浅析 OA系统在某企业科研管理的应用现状及建议

浅析 OA系统在某企业科研管理的应用现状及建议

王月皎 刘璐

陕西黄河集团有限公司 陕西西安 710043

摘要：办公自动化系统（Office Automation，简称OA），基于互联网技术，实现全员高效无纸化办公。本文以某企业OA系统在企业科研管理的应用为例，探究了系统的应用现状、存在的问题，最后根据所调研的内容给出改进的建议。

关键词：OA系统；科研管理；应用现状；建议对策

引言

Office Automation（OA）系统是用于管理组织的日常操作和管理的信息系统。它是一个信息系统，可基于计算机、移动设备和网络平台提供便捷高效的办公业务信息收集、处理和共享服务。为了克服时间和地理限制，过去需要转换复杂且效率低下的手动办公方法以实现即时无纸化办公。OA系统的实施，不仅提高了个人办公效率，而且更重要的是实现了团队协作，提高了办公效率和信息利用率，为组织管理和决策提供了科学的数据支持^[1-3]。

OA系统经历了四个开发阶段：基于文档、基于流程、基于知识和智能办公的阶段^[4]。特别是自2006年以知识为基础的阶段以来，市场上的OA系统已经产品化，平台化并在该系统中应用，在深度和广度以及研发选择方面已有新的改进和技术扩展。它已从单一的传统发送或接收或管理办公室业务发展成为一个广泛的业务协同管理平台^[5]，该平台已在政府和企业中广泛使用。采用OA办公自动化系统可以改善工作方法和办公效率，这是当前行政组织信息化的智能发展趋势^[6]。

本文以科研院所OA系统建设为例，分析科研院所OA系统建设的现状以及用户需求的研究进展。

1 OA系统在某研究所工作中的应用现状

在过去的十年中，研究机构在基于信息的办公系统中的积极探索和尝试已在20多个应用系统中独立开发，例如当前运行的科研项目管理系统和基于特定目的的商务旅行注册系统；第三方机构已经开发了财务管理和物资采购管理等应用系统；其他业务应用系统（如开发项目管理）也将根据特定业务需求进行设计和开发。每个管理信息系统基本上都能满足当时的业务需求，并在一定程度上提高了各部门的办公效率。但是，研究所的协作办公室信息化工作中有以下亟待解决的问题：

（1）当前大多数已构建和运行的系统都是针对当时的特定应用程序而设计的，很少考虑整体协作办公室的要求。所采用的技术系统和系统体系结构标准不同，并且在系统之间形成信息孤岛，难以有效地进行交互和信息共享，并且难以集成，这不能满足各个部门之间高效的协作办公室工作的需求。

（2）正式文件的审阅，转移和移交仍然依靠传统的人工处理和纸张流通。纸质文档的存储和查询不便、效率低、错误率高，无法满足科研机构当前的业务处理需求。

（3）上级与部门之间无法实现协调办公，由于时间和空间的原因，必须亲自签署办公审批程序，业务流程会中断和延迟。

（4）办公室信息和工作流程分离，缺乏实时的重要工作记录，无法及时沟通，使负责人无法准确、及时地获得所辖部门的工作进度，工作监控和评估无法有效地完成。

2 对OA系统在科研管理应用中的建议

结合现有的办公信息系统，为了实现全所日常业务工作的信息化协同管理，提高工作效率，实现管理综合业务能力的提升，建议如下。

2.1 增强统筹规划

鉴于传统办公方法的根本变化，许多部门都参与了项目推广过程^[7]。在全体员工、部门负责人和高层顶层设计的基础上，进行需求研究、产品选择、系统功能设计、应用推广以及集成和开发，并得到相关部门领导的高度支持和配合。为使办公自动化系统顺利实施，建议建立以科研院所领导为组长的办公自动化建设组织机制，由院所办公室组织实施和管理，信息中心提供技术支持，进行总体规划和分步实施，以期尽快达到预期效果。

在系统实施的早期阶段，需要根据管理业务流程和工作职责来设计系统功能^[8]。科研院所的管理工作量不断增加，工作流程根据不同阶段的需要和政策而变化。因此，在建立OA系统之前，相关部门需要提供定义的组织结构，巩固业务工作流程以及清晰详细的工作职责。建议系统操作环境部署到网络平台，以通过加密通信保护信息安全，并且所有敏感信息和机密信息均不能发布在网络平台。

2.2 采用分步建设

通过调研得知，许多办公自动化系统已经历了多个建设阶段，并且一些系统正在计划进行升级和优化。实践证明：实用、高效的信息系统的构建和运行是“需求更新和系统升级”的反复、渐进过程，在构建和使用过程中，往往需要进行几次大规模修改。几乎没有系统可以一劳永逸地解决所有问题。这要求在需求分析和系统设计阶段加强与用户的沟通，不断分解系统功能，并尽可能完善业务流程，以最大程度地覆盖现有和可预测的业务需求。根据信息化办公室的现状以及科研和管理人员的需求，无论是从办公室的实际需求，用户适应性还是与开发公司的沟通效率，建议尽快进行分期部署，以便尽快完善系统的功能。

3 结语

科研机构人员众多，文件流转频繁，业务流程复杂，传统的人工办事效率低，错误率高，信息保存不完整，上下属之间沟通不畅。已经开发了30多年的0A系统，尤其是主要的成熟0A生产系统，基本上可以在网络环境中实现计算机、移动电话和其他终端的跨级别、跨部门和时空使用，以实现以下目的：随时随地高效处理。移动办公模式解决了科研院所办公信息建设中需要解决的问题。通过结合加密，身份验证系统和移动办公终端设备管理，在保证信息安全的前提下，可以实现无线移动、无纸化和协同办公，从而提高科研机构的管理水平，提高科研机构的管理能力。

参考文献

1. 郭飞,王慧瑜,贾萍等. OA系统在公文管理中的应用对策探讨[J].电脑知识与技术,2020,16(02):266+279.

2. 谢军,崔炜荣. 高校办公自动化系统建设的探索与思考[J].管理观察,2019(36):137-139.

3. 龚明,李俊忠,王丽等. OA系统在现代医院运维管理中的应用[J].管理观察,2019(34):178-179.

4. 张强. 企业OA系统电子文件归档模式选择与实践[J].办公室业务,2019(22):183+187.

5. 袁灵华. 政府机构办公自动化（OA）系统安全策略探究[J].信息与电脑(理论版),2019,31(19):206-207.

6. 陈晨. OA系统应用的现状分析[J].办公室业务,2014(8):62-49.

7. 刘铮,王静. 移动办公在发电企业中的研究和应用[J].电信科学,2013(11):115-121.

8. 余丽萍,王瑜. 浅析0A系统的应用实施[J].网络与信息,2010(12):7.