生存和发展。所以，其档案信息收集、整理、发布的快捷性是必然要求，必须以高度敏感的发展思路，适应社会供给的需求。

4.体现有效的管理评估体系是档案信息化管理的重要环节。建立合理有效的信息管理效果评估体系，是保证档案信息管理不断升级、及时保证的重要环节要制定信息管理制度，通过考核评估，不断升级管理硬件和软件可借鉴别人经验，将咨询、分析、研究、开发功能统一起来，总结自我经验教训，及时改进操作方式方法，以确保信息对企业服务功能的及时适应性。

三、人力资源档案管理模式的信息化转型实现，是新形势下中小企业发展的基础性条件

1.思想认识不高，观念态度滞后。某些领导层，尤其是主要领导认为，人力资源档案仅仅是企业发展数据、过程、资料的记录。只不过是企业发展的参考资料，不属于企业建设发展的主体性、骨干性要素。如，其只是人员招聘、合同管理、考勤、薪资制定、人员调动、企业发展过程的记录和保存，是过去的东西，利用价值不大因而对此项建设不重视、不关注、不研究、不谋划，对人才管理人员培养不力，使用意识差，对设备更新意识差，处于得过且过，能够应付即可的态度。

2.设备落后、技术滞后远远没有将人力资源信息化管理作为企业发展的基础性要素来认识，缺乏建设的迫切感。例如，设备落后、技术滞后，由此造成计算机落后硬件更新、软件开发功能性差。信息储存档案发布手段简单，运用效率低，质量差等问题。

3.信息资源少，质量低。由于对硬件设备、软件开发、管理、人才培养等开发手段滞后，所以缺乏信息宽泛，研究性支持力低，与针对企业主体指向发展要求相脱钩，服务企业价值效应差。

4.缺乏与企业文化建设的共通性和与企业精神打遣的锻造性。信息过时滞后。使本企业个性文化的针对性差，使企业员工沟通的兴趣性断层，不仅浪费了人力、物力、财力，还丢失了信息对企业文化建设的支持功能。

5.与新形势下社会经济、生活和同行业企业链接的信息收集、发布、研究、开发、利用的功能性差。新常态下，企业发展日新月异，同行竞争百业奋力，人才素质、结构IEI益更新，中小企业发展中的新问题层出不穷，而由于档案管理平台的服务科学性管理，远远不能适应企业发展的需要。

四、人力资源信息化管理所构成的元素要件，是中小企业发展的主体支柱

1.对党和政府关于中小企业新出台的方针政策、法律法规文件资料及时录入便于企业对于发展方向、经营模式、生产设施、市场需求、管理要求的融入，以便正确思考、思辨、判断、决策、实施以保证企业发展的方向。

2.对不同类型中小企业建设主客观要素条件资料的录入。便于从中小企业宏观发展的共性要求上，及时地了解、认识、实现，从而对应自我企业发展目标，进行分析研究，确定发展规划，以“他山之石，可以攻玉”的自我企业借鉴理念和发展策略进行提高。

3.对针对性强、同类型企业发展经验、教训资料的录入。便于从投资、设施设备、知识技术手段、改革创新、人才选择培养使用、转型升级、转向等方面，横向进行比较、判断，以加强决策的针对性、正确性，提高产品自我开发、品牌打造、市场拓展、管理升级，从而形成自我个性发展思路，提高竞争力度。

4.对自身企业建设发展资料的录入。第一，对企业文化发展方向、目标、过程、步骤，经营模式，产品种类、品质，品牌效应，人才优势，发展趋势等资料的录入，便于汲取经验，求得同行支持合作，争取政府和行业协会的支持，社会的认可，从而获得多种资源支撑的发展条件。第二，对企业管理方式方法资料的录入包括管理理念、管理目标、管理模式、规章制度、合同资料，乃至员工招聘、培训、调配、薪金、福利、奖惩等资料的录入。便于随着企业管理经验、教训的查询、研究、创新。形成自我特色管理模式的动态性发展，不断地更新完善。第三，信息资源内涵元素要件是管理的核心其品质元素的宽泛性、深邃性。关系着其支持人力资源管理的质量效率。因此，要打造其成为企业文化精神和个性特征的支撑性条件，以保证人力资源管理的成效对于企业发展的支持效应。

参考文献

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