烟草行业档案管理信息化建设策略

烟草行业档案管理信息化建设策略

赵璐

（寒亭烟草专卖局专卖监督管理科山东潍坊261021）

摘要：档案管理一直被视为企业发展的重要内容，极大的提升了公司的数据管理能力。不可否认的是，烟草行业在近年来发展迅速，渐渐成为了市场经济的核心，我们需要做的是适应时代的发展，实现烟草行业的信息化档案管理。在未来的时间里，我们将实施科学的档案管理信息化建设，把烟草行业的信息与大数据相结合，进而最大化发挥档案资源管理的高效性。本文中，作者以烟草行业作为切入点，强调了信息化建设对于改善烟草档案管理的重要性，进而总结了烟草行业信息管理当前存在的问题，随即提出了科学的信息化管理模式，为后续烟草行业的持续性发展奠定了基础。

关键词：烟草行业；档案管理；信息化；不足；发展

一、烟草行业档案管理实施信息化的重要性

烟草行业在近年来取得的成就是有目共睹的，其成为了市场经济的核心，尤其是信息化档案管理直接决定着公司的发展方向，必须重点研究。信息化时代的到来改变了人们的生活方式，各行各业都在紧跟时代的步伐，希望可以获得更大的经济效益，烟草行业也不例外，其档案的数量随着时间的推移不断的增加，为相关人员的数据统计和记录工作带来了压力。鉴于此，相关人员应该学习计算机技术，并以此作为档案数据处理的主要工具，用最短的时间实现档案数据的分类和检索，另外，档案管理人员还必须遵守数据管理规定，用具体行动来促进烟草企业的发展。

在2018年10月23日，为了解决数据档案的问题，我国相关部门颁布了《机关档案管理规定》，且在2019年1月1日实施，规定中明确指出了档案管理人员需要遵守的制度，并确立了五大规范：第一是基础设施规范；第二是管理要求规范；第三是奖励惩罚规范；第四是信息化建设规范；第五是管理人员规范，科学化的管理规定保障了烟草行业的发展。

二、信息化烟草行业档案管理在未来时期的实施策略

1.创建完善的档案信息库

烟草行业的发展离不开科学化档案信息资源数据库的支持，我们知道，档案数据至关重要，其记录着人员信息和烟草信息，被视为企业发展的前提。《机关档案管理规定》指出，档案数据库的建立为烟草公司的数据处理带来了便捷，实现了数据的共享和查询，也符合相关的数据库管理规定。一般来说，档案数据库包含三个角度的功能：第一是检索功能，该功能可根据人们的需求进行数据的搜索，极大的提高了数据的利用率；第二是保护功能，高频率的数据搜索带来了一定的安全隐患，为了避免数据的丢失，我们对部分数据实施了保护功能；第三是存储功能，一切的数据储存都是在储存功能的背景下实现的，电子档案是未来的数据存储形式，在数据上传和下载前需进行全面的检查，其目的是保障数据的安全性，最终做到档案信息管理技术的提升。

2.实施科学的档案管理方案

在未来的时间里，档案信息化管理将成为信息管理的主流，要想保障档案信息化管理的顺利实施，我们必须设计科学的档案管理方案。《机关档案管理规定》指出，数据档案的分类至关重要，必须进行细致的分类，并实现数据的统一管理，切不可出现档案管理方案随意变更的现象。对于企业来说，其任务分为两部分：第一是相关数据的搜集的管理；第二是相关业务的统一和衔接。需要注意的是，企业必须实现内部数据的全面掌控，尽可能做到数据的准确性。另外，企业的内部数据复杂，简单的人力无法实现数据的统一管理，需要计算机的帮助，尤其是对于那些特殊的部门来说，其必须建立档案制作、查询利用、存储管理三位一体的数据端口，其目的是为后续企业数据的处理带来便捷。

3.明确合理的信息管理规范

信息化档案管理的优势主要表现在三个角度：第一是数据的归纳；第二是数据的优化；第三是数据的整理。鉴于此，我们将明确合理的信息管理规范，尽可能实现数据的共享，将数据资源的价值发挥到最大，这也是信息化档案管理的建设目的。对于企业负责人来说，其不仅仅需要关注信息管理规范化的建设，还需要关注信息管理技术角度的提升，不能只在意合作伙伴的寻找，忽视了自身的发展状况，而是应该从自身状况入手，将资金投入到企业的整体运营上，实现企业风险因素的掌控，最终规划出科学的信息管理模式。

4.实现档案数据管理的安全性

信息化档案管理的建设确实促进了烟草行业的进步，但其带来的安全隐患也不可忽视。信息技术的运用虽然使得档案管理得到了高效性，但也使得档案管理变得复杂性，尤其是造成档案管理隐患众多。在未来的时间里，工作人员需从安全角度入手，保障档案数据管理的安全性。《机关档案管理规定》指出，所有的数据档案都应遵循安全性的原则，必要时对数据实施不断的检查和检验，对于损坏的文件实施恢复操作，万不得已时启用备份文件。档案部门的数据处理工作也应注意安全性，从多个角度来提升网络系统的保密性，可研发针对性的保密方案，杜绝档案数据泄密的现象发生。

5.培养优秀的信息管理团队

人才一直被视为企业发展的灵魂，烟草行业也不例外，其发展离不开优秀人才的支持。当前来看，优秀的人才为信息化档案管理建设奠定了基础，《机关档案管理规定》中明确指出了档案管理人员的基本要求，也规定了档案管理人员的工作内容。优秀人才的培养并非是一朝一夕之事，其需要从员工的日常生活中开始培养，让员工渐渐树立起责任的意识，慢慢明确档案管理的理念，最终做到脚踏实地的工作态度。当前来看，简单的管理专业知识不再是优秀人才的标准，其还需要掌握全面的知识体系，能够解决档案管理遇到的问题，能够实现档案管理模式的而革新。企业同样需要为优秀人才的学习创造条件，例如聘请管理专家进行管理技能的培训、组织合理的管理技能评选等等，通过学习和实践去寻找新的管理方法，实现档案管理技术的提升。

三、结语

信息化档案管理建设已成为了未来的发展趋势，我们需要做的是将其与烟草行业相结合，通过学习和实践去寻找新的管理方法，坚持“秉持重点，推动全局”的管理理念，从信息技术角度实现档案管理技术的提升。

参考文献：

[1]王琳.新形势下烟草行业档案管理信息化发展研究[J].人力资源管理，2017(1):227-228.

[2]杨洋，杨蓬勃，乔钰涵.我国烟草零售客户档案动态分类信息化研究[J].兰台世界，2013(14):54-55.