电力系统科技档案管理工作要点探究

电力系统科技档案管理工作要点探究

王娟

国网福建省电力有限公司龙岩市永定区供电公司 福建省 龙岩市 364100

摘要：随着时代的不断发展，电力系统科技档案的管理工作也需要与时俱进。电力企业若要实现可持续发展，就要提高自身竞争力，完善科技档案管理。各种科技档案与企业的经营和生产密切相关，包含很大的信息量，加之电力系统建设规模正在不断扩大，加强科技档案管理很有必要。目前，电力系统科技档案管理工作还存在一定的问题，这就需要采取有效的解决对策。

关键词：电力系统；科技档案；管理

引言：电力企业在生产和发展的过程中会产生大量的信息，这些信息通常需要完善的档案管理工作妥善保存。电力系统科技档案管理涉及到电力企业的经营、科研和行政等方面的内容，加强科技档案管理，可以保证多种形式的材料合理保存，避免档案出现遗失和损坏。科技档案是企业的历史总结，更是记录企业成果和成功案例的载体，对于企业的未来发展具有重要的指导作用。加强科技档案管理，可以对其中的重要信息有效利用，使其成为促进电力系统发展的动力。

电力系统科技档案管理的必要性

进行电力系统档案科技管理可以保证电力企业的各项工作顺利进行，提高企业的经济效益。科技档案通常记载着企业真实的活动和经营状态，具有庞大的信息量。近几年来，随着电力行业不断发展，人们对于电力需求越来越大，这就需要电力企业加强电力改造，完善电力基础设施，扩大电力工程规模，这也意味着科技档案管理工作难度越来越高。为保证科技档案得到有效管理，就要重视这项工作，加大投入力度，培养专业的科技档案管理人才，使其能够应用先进的技术对档案进行管理。

电力系统科技档案管理存在的问题

1、不重视档案管理，制度不健全

尽管许多企业开始重视电力系统科技档案的管理工作，但其重视程度明显不如其他业务，投入力度有限。在电力系统科技档案管理中缺乏完善的分类制度，导致档案的收集、保管和利用存在一定的问题。比如，档案记录不完整，档案使用价值较低，档案丢失或者被损毁等。

管理方式比较落后，缺少现代化技术与设备

目前，信息技术和互联网技术已经逐步渗透到各行业之中，有效促进行业转型，提高工作效率。在信息化时代下，电力企业需要利用先进的信息技术和计算机技术开展档案管理。不过，部分电力系统科技档案管理的方式并没有及时更新，缺乏完善的信息技术，也没有引进现代化设备，影响档案管理水平和效率的提升。

管理人员素质有待提升，服务比较被动

目前，许多科技档案管理人员的素质有待进一步提升，虽然管理人员会掌握专业的档案管理知识，但却可能由于缺乏经验而影响档案管理效果。一部分管理人员并没有得到专业的培训，在工作中比较被动，缺乏明确目标，没有充分挖掘档案中的内容和信息，导致档案的作用没有得到有效发挥。

三、电力系统科技档案管理工作改进要点

1、制定完善的管理制度

制度的完善不是一蹴而就，需要结合企业的实际情况，对科技档案管理制度予以有效完善。要参考相关法律法规，按照科技档案收集一整理一归档一保管一保密一利用一借鉴的程序，制定出较为完善的科技档案管理制度。由于科技档案包含的内容较多，涉及范围广泛，因此，在开展管理时，必须要按照编号将资料归档，采取分类归纳的方式提高效率。要采取有效的奖励措施，激发工作人员的积极性和主动性，使其能够在工作中不断做出成绩，并及时将成果汇报到档案管理部门。

2、加强档案信息化建设

运用先进的技术开展科技档案管理，实现档案信息化建设，可以保证档案的形式更加多样化，确保档案安全。随着科技档案数量不断增加和电子文献不断发展，科技档案管理可以得到进一步创新。利用计算机技术和网络技术可以转变科技档案的存储方式，实现多种类型文件的远程传递。比如，可以将传统的纸质文件以扫描的方式转化成图片格式，将其存储在计算机或网络资源库之中；还可以将文件制作成电子文档，如word、excel表格等，方便相关人员随时对资源进行查阅。

要积极吸取电子文献的优势，根据其体积小、多样性、可控性等特点，转变传统的保存方式，要建立完善的科技档案信息系统，通过计算机进行科技档案的收集、整理以及编制检索，并将计算机应用到库房管理以及特殊档案项目管理上。在此基础上，要逐渐将档案的保存功能向信息中心进行转变，并利用互联网随时对信息进行检索和查询，保证相关人员随时随地查阅信息。利用信息系统可以实现对多种资源的收集整理，尤其是跨区域的电力工程项目、电力系统管理系统可及时利用互联网对资源进行汇总，完善档案内容。要采取多种途径和方法传递档案资源，使档案管理不会局限在文件管理层次上。对文件进行有效加工，建立与之相对应的数据库，利用网络系统共享数据库，满足用户需求。明确用户的使用权限，采用新型管理方式，实现对档案的科学调用。同时，还要加强信息安全管理，采用先进的信息安全技术，避免科技档案丢失。

3、提高管理人员的素质，保证服务质量

要不断提高档案管理人员的综合素质，使其能够满足科技档案管理的要求，这样就可以提高档案管理水平。首先，要提高科技档案人员的入选门槛，选择高学历、有专业学科背景和丰富经验的人员。第二，加强对管理人员的岗前培训，完善培训制度。可采取多元化培训方式提高管理人员的专业知识，使其掌握信息技术，满足科技档案管理工作的各项要求。管理人员必须要明确工作的重要性，树立完善的服务意识，将工作与企业的发展相结合，以积极主动的方式开展管理。要加强与各部门的交流，不断完善档案资源。为了提高档案的利用率，管理人员要深入挖掘档案的信息，提高档案的使用价值，使其能够为企业发展和决策提供参考。

综上所述，在开展电力系统科技档案管理工作时，需要了解问题所在，这样才能准确抓住工作的要点，全面进行改进，提高科技档案管理水平。管理人员要重视科技档案管理工作，依据严格的制度开展工作，应用先进的信息技术、互联网技术和计算机技术进行科技档案管理，创新管理模式和手段。此外，要不断提高档案管理人员的素质，提高服务水平，使科技档案管理工作既可以为企业服务，也可以为全社会服务。

参考文献：

[1]刘霞.电力系统科技档案管理工作要点分析与解读[J].现代国企研究,2016(20):136.

[2]黄小琳.如何做好电力系统科技档案管理工作[J].建材与装饰,2015(48):176-177.