新时期人事工作中档案管理的重要性和对策

新时期人事工作中档案管理的重要性和对策

芦俊华

宁夏农垦建设实业总公司 宁夏银川 750011

摘要：人事档案的管理工作是对每一个工作人员个人经历和工作绩效的记录，具有很大的意义。新时期人事工作中，档案不仅有利于人事工作的传承与发展，也在人事工作中发挥着凭证和参考价值。但目前，我国机关事业单位中档案利用率低、档案收集滞后、档案研究总结不足这种情况屡见不鲜。本文根据市场经济的发展状况，探讨了改善人事档案管理工作中不足的对策，对新时期人事档案的管理工作进行了分析。

关键词：新时期 档案管理 重要性 对策

1档案管理在人事工作中的意义

档案的存在是一种社会现象，它是以一定的物质形式存在并且其中有一部分要永久保存下去，为子孙后代造福。然而也要看到：随着社会的发展和时间的推移，一方面档案的数量和成分在日益增加和不断丰富，另一方面档案又处在不断损毁的过程中。

对于不断形成和增加的档案，通过加强档案的收集工作来解决这一矛盾，而对于处于不断损毁的档案，则通过加强档案的保管工作来解决。目前在档案保管工作中的许多问题急待解决。比如：纸张老化、字迹褪色模糊，有相当数量的档案，纸张变黄发脆，老化变质，到了不能再用的程序。档案虫害也影响档案的保存，档案保管处所条件得不到改善，库房建筑不合档案保护标准，需要复制的档案数量大，复制档案的手段也比较落后。总之档案工作的实践，向我们提出了一个很尖锐的问题：一方面要求我们把档案长期保管下去，为了维护集体和个人历史真实面貌服务；另一方面档案的“寿命”是有限的。为了解决这些急迫的问题，必须加强档案的保管工作，无论对于现在还是将来的事业，都是一件任重道远的工作。

档案管理即单位档案馆或其他管理部门对档案实体及档案信息进行收集整理，并及时向各类工作提供服务。档案管理对人事工作的开展和进行具有重要意义。人力资源部门是各个企事业单位不可缺少的一部分。所以，必须科学完善各类事业单位人事档案卷宗资料，这样既能促进企事业单位进行人才优化配置，也对社会人才资源的档案管理也起到一定的促进作用。 

2现阶段我国企事业单位中人事档案管理存在的问题

2.1资源配置不到位 

企事业单位档案材料涉及到社会各个阶层，其管理工作是一项庞大、复杂的系统工程，这就要求档案管理部门必须具备充足的人员配置、高效合理的配件设施以及可靠的资金投入。但就目前情况而言，部分地区档案管理工作所需的资源配置得不到有效保障，个别单位甚至没有设置专门的档案资料库，收集到的档案材料也未能及时进行整理分类及归档，相关规定设置不全面导致管理人员对档案保管不合理，出现档案丢失等现象。 

2.2工作效率受限 

当前大部分档案管理工作都存在管理权责不明确、管理效率低等不足，档案管理工作涉及到社会的多个方面，影响管理工作的因素相当多，类别复杂、管理困难。比如，卫生部门的劳动保障行业由卫生类监察机构管理，教育类档案归教育部门统一管理，而失业人员则由劳动保障部门做整体安排，这样就对社会人才档案管理带来一定的麻烦，多方管理并行难免造成权责重叠或者相离；另外，不同档案归属部门也不相同，很有可能出现同一个人的档案经由不同部门管理，而在档案管理工作中没有相应的沟通协调机制，工作效率受到一定影响，也暴露出现阶段国内缺乏相关完整的档案信息管理中心的问题。 

