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摘要:随着时代的不断发展,电力系统科技档案的管理工作也需要与时俱进。电力企业若要实现可持续发展,就要提高自身竞争力,完善科技档案管理。各种科技档案与企业的经营和生产密切相关,包含很大的信息量,加之电力系统建设规模正在不断扩大,加强科技档案管理很有必要。目前,电力系统科技档案管理工作还存在一定的问题,这就需要采取有效的解决对策。
关键词:电力系统;科技档案;管理
引言:电力企业在生产和发展的过程中会产生大量的信息,这些信息通常需要完善的档案管理工作妥善保存。电力系统科技档案管理涉及到电力企业的经营、科研和行政等方面的内容,加强科技档案管理,可以保证多种形式的材料合理保存,避免档案出现遗失和损坏。科技档案是企业的历史总结,更是记录企业成果和成功案例的载体,对于企业的未来发展具有重要的指导作用。加强科技档案管理,可以对其中的重要信息有效利用,使其成为促进电力系统发展的动力。
电力系统科技档案管理的必要性
进行电力系统档案科技管理可以保证电力企业的各项工作顺利进行,提高企业的经济效益。科技档案通常记载着企业真实的活动和经营状态,具有庞大的信息量。近几年来,随着电力行业不断发展,人们对于电力需求越来越大,这就需要电力企业加强电力改造,完善电力基础设施,扩大电力工程规模,这也意味着科技档案管理工作难度越来越高。为保证科技档案得到有效管理,就要重视这项工作,加大投入力度,培养专业的科技档案管理人才,使其能够应用先进的技术对档案进行管理。
电力系统科技档案管理存在的问题
1、不重视档案管理,制度不健全
尽管许多企业开始重视电力系统科技档案的管理工作,但其重视程度明显不如其他业务,投入力度有限。在电力系统科技档案管理中缺乏完善的分类制度,导致档案的收集、保管和利用存在一定的问题。比如,档案记录不完整,档案使用价值较低,档案丢失或者被损毁等。
管理方式比较落后,缺少现代化技术与设备
目前,信息技术和互联网技术已经逐步渗透到各行业之中,有效促进行业转型,提高工作效率。在信息化时代下,电力企业需要利用先进的信息技术和计算机技术开展档案管理。不过,部分电力系统科技档案管理的方式并没有及时更新,缺乏完善的信息技术,也没有引进现代化设备,影响档案管理水平和效率的提升。
管理人员素质有待提升,服务比较被动
目前,许多科技档案管理人员的素质有待进一步提升,虽然管理人员会掌握专业的档案管理知识,但却可能由于缺乏经验而影响档案管理效果。一部分管理人员并没有得到专业的培训,在工作中比较被动,缺乏明确目标,没有充分挖掘档案中的内容和信息,导致档案的作用没有得到有效发挥。
三、电力系统科技档案管理工作改进要点
1、制定完善的管理制度
制度的完善不是一蹴而就,需要结合企业的实际情况,对科技档案管理制度予以有效完善。要参考相关法律法规,按照科技档案收集一整理一归档一保管一保密一利用一借鉴的程序,制定出较为完善的科技档案管理制度。由于科技档案包含的内容较多,涉及范围广泛,因此,在开展管理时,必须要按照编号将资料归档,采取分类归纳的方式提高效率。要采取有效的奖励措施,激发工作人员的积极性和主动性,使其能够在工作中不断做出成绩,并及时将成果汇报到档案管理部门。
2、加强档案信息化建设
运用先进的技术开展科技档案管理,实现档案信息化建设,可以保证档案的形式更加多样化,确保档案安全。随着科技档案数量不断增加和电子文献不断发展,科技档案管理可以得到进一步创新。利用计算机技术和网络技术可以转变科技档案的存储方式,实现多种类型文件的远程传递。比如,可以将传统的纸质文件以扫描的方式转化成图片格式,将其存储在计算机或网络资源库之中;还可以将文件制作成电子文档,如word、excel表格等,方便相关人员随时对资源进行查阅。
要积极吸取电子文献的优势,根据其体积小、多样性、可控性等特点,转变传统的保存方式,要建立完善的科技档案信息系统,通过计算机进行科技档案的收集、整理以及编制检索,并将计算机应用到库房管理以及特殊档案项目管理上。在此基础上,要逐渐将档案的保存功能向信息中心进行转变,并利用互联网随时对信息进行检索和查询,保证相关人员随时随地查阅信息。利用信息系统可以实现对多种资源的收集整理,尤其是跨区域的电力工程项目、电力系统管理系统可及时利用互联网对资源进行汇总,完善档案内容。要采取多种途径和方法传递档案资源,使档案管理不会局限在文件管理层次上。对文件进行有效加工,建立与之相对应的数据库,利用网络系统共享数据库,满足用户需求。明确用户的使用权限,采用新型管理方式,实现对档案的科学调用。同时,还要加强信息安全管理,采用先进的信息安全技术,避免科技档案丢失。
3、提高管理人员的素质,保证服务质量
要不断提高档案管理人员的综合素质,使其能够满足科技档案管理的要求,这样就可以提高档案管理水平。首先,要提高科技档案人员的入选门槛,选择高学历、有专业学科背景和丰富经验的人员。第二,加强对管理人员的岗前培训,完善培训制度。可采取多元化培训方式提高管理人员的专业知识,使其掌握信息技术,满足科技档案管理工作的各项要求。管理人员必须要明确工作的重要性,树立完善的服务意识,将工作与企业的发展相结合,以积极主动的方式开展管理。要加强与各部门的交流,不断完善档案资源。为了提高档案的利用率,管理人员要深入挖掘档案的信息,提高档案的使用价值,使其能够为企业发展和决策提供参考。
综上所述,在开展电力系统科技档案管理工作时,需要了解问题所在,这样才能准确抓住工作的要点,全面进行改进,提高科技档案管理水平。管理人员要重视科技档案管理工作,依据严格的制度开展工作,应用先进的信息技术、互联网技术和计算机技术进行科技档案管理,创新管理模式和手段。此外,要不断提高档案管理人员的素质,提高服务水平,使科技档案管理工作既可以为企业服务,也可以为全社会服务。
参考文献:
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