2.3 部分管理机制相对落后 

社会不断地进步导致劳动监察机构在档案管理机制建设方面出现一定的滞后性。现阶段，社会就业机制的不断变革，要求劳动监察部门必须对档案管理的相关机制建设做出相应的变革，以满足社会进步的要求。但当前国内许多档案管理部门在工作与机制建设方面出现脱节，导致工作效率得不到有效提升。比如，当下国内大部分国企及事业单位都已采用聘任制度，但在职工档案管理上，依然沿用原劳动部同国家档案局合作制定的《企业职工档案管理规定》，在很多方面都对工作的进行造成影响。

3新时期提升人事档案管理效率的对策

3.1提升档案管理人员自身素质

“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，做好档案的管理工作。 在知识经济时代，提高人事档案管理水平，必须建设培养一支思想过硬、作风扎实、乐于奉献、肯钻研新知识、新技能的复合型管档人员队伍。随着计算机等现代化设备在人事档案管理中的应用，对档案工作人员的素质要求也越来越高。只有努力提高档案工作人员的素质，才能真正实现档案工作现代化。

3.2建立健全完善的档案管理规章制定

要完善法规，依法治档。依据《中华人民共和国档案法》各级政府对人事档案工作重视起来，制定一系列的法律法规，对新时期的人事档案工作做出明确的规范和要求，为人事档案工作的发展指明方向，从根本上保证了人事档案的内在质量和外在质量。提高大家的思想素质和理论水平，逐步完善规范各种制度，理顺各种程序，严格把关，做到有法必依，执法必严，违法必究，加大执法力度，实现人事档案在新时期的依法治档。

3.3优化管理资源配置及管理结构 

各级党委及政府必须加强对人事档案管理的重视程度，努力健全人事档案管理制度体系，在人力资源配置、配件设施以及资金投入等方面做到充分保障，另外还需要特别注意加强对相关专业人才的聘用和培养，及时更新档案管理的相关配件设施，确保做到管理工作的资源配置达到最优；有关部门需要积极面对传统档案管理模式留下的弊病：多头管理造成管理效率低、管理问题多等，采取相应措施将多头管理转化为统一管理，建立起统一综合的档案信息管理中心，方便人们查阅参考。比如，政府可以投入建立具有多方面协调功能、专职劳动监察档案管理的部门，对档案进行统一分类，避免中间过程出现失误，将档案管理的权责明确分配，进而确实提高档案管理的工作效率。 

3.4运用现代化手段进行档案管理工作

随着科学技术的进步以及人事档案资料的逐渐增加，传统档案管理方式已经无法满足实际需求。为提高管理效率，需要应用计算机网络技术实现档案的信息化管理。应用信息化管理措施能够使档案管理工作范围扩大，为信息化手段的应用提供基础，使档案管理工作成功实现现代化转变。信息化手段的应用能够提高档案管理工作效率，减少人力物力，使档案信息资源得到充分利用，提高信息传输速度，简化管理流程，为人事档案信息的应用提供更多途径。

新形势下，档案管理已经实现了现代化和自动化，档案存储是档案管理重点，人事原始档案为纸质档案，是档案信息的最初依据，在科技的迅速发展下，可以使用自动化报警系统提高档案库房的防火防盗能力，营造良好库房环境，使环境更加符合纸质档案保存条件，以免因保管不当而产生严重损失。信息化发展能力的提升也使计算机成为档案管理主要应用设备，因此要提高计算机人员专业水平，使档案数据信息安全性得到保障，建立防火墙和安全防护系统，避免出现信息丢失、损坏等问题。

结束语综上所述，社会的快速发展对企事业单位人事档案管理工作提出了新的要求，所以人事档案的管理工作需要结合时代发展特点，对工作模式及观念进行不断反思及改革，以更好地满足社会发展的需要。 

参考文献

[1]沈振红.新时期事业单位档案管理工作的思考[J].黑龙江科技信息，2017，13：248. 

[2]周新.论新时期下档案管理工作的创新与发展[J].科技展望，2017，2713：267. 

[3] 王鲁生.新时期档案管理工作创新的思考[J].办公室业务，2017，08：109.